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2007年9月21日 (金)

Excel印刷時に文字がセルからはみ出すのを防ぎたい

住所録シートの列幅をぎりぎりまで狭めると、画面ではちゃんと表示されていても、印刷すると住所の最後が欠けてしまうといったことがよくありますね。これは、Excelの研修をすると、必ずと言っていいほどご指摘・ご質問を受けるところです。

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そもそもExcelは、計算や抽出などの処理を行うことを最優先に設計されています。上記のようなトラブルも、印刷前に印刷プビューを表示すれば気づきますが、印刷プレビューでは、その場でシートを編集できないのが不便ですね。列幅を調整するたびに通常の画面表示モードと印刷プレビューを往復し、これまでまどろっこしい思いをしていた方も多いのではないでしょうか。

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Excel2007になって、ようやくこれが改善されました。それが「ページレイアウトビュー」です。
画面を「ページレイアウトビュー」に切り替えるには、ズームスライダ左にある画面表示の切り替えボタンから「ページレイアウト」を選ぶのが簡単です。(リボンからだと、「表示」タブで「ブックの表示」にある「ページレイアウト」をクリックします。)

すると、ちょうど印刷した紙が並ぶような表示に変わります。余白やヘッダー、フッターの領域も追加され、列幅なども印刷時の状態が再現されるので、印刷前に表全体の幅を調整するにはうってつけです。通常の画面に戻すには、画面表示の切り替えボタンから「標準」を選びましょう。
なお、ページレイアウトビューはほぼ印刷時のレイアウトどおりに表示されますが、完全に一致するわけではありません。ヘルプを見ても、正確なレイアウトを確認するには、これまでのExcelと同じく印刷プレビューを勧めています。両者を上手に使い分けるとよいでしょう。

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