ワードで書類を作っていて、「文書は保存されましたが、音声認識データを保存する十分な空き領域がないためデータは失われました。」というメッセージが表示されたことはありませんか？　私も含めて戸惑う方は多いことと思います。これは一体何なのでしょうか？

このメッセージには、ワードの2つの機能が関係しています。
1つ目はバージョン2002になって追加された音声やマウスによる手書き認識機能、2つ目は、編集中に自動でバックアップファイルが作成される機能です。

ワードは、音声入力や手書き入力によって保存される言語データをバックアップファイルに自動的に保存する仕組みになっています。ところがファイルの容量がある程度大きくなると、ワードは作業効率を優先して言語データの自動保存をオフにしてしまいます。このメッセージはそれを知らせるもので、音声や手書きによる入力を使っていない場合も表示されるため、唐突に思われるようです。以下の手順で表示されないように設定できます。

音声や手書きによる入力を行なわないときは、「ツール」メニュー－「オプション」をクリックして、「オプション」ダイアログボックスの「保存」タブで「言語データを埋め込む」のチェックを外します。音声や手書きで文字を入力する場合は、「自動バックアップ」のチェックを外して、自動保存の方をオフにすれば、やはりメッセージは表示されなくなります。なお、この設定はファイルごとに行ってくださいね。