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2006年3月28日 (火)

特定の人からのメールを別フォルダに振り分けたい

皆さんは、毎日どのくらいの数のメールを受信されますか? 特に仕事では、大切な取引先からのメールを、受信トレイとは別のフォルダに分けて保存している場合が少なくありません。私はアウトルックを使って、クライアントや案件別にメールを分類しているのですが、手作業でフォルダに移動するのはかなり面倒なものです。また、うっかり別のフォルダへ分類してしまうこともありますね。メールを受信したときに、自動的に関連のフォルダに移動するように設定しておけば確実なうえに効率的です! 

アウトルック2003では「仕訳ルール」を使ってこれを自動化できます。方法はいくつかありますが、ここでは一番手っ取り早い方法をご紹介しましょう。

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まずアウトルックの画面でルールを作成したい人のメールを選び、右クリックして「仕訳ルールの作成」を選びます。「仕訳ルールの作成」ダイアログボックスが表示されたら、下のようにルールを指定します。

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「差出人が次の場合」と「電子メールをフォルダに移動する」にチェックを入れたら、「フォルダの選択」ボタンをクリックし、移動先のフォルダを選びます。移動先のフォルダは、「新規作成」ボタンを押して、ここで作成することもできます。
これで、以後、「木村 幸子」さんからのメールを受信すると、「人事・経理」というフォルダに自動的に移動するようになります。なお、使わなくなったルールは、「ツール」メニュー-「仕訳ルールと通知」を選んで表示される画面で削除できます。

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