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2007年8月15日 (水)

重複データが一目でわかるようにする

前回に続いて、名簿などで重複したデータを見つけ出す方法を紹介します。
前回、紹介した方法では、「氏名」や「電話番号」など指定した列に重複するデータがあると、行番号が一番若いデータだけを残して、後から追加されたデータはすべて自動で削除されます。
これはこれで便利なのですが、実際に名簿から重複する顧客データを調べる際には、一度内容を確認したうえで、どの行を削除するかを選びたい場合が多いのではないでしょうか。こんなときのために、見つけ出した重複データがひと目でわかるようにする方法も知っておきたいところですね。
すでに多くのパソコン雑誌、書籍などで紹介されていますのでご覧になった方も多いことと思いますが、これには、条件付き書式の一機能を使います。

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重複は列単位でチェックされます。まず、重複を調べたいすべての列をドラッグして範囲選択しておきましょう。次に、「ホーム」タブで「条件付き書式」をクリックし、「セルの強調表示ルール」にある「重複する値」を再びクリックして選びます。

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条件付き書式ルールの設定画面が開きます。2007では、あらかじめ「列内で重複するデータのセルを赤く塗る」という内容が設定済みのため、選択したセルの中で該当するセルには赤い色が付きます。このうち、「氏名」「ふりがな」「郵便番号」「住所」の4列すべてに色が付いた行が「会員番号」以外の欄が重複しているデータになりますね。あとは個別に削除するかどうかを検討すればいいわけです。

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