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2007年9月30日 (日)

「テーブル」に変換すれば、抽出したデータだけを簡単に集計できる!

売り上げデータを分析するときなど、オートフィルタで抽出したデータだけを対象に集計したい場合があります。抽出結果に合わせて集計結果を切り換えるには、Subtotal関数を使います。
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Subtotal関数では、第1引数に集計の種類を番号で指定し、第2引数で集計の範囲を指定します。たとえば、「=SUBTOTAL(9,H4:H100)」のように指定すれば「H4からH100までのセル範囲の数値を合計する」という意味になります。
Excel2007では、表をテーブルに変換する機能が追加されました。テーブルに変換すると、わざわざSubtotal関数を手作業で入力しなくても、自動で入力してくれるようになっています。今日はそれをご紹介しましょう。

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まず、表をテーブルに変換します。表内のセルをどれか1つ選んでおき、「ホーム」タブの「テーブルとして書式設定」をクリック。続けて、表示されるギャラリーからスタイルを選びます。テーブルにするデータ範囲を確認する画面が出たら、「OK」ボタンを押します。
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表がテーブルに変換されます。同時に表示される「デザイン」コンテキストタブで「集計行」にチェックを入れると、表の最終行に集計欄が追加されます。ここには、右端の列の数値の合計が表示されます。
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集計欄にはSubtotal関数が自動で入力されたため、オートフィルタで表を抽出すると、抽出結果だけを対象に合計が再計算されます。
なお、集計の種類は、右端の列が数値データの場合は「合計」が、文字データの場合は「データの個数」が自動で指定されますが、集計欄のセルをクリックして表示される矢印から他の集計方法を選べます。これなら、「合計」から「平均」に変えるといった変更も簡単ですね!

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