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2007年7月13日 (金)

住所から郵便番号を自動表示したい

住所録にデータを入力するときには、郵便番号辞書を使うと郵便番号から該当する住所に変換できるのはご存じでしょうか。それにはまず、言語バー(Office2000では「IMEツールバー」)の「変換モード」ボタンをクリックして、「人名/地名」を選んでおきます。

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続けて、住所欄のセルをクリックし、郵便番号をハイフンを付けて入力します。「100-0005」のように入力するわけですね。これで「変換」キーを押すと、該当する住所に変換できます。

ここで補足を1点。市町村の合併などで郵便番号と住所の対応は定期的に改訂されます。最新の状態に変換するには、Office Onlineにアクセスして、まめに最新の郵便番号辞書をダウンロードしておきましょう。2007年7月現在では、「2007年5月版」の辞書ファイルが一番新しいようです。

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これだけでも入力の省力化にはちゃんとつながるのですが、もうひとひねりしてみましょう。
せっかく郵便番号を入力しても住所に変換されてしまうため、このままでは、郵便番号欄にまた同じ番号を入力しなければいけません。関数を使うとこれを自動化できるのです。

ここでは、A2セルに「=ASC(PHONETIC(B2))」と入力します。PHONETIC関数は入力したときの「読み」を表示させる関数ですから、「PHONETIC(B2)」と指定すれば、B2セルの読み、つまり郵便番号が表示されます。ここではさらにASC関数をネストして、PHONETIC関数の結果を強制的に半角に変換しています。

A列に同じ式をコピーしておけば、B列に住所が入力された時点で郵便番号が自動で表示される仕組みです。住所録作成の助っ人になってくれることでしょう!

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