エクセル・ワードの使い方なら
![[aotenブログ] 木村幸子の知って得するマイクロソフトオフィスの話](http://ciao.aoten.jp/image/of_top_header.jpg)
Wordでは、セクションを分けると、途中のページからヘッダー・フッターの内容を変更したり、ページ番号を振り直すことができます。 通常、「挿入」タブの「ページ番号」をクリックして、フッターなどにページ番号を入力すると、途中のページでセクションが変わっても、ページ番号は連続した数字が「1」「2」「3」・・・のように表示されます。
Excelで検索機能を実行すると、初期設定では、現在アクティブになっているシートだけを対象に検索が実行されます。複数のシートがあるファイル内で、シートを超えて一度に検索を実行したいと思ったことはないでしょうか。
長文の文書で書式を整えるには、スタイルが役立ちます。「見出し１」「見出し２」のようなスタイルにタイトルとして見栄えのする書式を設定しておけば、そのスタイルを段落に適用するだけで、書式の設定と統一が簡単に行えるからですね。
ところが、どの段落にどのスタイルが設定されているかを確認するには、いちいちその段落を選択して「ホーム」タブの「スタイル」グループで確かめなければなりません。
各段落のスタイル名を普段から見える状態にしておきたいと思ったことはないでしょうか。
ページ番号は通常、フッター部分に印刷しますね。Wordの文書でページ番号の指定をするには、「挿入」タブ（または「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブ）の「ヘッダーとフッター」グループにある「ページ番号」ボタンから操作するのが一般的です。
ところが、すでに設定済みのフッターがある場合は、不用意にページ番号を指定すると、既存のフッターがリセットされてしまうことがあります。
今日は、両面印刷してホッチキスで片側を綴じる本形式の文書を作成する機会の多い方にご紹介したいテクニックです。
冊子になった文書を開くと、見開きのページでヘッダーやフッターが左右対称になるようにデザインされたものがありますね。こんなヘッダー・フッターの設定方法を知りたいと思ったことはありませんか？
インターネット上の文章を、資料としてコピーし、Wordの文書に貼り付けをすると、Webで設定されていたハイパーリンクが一緒に貼り付けされてしまいます。
こういった不要なハイパーリンクをまとめて削除し、普通の文字に戻す方法を知りたいと思ったことはありませんか？
前回、行数の多い表に1行おきに色を付け、横縞模様を設定する方法を紹介しました。
横に長い表の場合は、1列おきにセルを塗りつぶして縦の縞模様になるようにしたいこともありますね。
行数の多い表では、1行おきに色を付けて、横縞模様を設定すると、表の内容を目で追いやすくなりますね。
「クイックアクセスツールバー」とは、リボンの左上に表示された小さなボタンの並ぶ領域のことです。ここには、「上書き保存」「元に戻す」などのボタンが表示されていますが、必要に応じて、自分でよく使う機能のボタンを追加表示することもできます。ここにボタンを追加しておくと、リボンのタブを切り替えなくてもすぐに機能を実行できるので、効率アップにつながります。
ところが、このクイックアクセスツールバーは画面の端に表示されるため、ボタンを選択するのに遠くまでマウスを動かす必要がありますね。もっと手近な場所にあればいいのにと思ったことはないでしょうか。
Word、Excel、PowerPointなどで、アプリケーション自体の設定を変更する際に利用するのが「オプション」ダイアログボックスです。
2010以降のバージョンのOfficeで、「オプション」ダイアログボックスを開くには、「ファイル」タブをクリックし、「オプション」をクリックします。
でも、頻繁にダイアログボックスを開く場合は、もっとすばやい操作で表示できるようにしておきたいものです。
冊子として仕上げたい長文のレポートなどには、表紙を付けると見栄えがします。
バージョン2007以降のWordには、クリックひとつできれいな表紙を追加する機能が装備されているので、これをお使いの方も多いことと思います。
それでは、文書の末尾に裏表紙を追加する方法はご存知でしょうか。
前回、Wordファイルにおいて、設定した書式を一発解除して初期値に戻す機能をご紹介しました。同じことがExcelでもできないかと思ったら…ちゃんとありました！
ということで、今回は、Excelでセルに設定した書式を一括で解除する方法をご説明します。
下の画面の赤い枠で囲んだ部分のセルには、セルに罫線、塗りつぶしの色、フォントやフォントサイズなどの文字書式、中央揃えの配置などが設定されています。
これらの書式を一度の操作で解除するには、「書式のクリア」を利用します。
Wordの初期設定では、入力する文字のフォントは「MS明朝」、フォントサイズは「10.5ポイント」となり、段落は「両端揃え」で配置されます。これに自分で書式を適宜変更して、文書を作成するわけですが、何かの理由で設定した書式を初期状態に戻したいと思ったことはないでしょうか。
文字や段落に設定した書式を初期設定の状態に戻すには、本来、ひとつひとつの書式を個別に解除する必要があります。しかし、これは時間もかかり、面倒な作業です。
スライドショー実行中に重要な箇所を強調するには、ペン機能を有効にして、注目させたい箇所を囲むなどすれば、見ている人の注意を促すことができますね。
ところが、マウスでドラッグした線がスライドに残ってしまって、困った経験はないでしょうか？
PowerPointでは、「ノート」機能を使うと、プレゼンテーション本番で話す内容のメモをスライドごとに入力できます。これは、下の画面のように、標準表示モードで下に表示される領域（ノートペイン）に入力します。
このノートペインに入力した内容は、PowerPointファイルを開いたときに誰でも見ることができます。したがって、客先などにプレゼンテーションファイルを送付するときは、うっかり内部的な情報をノートに入力したままファイルを送らないよう、十分な注意が必要になります。
一般的には、他者に渡すプレゼンテーションファイルからは、ノートの内容をすべて削除することをお勧めします。
複数のウィンドウを同時に表示して編集作業をするときに役立つのが、「表示」タブの「ウィンドウ」グループにある「整列」機能です。
この整列機能は、WordとExcelの両方に用意されています。お使いの方も多いことと思います。ところが、ExcelとWordでは、少し機能が違うのです。
新しい年が始まり、当ブログも8年目に突入しました。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
2014年最初の記事では、作業中の画面のスクロール操作についての便利技を紹介します。
複数のファイルを同時に見ながら編集作業をする場面は多いものですね。
同じレイアウトのファイルをチェックする作業などでは、このとき、両方の画面が一緒にスクロールできると目で追う作業が、格段に楽になります。
Wordで文書を作成していると、入力作業などを複数のファイルに分けて分担することがありますね。作業が終了したファイルを最後に１つのファイルにまとめる際、皆さんはどのように操作されているでしょうか。
前回は「１－１」と入力すると、「1月1日」のように日付の表示形式が設定されてしまうトラブルについて紹介しました。
ところが、ただ数字の「１」と入力しただけで、同様に「1月1日」や「1900/1/1」のように日付になってしまうこともあります。
よく「1年1組」を表す時に、「１－１」のようにハイフンで学年と組を区切って表示することがありますね。
ところが、Excelでは、セルに「１－１」と入力すると、「Enter」キーを押して確定したときに「1月1日」と表示されてしまうのです。
いきなり日付が表示されて、驚いた経験をお持ちの方もいらっしゃることと思います。
箇条書きの項目に番号を付けて表すには、「段落番号」を設定します。
通常、同じ文書の中では、自動的に「1」「2」「3」のように、順番に連番になりますが、編集の作業をしているうちに、ふとした拍子に途中から「1」に戻ってしまうことがありますね。
Excelでは、数値データの先頭に「‘」（シングルクォーテーション）を付けて入力すると、文字列として数字を入力できます。
ところが、この方法で入力したデータは、セルの左上に緑色のマークが表示されますね。
これはエラーチェックオプションといい、セルに入力された値が何らかのエラーを含むのではないかという警告のマークです。
今日はWordのタブ機能のトラブルを紹介します。
タブを設定すると、文字位置を文の途中で任意の位置に揃えることができますね。
Wordの文書で、何も設定を変更していないはずなのに、気が付くと、以前に設定しておいたタブ位置が変わっていて、揃っていたはずの文字がばらばらになってしまっていたという経験はないでしょうか？
これは、ルーラー上でうっかりクリックして、タブマーカーを増やしてしまっている可能性があります。
Wordで画像を文書に挿入すると、初期設定では「文字列の折り返し」が「行内」になります。
「行内」というのは、画像を文字と同じように扱う配置方法で、カーソル位置に画像が割りこんできます。ちょうど文章の途中に、特大サイズの文字が１つ入っているのを想像してみると、状態がよくわかります。
Wordのタブ機能を使うと、文の途中で、文字の位置を揃えることができます。
下の図の例のように、項目と項目の間を離して、内容を見やすく示したい時に使うと有効ですね。
「文字列の折り返し」を「外周」や「内部」に設定すると、クリップアートの形に沿って文字が配置されます。
ところで、このとき、文字が折り返される位置を部分的に変更したいと思ったことはないでしょうか。下の絵を例にとると、人の頭の上に少し空きがありますが、ここにも文字が来るようにしたい場合です。
クリップアートを文章の間に挿入する際、「文字列の折り返し」を設定して、文章をイラストの周囲に体裁よく配置します。イラストのすぐ近くまで文字を表示させるタイプの配置には、「四角」「外周」「内部」の3種類があります。今日は、この使い分けについて紹介します。
最近、聞いた失敗談にこんなものがありました。
自分で作成した資料の印刷を他の人に頼んだ際のことです。印刷を頼まれた人がうっかりキーボードを触ってしまったらしく、文面に意味不明の文字が入力された状態のまま、大量に印刷をかけてしまったというものでした。
無意識に編集してしまうトラブルというのは大いにありうる話ですね。
特に、大量の資料の印刷を人に依頼する機会の多い方は、予防策を取っておいても損はないかと思います。
このような失敗を未然に防ぐには、ファイルを「最終版」に設定するとよいでしょう。
文章にクリップアートや画像を挿入した場合、テキストを図の周囲に回りませるには、「文字列の折り返し」機能を利用します。
たとえば、画像の上で右クリックし、「文字列の折り返し」→「四角」と選択すると、図の周囲に四角く余白を取って文字が回り込むように配置されます。
ところが、図の位置が端でない場合は、左右の両方の空きに文字が入るため、読みづらくなってしまいますね。文字を左か右かどちらかだけに表示させ、片側は空きのままにしておくにはどうすればよいのでしょうか？
Excelには、「条件付き書式」という機能があります。これは、特定の条件を満たすセルだけを対象に、塗りつぶしやフォントの色といった書式を設定する機能です。この条件付き書式を利用すると、シート内の重要なデータを目立たせて、見落としのないようにすることができるメリットがあります。
ところで、その条件付き書式ですが、2007以降のバージョンでは、設定できる条件の幅が広がりました。実にさまざまな内容を、すばやく条件指定できるようになっているのです。
この中に、売上金額やテストの点数など、数値データのランキングをもとにした条件があります。
Wordで文書を作っているときに、一部のページだけ用紙の向きや用紙サイズを変えたいと思った経験はないでしょうか。たとえば、用紙を縦置きにした文書の中で、横長の表が入るページだけ用紙の向きを横にするといった具合です。
文字の上下の配置を揃える位置を「ベースライン」といいます。
Wordでは、横書きで入力した文章の文字は、下端で揃えて配置されます。通常の文章などはそれが読みやすいのですが、タイトルなどで、さまざまな大きさの文字を混在させてアクセントをつけようとした場合、上下の位置を中央に揃えた方が美しい仕上がりになります。
ベースラインを変更するにはどのようにすればいいでしょうか。
Wordで文章の途中に段組みを設定したときに、下の画像のように、中途半端に１，２行文章が余ってしまうことがありますね。小見出しなど切りのよい箇所で次の段に切り替えたいと思ったことはないでしょうか。
Wordには「段組み」という機能があります。
2段組みや3段組になった資料を見かけたことはありませんか。雑誌のようなレイアウトも段組みを利用すると簡単に作ることができます。
段組みを設定するには、「ページレイアウト」タブの「段組み」ボタンを利用します。Wordでは11段までの段組みを設定することが可能です。
ところが、このボタンをクリックすると、「2段組み」や「3段組み」は選択肢がありますが、4段以上の段組みにする項目はありませんね。
「Microsoft Office」「Word 2013」といった半角アルファベットで入力した単語が行末に来た場合、スペースの位置で2行に分かれてしまうことがありますね。
固有名詞などを常に同じ行に収めて表示したい場合は、「改行されないスペース」を利用するとよいでしょう。
パンフレットなどを作成する場合、Excelで作成した表の背景に画像を表示すると、見栄えのする表になりますね。
図形機能を利用すると、表の文字の背面に写真を入れることができます。今日はその方法を紹介しましょう。
ファイルを開くときに、「最近使用したファイル」欄から開いている方は、少なくないことと思います。「最近使用したファイル」には、そのアプリケーションソフトで開いたファイルの履歴が表示されます。表示された一覧からファイル名をクリックするだけで対象となるファイルを開くことができるので便利ですね。
Wordでは、入力したスペースが行の末尾に来ると、そのまま右余白にはみ出してしまいます。これを普通の文字と同じように、右インデントの位置で折り返して表示したいと思ったことはありませんか？
Wordで文字に読み仮名を表示するには「ルビ」機能を使いますね。ところで、複数個所に出てくる同じ漢字に同じ読み仮名を振りたい場合は、一括して設定することができるのをご存知でしょうか。今日はその方法を紹介します。
Wordで作った文書にクリップアートや写真を入れると、文章部分を改行したときに、イラストや写真が一緒に下に動いてしまって、困ったことはないでしょうか。
同じ書式を別の箇所でも使いたいと思ったことはありませんか？
このような場合は、書式コピーを使いましょう。書式コピーは、選択箇所の書式だけを別の文字や段落にコピーする機能です。これを利用すると、複数個所に同じ書式を繰り返し設定する面倒がなくなります。
Wordの文書でよく見かけるのが、先頭文字の配置をインデント機能ではなく、スペースを連続して入力することで調整している例です。
ちょうど下の画面のような状態です。皆さんもご覧になったことはないでしょうか？
2013年になりました。皆様のお正月休みはいかがでしたでしょうか？
今年も当ブログ「知って得するマイクロソフトオフィスの話」をどうぞよろしくお願いいたします。
さて、新年1本目の記事は、Wordのテクニックになります。
Wordで文書を作っていると、算用数字の全角と半角の区別が曖昧になりがちですね。気が付くと、文書内に、全角数字と半角数字が混在していたという経験はありませんか？
Wordで文書を作成している際、後で見直したい箇所などに印をつけるには、「蛍光ペン」機能が便利です。マーカーで文字をなぞるのと同じ感覚で、指定した文字をドラッグして設定できます。
Excelでシートの一部分を印刷するには、あらかじめ印刷範囲を設定しておくのが一般的です。いったん印刷範囲を設定しておくと、常に印刷範囲内の内容だけが印刷されるようになります。
図形機能に用意された四角形や矢印といった図形を文書に挿入するには、「挿入」タブの「図形」ボタンから種類を選んでドラッグします。
このとき、たとえば、同じ矢印を3つ描くというふうに、ひとつの図形を繰り返し描画したい場合があります。
ところが、1回ドラッグして矢印を描くと、次はまた、「挿入」タブの「図形」ボタンから、もう一度矢印の図形を選ばなければいけません。これは非常に煩わしいですね。
他人が作った書類に訂正を入れる際に便利なのが、Wordの変更履歴です。
変更履歴を有効にした状態で編集すると、文字の追加や削除が履歴として残り、文書ウィンドウに表示されます。ところが、初期設定では、書式を変更しただけの場合も変更履歴に記録されてしまいます。
書式の変更は、内容そのものの変更ではないため、記録対象から外したいと思ったことはないでしょうか。
今日は、Excelで大きな表を扱うことの多い方に役立つテクニックをご紹介します。
面積の広い表の端と端を同時に見ながら編集作業をしたいと思ったことはないでしょうか。このようなとき、スクロールを繰り返しながら作業をするのはなんとも効率が悪いものです。
長文の報告書や論文といった複数ページに渡るドキュメントをWordで作成する場合、目次をつけるのが一般的ですね。
ドキュメント内に表、グラフ、図などが複数掲載される場合は、通常の目次とは別に、図表専用の目次を入れておくと参照しやすいドキュメントになります。
Wordを使って長文の報告書や論文を作成する場合、表やグラフ、図などが入るのが一般的ですね。長文のドキュメントでは、文章中でこれらの図表を参照して解説ができるよう、グラフや表の近くに「図1 種類別売上」のような図表番号とタイトルを明記しておくと便利です。
シート数の多いExcelファイルでは、画面右側のスクロールバーに隠れてしまって、すべてのシートのシート見出しが表示されなくなってしまうことがありますね。隠れた部分にあるシートを表示しようとして、シート見出しをクリックしながら右へ少しずつスクロールしている方をよく見かけますが、これはなんともまどろっこしいものです。
Excelファイルで、売上や見積りといった計算の内訳を入力したシートなど、公にしたくない内容を含むシートを隠しておきたいと思ったことはありませんか。このような場合は、シートを一時的に非表示にするとよいでしょう。
PowerPointのスライドに挿入したデジカメなどの写真を、ハート形や星形に切り抜くと、ポップな印象を与えることができます。前回の記事では、オフィス2010での手順をご紹介したので、今回は、Office 2007および2003での手順を紹介します。
PowerPointのプレゼンテーションを作成する際、あらかじめWordで作成したラフ案などがある場合は、その文章をスライドテキストとして流用することができます。コピー＆貼り付けを実行したり、テキストを入力し直す必要はないため、プレゼンテーションを効率よく作成できます。
PowerPointで作成したプレゼンテーションの文章をWordの資料にも流用したいと思ったことはないでしょうか。こんなときは、プレースホルダの文章をコピーして、Word文書に貼り付けをする方法が一般的ですが、もともとPowerPointとWordは親和性の高いソフトです。
プレゼンの場で発表する際、表や写真を手元に置いておきたい事もありますね。
PowerPointのノートには、文章だけではなく、表やグラフを挿入することもできます。表だけわざわざ別の紙に印刷しなくても、スライドの原稿とひとまとめにしておきたい場合は、ノートに挿入するとよいでしょう。
PowerPointでのプレゼンテーションにおいて話したい内容のメモを用意するには、ノートが役立ちます。
ノートを入力するには、PowerPointの画面を標準表示モードで開いたとき、スライドペインの下に表示される「ノートペイン」を使います。「ここをクリックしてノートを入力」と表示された上をクリックするとカーソルが表示され、Wordのように文章を入力することができますね。
PowerPointのスライドにおいては、文章は箇条書きが基本です。なおかつ、内容が込み入っている場合は、下の図のように先頭位置が1段下がった階層構造にすると、内容がすっきりとわかりやすくなりますね。
このようなレベルの異なる箇条書きを入力するには、次のように操作します。
Word文書に地図などを入れたいときに役立つのが図形機能ですね。
ドラッグで描画する、中に文字を入力するといった基本的な操作さえ覚えてしまえば、四角形や矢印、線などの図形を組み合わせて、自由自在に図版を作ることができます。
作成した地図やチャートはWord文書の一部になるため、ファイルとともに保存されますが、図形機能で作成した図版の部分だけを画像ファイルとして別に保存することもできます。こうしておけば、一度作成した地図や図版を複数のファイルに挿入し、使いまわすことができますね。今日はその方法を紹介します。
Wordで文字の配置を変更するには、「文字列を右に揃える」や「中央揃え」などのボタンを利用します。これらの書式は、段落単位で設定することが前提なので、指定すると、同じ行の文字はすべて右揃えや中央揃えに変わりますね。
ところが、１行の左右の端にそれぞれに文字を配置したい場合はありませんか。ちょうど下のような例です。
レポートなど、決められた文字数に合わせて文章を入力しなければならない場面では、文字数を数える必要がありますね。このとき、手作業で数えていては手間がかかってしまいます。
一部にセル結合を設定した表で並べ替えを実行すると、下のようなメッセージが表示されてしまい、並べ替えは実行されません。皆さんも一度は経験があるのではないでしょうか。
前回の記事とも関連がありますが、こちらも質問を受けることが多いのでご紹介します。
PowerPointのスライドショーでは、あらかじめ設定しておいた時間が経過すると、自動的に次のスライドを表示するように、各スライドに表示時間を設定できます。また、自分で設定した覚えがなくとも、リハーサル機能を利用すると、リハーサル実行時の経過時間が自動的に記録されます。
では、これらのスライドの切り替え時間をすべて解除するにはどうすればいいでしょうか。
PowerPointのスライドショーでは、マウスでクリックしたり、キーボードで「Enter」や「スペース」などのキーを押すと次のスライドが表示されます。
発表者が話の進行に合わせて、手作業でスライドを切り替えるわけですが、どういうわけか、何も操作していないのに、一定の時間になったら次のスライドが勝手に表示されてしまった。そんなトラブルを経験したことはありませんか？
Word文書に数字を入力する場合、半角派と全角派に分かれるようですね。
私はというと、数字と言えば、WordでもExcelでも半角で打つものだと思っていたのですが、「全角のほうが個々の数字がはっきり見えてわかりやすい」そんなご意見を頂いたこともあります。なるほど、そういう見方もありますね。
Wordなら全角/半角の両方で数字を入力できますが、Excelはどうでしょう。
ご存じのように、Excelでは、全角で数字を入力しても、Enterキーで確定した時点で、自動的に半角文字に変わってしまいます。あらかじめセルの表示形式を「文字列」に変更しておけば、全角数字の入力もできるようになりますが、文字として扱われるため、そこだけ配置が左揃えになってしまいますね。
数字を入力するのはExcelのファイルばかりだとは限りません。多数の数字が並ぶ報告書などをWordで作成する場合もありますね。このようなとき、数字の桁をきれいに揃えたいと思ったことはありませんか。
数字が整数なら、右揃えを設定すると末尾で桁を揃えることができますが、小数の場合はそうはいきません。下の例のように、小数点以下の桁がバラバラの数字を、小数点の位置でピシッと揃えるにはどうすればいいでしょうか。
Excelの表で、未入力のセルを順番に確認したいと思ったことはありませんか。
同じ列内にある空欄セルから空欄セルへと順番にジャンプするには、ショートカットキーを使ったこんな方法はいかがでしょうか。
Wordで文書を作っているときに、表に入力した内容を通常の文章に形を変えて再利用したいと思ったことはないでしょうか。
こういう場合、表のセル内の文字列を選択して「切り取り」、「貼り付け」を実行すれば、文章を個別に取り出すことができますが、表自体を残す必要がない場合は、「表の解除」がおすすめです。「表の解除」を実行すると、表の罫線の枠組みを削除して、中の文章だけをそっくり残すことができます。
お知らせ文書の中に、スケジュールやプログラムなどを載せる際、表にすると見やすくなりますね。でもすでに箇条書きで入力してしまったという場合も少なくないでしょう。
Excelで連番の列などを作成するには、オートフィル操作を使いますね。
「オートフィル」とは、隣接するセルに情報をコピーする方法のひとつで、選択範囲の右下角にマウスポインタを合わせてドラッグする操作を言います。
連続番号を入力するときは、「1」、「2」と入力した2つのセルを選択しておいてオートフィルを実行すると、「3、4、5、6・・・」と続きが自動的に入力されます。
ところで、表によっては同じ番号が2つずつ、あるいは3つずつ並ぶ連番が欲しい場合があるようですね。ちょうど下の図のような例です。
Excelで表のレイアウトを整えるのに便利なのがセル結合ですね。中でも、横に並んだいくつかのセルを一つにする横方向のセル結合は、表の項目見出しをまとめる際などによく使います。
ところでその横方向のセル結合を、複数個所にまとめて設定したいと思ったことはありませんか？ たとえば、下のような場合です。
Wordでチラシやグリーティングカードを作る際、背景に写真を挿入すると見栄えのするものができます。（写真を挿入する方法については、こちらの記事で紹介しています。）
ところが、完成したチラシやカードを印刷すると、背景に入れたはずの写真が印刷されず、驚いた経験はありませんか。Wordの編集画面にはちゃんと写真が表示されているのに、印刷すると表示されない・・・これでは困りますね。
これは、Wordは初期設定で背景の画像が印刷されないようになっているためです。
したがって「Wordのオプション」を起動して、設定を変更すれば印刷されるようになります。今日はその方法をご紹介します。
前回はWordで作成したはがきやチラシの背景に写真を表示する方法を紹介しました。
文章の背後に写真を入れるとデザインとしては引き立ちますが、手前に来る文字が写真に紛れて読み取りづらくなってしまうことがありますね。そんなときは下図のように、文字の背後に白い背景部分を作るとよいでしょう。
Wordで作成したはがきやチラシの背景に写真を入れたいと思ったことはありませんか？
文書に写真を追加するには、「挿入」タブの「図をファイルから挿入」ボタンをクリックする方法がありますが、この方法だと挿入した写真を移動したり、用紙サイズに合わせて大きさを調整する必要がありますね。
前回の記事では、「文字の割付」機能を使って、長い文章をセル幅に合うように自動で改行して複数セルに表示する方法を紹介しました。
ところが、「文字の割付」機能では、あとから文章を追加、変更すると改行される位置がずれてしまうため、手作業で文字を移動しなければなりません。
報告書など提出書類のフォームがExcelで作成されている会社さんは多いようですね。
ワープロの書式をそのままExcelデータに置き換えたようなフォームでは、長い文章を複数のセルに分けて入力しなければならないものをよく見ます。ちょうど下の例のような具合です。
Excelで2つの表を上下に整列させて印刷したいと思ったことはありませんか。
この場合、列数や列幅が同じ表どうしであれば何も問題はありませんが、列の数や幅が異なる表を並べる場合は、セル結合などの機能を利用しなければ、表全体の幅を揃えてレイアウトすることはできませんね。この作業は面倒で時間もかかるものです。
先日、Excel講座の受講者さんからこんな質問を受けました。
セルの中に「－－－－」のような線を引きたいというのです。セルの上下になら部分的に罫線を引けばいいわけですが、そうではなくてセルの「中央」に、セルを横切るように線を引きたいとのこと。
詳しく話を聞いてみると、なるほど、ちょうど下のような書類の例でお使いになるのだそうです。
業務でエクセル関数を使っている方は大勢いらっしゃることと思います。
エクセルには300種類以上の関数が用意されています。数だけ聞くと圧倒されてしまいそうですが、一般的なビジネスシーンでの活用度が高いものは限られています。利用頻度の高いものを抜粋してマスターするなら、時間も手間もそれほどではありませんね。
そこで今日は、関数のスキルアップを考えている方に嬉しいダウンロードサービスのご紹介です！
現在、アオテンのサイトでは、エクセル関数の使い方をまとめたPDFデータをダウンロードできるサービスを実施しています。興味のある方はこちらにアクセスしてください。
収支報告書などでマイナスの数値を表示するとき「▲13,923」のように先頭に▲を付けた形で表示することがありますね。
この▲は「セルの書式設定」ダイアログボックスを開くと、負の数の形式の一覧から選択できます。（詳しくは後述の手順を参照してください。）
ところが、選択肢にあるのは黒字の▲だけで、赤字のものはありません。では、赤字で「▲1,234」のように表示したい場合はどうすればいいでしょうか。
Excelの集計表でゼロが入力されたセルに、数字のゼロではなく特定の言葉を表示したいというご要望をたびたび耳にします。数値のゼロを「なし」とか「在庫なし」といった言葉で表したいという意味ですね。
Excelで集計表を作っているときに、ゼロのセルには何も表示しないようにしたいと思ったことはありませんか。
グラフにデータラベルを追加すると、数値やパーセンテージ、系列などを、グラフのすぐ近くに示すことができます。
ただし、データラベルとして表示できるのは、グラフの元になっている数値が入力されたセルの値です。数値以外のセルをデータラベルとして表示したいと思ったことはありませんか？
商品アイテムや支社ごとに売上金額などを合計するには、「データ」タブの「アウトライン」グループにある「小計」機能が役立ちます。ちなみに「小計」機能とは、Excel2003までのバージョンでは「データ」メニューの「集計」から実行する「集計」機能のこと。2007で機能名だけが変わったので少々ややこしいですね。
小計機能を実行した表では、シートの左側に表示された「１」「２」・・・のボタンをクリックすると、明細を折りたたんだ小計の行だけを表示できます。この操作を「グループ化」といいます。
下の図のような、グループ化された表を『見た目通りに』コピーしたいと思ったことはありませんか？
この記事は前回の手順の続きです。
お読みになっていない方は、こちらの記事から順番にご覧ください。
・数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（１）
・数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（２）
さて、グラフの仕組みは（２）ですでに完成しているのですが、見た目がいまひとつですね。そこで、今回の記事では、グラフ内容をわかりやすく見せるための書式設定を行います。長くなってしまって恐縮ですが、もう1回だけお付き合いください。
こちらの記事は前回の手順の続きです。
お読みになっていない方は、「数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（１）」のほうからご覧ください。
複数の系列を折れ線グラフで表したとき、極端に数値の小さい系列があると、その系列のグラフはほとんど見えなくなってしまいます。ちょうど下のような例でしょうか。
このグラフは過去10年間のタオルの輸出入量の推移を表したものです。
グラフ上の表を見ると、輸出数量（3行目）は輸入数量（2行目）に比べて極端に少ないことがわかります。この表を元に、ごく普通に折れ線グラフを作成すると、この画像のように輸出数量はゼロ近くを、まるで地を這うように表示されてしまいます。これでは、輸出量の変化が伝わりませんね。
Excelで作成した表で、英数字の全角と半角が混在したまま入力されているのを見ることがあります。
特に、オートフィルタや並べ替えに使うことの多い「商品コード」などの列では、全角文字と半角文字が入り混じった形でデータが入力されていると、これらの機能を実行した際、同じコード番号であっても別々のデータとして扱われてしまいます。見た目が揃わないだけではなく、業務に支障をきたす恐れもあるわけです。
前回、一部のセルの内容を勝手に変更されないようにするために、「シートの保護」を有効にする方法を紹介しました。今日はその補足になります。前回の記事をお読みでない方はこちらを先にご覧ください。
前回の記事の設定後、シートの保護が有効になった状態でロックされたセルを変更しようとすると、下のようなメッセージが表示されます。
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さて、そのaotenスキルチェックですが、このたび登録者が3万人を突破したとのこと。大勢の方のご利用に感謝の気持ちを込めて、12月26日（月）朝10時までの間、書籍などが当たるプレゼントキャンペーンを実施中です。
Excelのグラフでは、極端に数値の大きさが異なる系列を同じ領域に表したい場合、右の縦軸に目盛を別に設けると、数値の小さなグラフを見やすく表示できます。（詳しい手順はこちらの記事を参照ください。）
このとき、普段は使用しない右側の縦軸に設定した目盛のことを「第2軸」といいます。ところが、第2軸を設定すると目盛が2種類表示されることになるため、グラフの内容によっては、どの系列が左右どちらの目盛を使っているのか、その対応がわかりづらくなってしまうことがあります。
前回、縦方向の目盛線をグラフの背景に表示して、折れ線グラフを読みとりやすくする方法を紹介しました。その結果が下の画面です。
ところが、下の画面をよく見ると、折れ線グラフのマーカー部分は縦の目盛線の上ではなく、線と線の間に表示されています。どうせなら、目盛りの線とマーカーがきっちり交わるように表示させたいと思ったことはありませんか。
時間の経過にともなう変化をアピールするには、折れ線グラフが役立ちます。折れ線グラフの横軸には、日付など時系列の目盛りを設定して、時間の経過を表せるようにしますね。
ところが、グラフが横軸から離れた上の方にあると、折れ線の数値が横軸のどの目盛りに相当するのかが、わかりづらくなってしまいます。
Excelでグラフを作成する際、横軸に表示した項目が多すぎて、きゅうくつな印象になってしまったことはありませんか？
特に、毎日の変化を記録する時系列のグラフでは、小さな文字でびっしりと日付が並んでいるのをよく見かけますが、文字サイズをあまりに小さくしすぎると、内容を読みとりづらくなってしまいますね。
こちらの記事は、前回の補足です。
前回は、PowerPointを起動すると、指定したテンプレートを元にしたプレゼンテーションが表示されるようにする方法を紹介しました。
今回は、この設定を解除して、PowerPointの初期設定に戻す方法を説明します。
PowerPointを起動すると、新しいプレゼンテーションのウィンドウが表示されます。白紙の状態からプレゼンテーションを作成するときはよいのですが、特定のテンプレートを利用してプレゼンを作る場合は、このあと「Office」ボタンから「新規作成」を選択し、テンプレートを選択する必要がありますね。
Wordで作った印刷物では、よくヘッダー部分にファイル名が明記されていますね。この例のように、ヘッダー・フッター機能を使ってファイル名を入力しておくと、すべてのページの左上に自動でファイル名を印刷してくれます。
台風の影響で今日の東京はあいにくの雨。いまひとつエンジンのかかりづらい連休明けとなりましたね。さて、先週に引き続き、本日の記事も書籍プレゼントのお知らせです。
日々の業務でPowerPointをお使いの方に朗報です。
本日の朝10時より、こちらでPowerPoint書籍のプレゼントキャンペーンが始まりました。
先週同様、ツイッターでのご応募となります。ツイッターアカウントをお持ちの方は、お気軽にご参加ください。応募期間は9月26日（月）朝10時までです。
東京近郊はここ数日好天が続いています。
日中の温度は高くとも、吹き抜ける風は爽やかなあたり、だいぶ秋めいてきたなと嬉しくなりますね。さて、こう涼しくなると、何かを勉強したいなという学習意欲がふつふつと湧いてきませんか？
手前味噌で恐縮ですが、Excel2010の基礎を学んでみたい方には拙著「速効!図解 Excel2010」をおススメします。
PowerPointのスライドに、型番や商品名などを列挙することはありませんか？
４、５行なら問題ないのですが、数が多くてプレースホルダの枠を超える行数ともなると、右側が空いているのに下にばかり箇条書きが伸びることになります。これはなんとも不格好ですね。
PowerPointのスライドでは、箇条書きの項目数が増えると、文字サイズを縮小して、自動的にプレースホルダ内に収める仕組みになっています。この仕組みのおかげで、たくさん文字を入力しても、プレースホルダから文章がはみ出す心配がなくなるわけですが、小さな文字でぎっしりと表示されたテキストは、スライドショーで見たときに決して読みやすいものではありません。
そこで、今日は、項目数の多い箇条書きを、読みやすくゆとりをもって見せる方法を紹介します。
業務においてExcelで大きな表を扱う機会が多い方は少なくないでしょう。ときどき耳にするお悩みのひとつが、こういった大きな表における移動の操作です。特に上下左右の端に移動する際、そのつどスクロールをしながらでは作業効率が大きく落ちてしまいますね。
今日はそんなときに役立つ操作を2種ご紹介します。
PowerPointのスライドには、デジカメで撮影した画像を背景にすることもできます。
プレゼンテーションのイメージにぴったりの画像が手元にある場合は、スライドの背景に使ってみてはいかがでしょう？
PowerPointのプレゼンテーションでは、スライド間で共通の書式を変更する際、スライドマスターを表示して設定しますね。
スライドマスターを表示するには、「表示」タブで「スライドマスター表示」をクリックする手順が一般的ですが、プレゼン資料を作成する機会が多いと、スライドマスターを表示する回数も増えるものです。いちいちリボンのタブを切り替えるのは煩わしいと感じるのではないでしょうか。そこで、リボンのタブは現在のままで、スライドマスターを表示する方法を知っておきましょう。
Wordで文書を作成する際、文章の一部に下線を付けたり、太字を設定すると、その個所を目立たせることができます。これらの文字書式は、書類の提出期限や注意事項を見落とされないようにするために設定してあるのをよく目にしますね。
PowerPointのプレゼンテーションでは、テーマを選ぶとそれに合わせてスライドの配色が決まります。このとき、背景のデザインによっては、肝心の発表内容が見づらくなってしまうことがあります。
打ち合わせのレジュメなどを作成する際には、改行しながら議題を順番に書き出して、連番を付けた箇条書きにするのが一般的ですね。その際、込み入った内容だと「1」の下に「1.1」「1.2」のような子供のレベルを設定した階層構造にしておくと、全体の構造がさらにわかりやすくなります。
PowerPointプレゼンテーションを作成するときには、全体の構成を考えて、必要なスライドを用意しますね。その際、複数スライドのスライドタイトルだけを一気に入力してしまってから、それぞれのスライドの内容を個別に作成すると、大まかな構成を押さえてから詳細部分を仕上げることができます。
このような進め方でプレゼンテーションを作成する場合、皆さんはどのように操作をしていますか。
前回の記事で、COUNTIF関数を使って、条件に当てはまるセルの個数を求める方法を紹介しました。ただし、COUNTIF関数では指定できる条件は１つだけです。条件を複数指定したい場合はどうすればいいでしょうか。
下の例は、顧客からの問い合わせを記録したものです。B列に「入会」「更新」「退会」「その他」という4つの区分を入力し、さらに男女別にも統計を取りたいため、性別をC列に追加しました。
この表から「区分」と「性別」の2つの条件を考慮して問合せの件数を求めるには、COUNTIFS（カウントイフエス）関数を使います。（※この関数は2003では使用できません）
受付や注文の件数を数えるには、COUNT関数やCOUNTA関数を使ってセルの個数を数える方法が一般的です。ちなみにCOUNT関数は数値が入力されたセルの個数を数えたい場合に使用し、数値に限らず何らかのデータが入力されたセルの個数を数えるには、COUNTA関数を使用しますね。（これ知らなかった！という方は、こちらのサイトから解説付きの関数パンフレットをダウンロードできます。ご利用くださいね。）
ところが、セルの内容別に件数を求めたい場合もありますね。
下の例では、顧客からの問い合わせを内容によって、「入会」「更新」「退会」「その他」という4区分に分けて入力しています。このような表で、B列に入力された区分ごとに問合せの件数を集計するには、COUNTIF（カウントイフ）関数を使います。
売上の一覧表を元に、製品ごとに金額を合計するといった場合には、「データ」タブの「小計」機能を使いますね。（2003では、「データ」メニューの「集計」機能に相当します）。
この例では、講座名ごとに申し込みデータをグループ化して、人数と支払料金の合計を求めています。
ただし、小計機能では同じ講座名どうしが隣接していないと正しく集計されません。そのため、事前に講座名の列を基準に並べ替えを実行しておく必要があるのですが、これが手間でつい忘れてしまうという方は多いようです。SUMIF関数を使うと、事前の並べ替えなしで、表のデータをグループ化して集計できますよ。
Word文書では、番号を付けて列挙したい項目に「段落番号」の書式を設定します。「ホーム」タブの「段落」グループにある「段落番号」ボタンからは「1.」「2.」「3.」や「①」「②」「③」のような様々な形式の番号書式を選ぶことができますね。
設定できるのは何もここの選択肢にあるものばかりではありません。たとえば「案1」とか「其の一」など、あまり使用されない形式の段落番号もちゃんと設定できるのです。そこで今日はそんなオリジナルの段落番号を作成する方法をご紹介します。
前回はVLOOOKUP関数を取り上げましたが、今回紹介するSUMIF（サムイフ）関数もなかなかに使用頻度の高い関数です。SUMIF関数を使うと、表から、指定した条件に合致するデータだけを抜き出して合計することができます。
具体的に見てみましょう。下の例では、A2～F18のセル範囲に講座の申し込み状況を管理する表を作りました。この表からB列の「講座NO」ごとにE列の「人数」の合計を求めて、講座別の受付人数を集計するには、SUMIF関数を利用します。ここでは、K列にそのSUMIF関数の式が入力されています。
皆さんはVLOOKUP（ブイルックアップ）関数をお使いですか？
VLOOKUP関数は、別の表から情報を検索して、自動で表示させる関数です。
具体的には、売上記録を入力する際に、商品コードを指定して別表から商品名や価格などを自動表示させる、といった仕組みを設定したいときに使います。
業務の効率アップや転記ミスを防ぐのに便利なため、愛用者が多い関数のひとつですね。
そのVLOOKUP関数では、第2引数「範囲」に、商品や顧客の固定の情報をまとめた別表のセル番地（例ではH3～J6）を指定します。
ところが、得意先や扱う商品が増えて「範囲」に指定した表にデータを追加した場合、追加されたデータの範囲は、自動では検索範囲に含まれません。
Wordで文書を作っていると、Excelでセル範囲を選択するときの要領で、対角線を描くようにドラッグして四角く範囲を選ぶことができたらいいのにと思うことはないでしょうか。
たとえば、下のような場合です。
箇条書きの小見出しの部分には、あらかじめ3文字の幅に均等割り付けを設定してあります。3つの項目に一度にアンダーラインを設定できるとてっとり早く作業が進みますね。
このように、複数行にまたがる範囲のうち行全体でなく一部だけを、四角形を描くように選択する方法を今日はご紹介します。
支店名や担当者名などをキーにしてデータを並べ替えるには、「並べ替え」機能を使いますね。支店名の列内のセルをクリックしてから「データ」タブの「昇順」ボタンをクリックすると、支店名の五十音順に売上データが並べ替えられます。この例でしたら、「芦屋（あしや）」「梅田（うめだ）」「西宮（にしのみや）」の順になるわけです。
「すべてのスライドのタイトルの色を変えたい」こういったプレゼンテーション全体のスライドを対象にして、共通部分の書式を変更したいときに使うのがスライドマスターです。
スライドマスターとは、プレゼンテーション内のテキストや背景のデザイン設定をまとめて管理するもの。スライドマスター上で書式を変更すれば、個別にスライドを選んで書式設定をする手間を省けます。
ところが、そのスライドマスター上で書式を変更したのに、一部のスライドにしか変更が適用されなかった経験はないでしょうか。
スライドショーの実行中、参考資料として別のファイルにあるスライドを見せたいと思ったことはありませんか。
このとき、いったん発表中のスライドショーを中断してから別のファイルを開き始めるのでは、せっかく関心を持って見てくれているお客様をしらけさせてしまうこともあります。ファイルを閉じたり開いたり・・・裏方の操作がまるまる見えてしまうのも考えものですね。聞き手を待たせず、スマートにファイルを開くには、ハイパーリンクが役立ちます。
スライドショーの実行方法には、クリックや「Enter」キーで次のスライドを表示する『手動での切り替え』のほか、あらかじめスライドごとに表示する秒数を決めておき、設定時間が経過したら自動的に次のスライドに進む『自動での切り替え』の2種類があります。
PowerPointの初期設定では前者だけが有効ですが、リハーサルで時間を記録すると、自動的に後者である『自動的に切り替え』も有効になります。
ただし、この状態のままスライドショーを実行するのは危険です。というのは、まだ演者が話している最中に切り替え時間が来てしまった場合、勝手に次のスライドが表示されてしまうからです。プレゼンターが進行を安全にコントロールするためには、自動的に切り替える設定はオフにしておく必要があります。
これには、スライドを選んで「アニメーション」タブ（2010では「画面切り替え」タブ）の「自動的に切り替え」のチェックを外します。しかしながら、スライド枚数が多い場合は手間がかかりますね。だったら任意のスライドで「自動的に切り替え」のチェックを外した後、「すべてに適用」をクリックすればいいのでは？とも思いましたが、これだとリハーサルで記録したスライドの表示時間も一緒に削除されてしまいます。
スライドの表示時間は残したまま、『自動的に切り替え』の設定をすばやく解除するにはどうすればいいでしょうか。
プレゼンテーションを行う場合、発表に使える時間は決められているのが一般的です。提案がうまくいくかどうかは、指定された時間内に適切に内容を配分して伝えることができるかどうかにかかっていると言っても過言ではありません。
そこで、各スライドにどの程度の時間が必要なのかを計測したいと思ったことはありませんか？ このときストップウォッチを用意する必要はありません。PowerPointのリハーサル機能を使いましょう。
顧客名簿などで、会社名をキーにして並べ替えを実行するときに、戸惑った経験はありませんか？ 「株式会社」や「有限会社」などが付いた社名をそのまま並べ替えると、これらの言葉が社名の前後どちらに付くかで並べ替えの結果が変わってしまいます。純粋に「社名の五十音順」にしたいときには困りますね。
前回に引き続き、今日もWordの表についてよくいただくご質問を紹介します。
一度作成した表を2つに分けて、別々の表にしたいと思ったことはないでしょうか。
Wordには、表を上下に分割する機能があるのですが、ひっそりと存在するせいか意外と気付かない方が多いようです。
2011年最初のブログ記事になりますね～。本年もどうぞよろしくお願いします！
さて一発目の記事では、昨年末にWordの講座で受講生さんからいただいた質問をご紹介します。
皆さんは、Word文書で複数ページにわたる大きな表を作ったことはありませんか。
こういった表では、文章を編集するうちに、ページの下端に来たセルの途中に改ページが入ってしまうことがままあります。ひとつのセルが用紙の余白をまたいで2ページに分割されてしまうので、文章が読みづらくなります。
Excelで円グラフの分類を見ていると、右側にもうひとつ、小さな円グラフがおまけのように付いているグラフがありますね。これは「補助円グラフ付き円グラフ」という分類で、通常の円グラフだとパーセンテージが小さくてほとんど表示されない下位の項目だけを、別枠の円グラフではっきりと見せたいときに使います。
プレゼンテーションのスライドでは、文章は箇条書きで簡潔にまとめるのがセオリーです。文章を入力する際は、「Enter」キーを押すと改行とともに新しい箇条書きの行頭文字が表示されるので、特に意識しなくても項目をどんどん追加してゆけますね。
ところが、項目は増やさずに、同じ箇条書きの中で行だけを改めたい場合もあります。そんな場合はどうすればいいでしょうか。
Excelの表で「1」「2」「3」・・・のような連続番号を入力するには、前回の記事でご紹介したようにオートフィル機能が便利です。では、連番の番号に一定間隔で空きがある場合はどうでしょう？
たとえば、下図のような、データを左右2列に分けて入力する表が当てはまります。
この表では、連番の列も2列あります。A列には「1」「3」「5」・・・、C列には「2」「4」「6」・・・と1つ飛ばしで数字が入るわけですね。こういう場合はもはや手入力しかないのでしょうか。
Excelで名簿などを作成するときは、データを管理するために、連続番号を左端の列に付けておくのが一般的ですね。
こういった連番の列をすばやく作るにはオートフィル機能を利用します。
皆さんはショートカットキーをどの程度使っているでしょうか。
ウィンドウズやオフィスのバージョンによっては、ボタンやメニューが大きく変わって戸惑うこともありますね。その点、ショートカットキーは続けて使えるものがほとんどなので安心できるかもしれません。
さて、そんなショートカットキーの中でもアオテンスタッフおすすめ第2弾が、アオテンサイト上にアップされています。気になる方は、さっそくこちらにアクセスしてみてください。
横棒グラフは、項目名が縦軸に横書きで表示されます。一般に、数値の違いを視覚的に見せるのに効果的なのは縦に棒が並んだ縦棒グラフですが、項目名が長くて横軸に項目を並べたときに収まりが悪い場合は横棒グラフを利用します。ただし、項目名の中に極端に長いものがあると、下の図のようにレイアウトされてしまい、そこだけ読みづらくなりがちです。
PowerPointでのプレゼンテーション中に、ポインタをペンに切り替えて発表する人は多いことと思います。ペンのポインタを使うと、スライドに線を引くことによってキーワードに注目を集めることができるので便利ですね。
そのペンの色ですが、初期状態では赤色に設定されています。ところが、スライドのデザインによっては、赤で線を引いても目立たない場合があります。その場合は、ペンの色を別の色に変更するとよいでしょう。
PowerPointを使ってプレゼンをする際、スライドの内容を単に読み上げるだけでは、聴衆の興味を引くことはできません。発表者は、さまざまな情報を盛り込みながら話に奥行きを持たせようとするものですね。
そんなときに便利なのがPowerPointの「ノート機能」です。「標準」表示モードのノートペインに数値やキーワードなどを入力しておき、印刷したものを手に発表に臨む方は多いことでしょう。
ところで、PowerPointでノートを印刷すると、上半分がスライド、下半分がノートの内容になります。このレイアウトだと、スライド数が多いプレゼンではノートを印刷するだけで結構な枚数になってしまいますね。
ショートカットキーのアンケート結果を見ていて、このブログでも過去にいろいろ紹介してきたハズ・・・とふと思い立ち、過去記事へのリンク集を作ってみました。詳しい手順や説明はリンク先記事をどうぞ。
アオテンで募集していたショートカットキーアンケートの結果が9月15日に発表されました。まだご覧になっていない方は、こちらから見ていただけますよ。
この結果、日頃よく使うショートカットキーの上位を「コピー」「貼り付け」「切り取り」の３機能が占めました。コピーや移動はOffice以外のアプリケーションソフトでも共通して使う操作ですしね。なるほど。利用頻度を考えたら十分に納得できます。
それから、全体の傾向として、「Ctrl」キーと組み合わせるショートカットキーがよく使われているようです。多分これは覚えやすいこととも関係があるのでしょう。
さて、今日はそのランキングで9位にランクインしたショートカットキー、「Ctrl」＋「D」キーについてご紹介します。ランキング結果のホームページの説明には「複写」とありますね。「Ctrl」＋「D」キーは、図形や画像、クリップアートなどの描画系オブジェクトの複製を作るショートカットキーです。使い方は次のとおりです。
「『エコ』を『eco』に一括で変更したい。」
・・・こんなふうに特定の語句を検索し、まとめて別の語句に置き換えることを「置換」といいます。ExcelやWordにはこの置換機能が備わっていますので、日頃からお使いの方も多いことと思います。
ところが、Excelで置換を実行した場合、現在作業中のシートだけが作業対象になるので注意が必要です。ブックに含まれるすべてのシートを対象に語句の置き換えをしたい場合は、次の手順で設定を変更してから置換を実行しましょう。
今回のテーマは検索です。ここにカルチャースクールの講座名をまとめた表があります。ここから「ストレッチ」という言葉を含むセルを探し、該当するセルを一度に確認したいのですが、こんな場合に、皆さんはどのように操作していますか？
このように、特定の語句を含むセルを探すには、｢検索｣機能を使いますね。Excelの検索には、検索されたセルを一覧表の形で見せてくれる機能があるのです。今日はそれをご紹介します。
Excel表で、空欄となったセルに該当するデータがないことを示す場合は、「なし」、「－」といった言葉を入力することが多いですね。こんなとき、皆さんはどのように入力していますか？
ひとつのセルに「なし」と入力してから、そのセルを「コピー」して他の空白セルに「貼り付け」を繰り返す方法もありますが、空欄が多い表になると、このように手作業で1つずつ貼り付けを実行するのでは、セルを見落としてしまうこともあり得ますね。
こんなときは、「ジャンプ」機能を使うと、すべての空白セルに漏らさず文字を入力することができますよ。今日はその方法を紹介しましょう。
毎日これでもかというくらいに暑い日が続きますね。鮪の山かけとか冷や奴とか、我が家では晩御飯のメニューが極力火を使わないものにシフトして久しいです。冷房の中と外気との大きな気温差も夏バテの原因になるとか。皆さんもしっかり食事をとってご自愛ください。
さて、早いものでオフィス2010が発売されて2カ月が経ちました。今日はそのオフィス2010の操作本を買おうかどうしようか迷っている方に嬉しいお知らせです。
今、aotenでは、抽選で18名の方にオフィス2010関連の書籍をプレゼントする企画を実施中です。
Wordでは、挨拶状や案内状など、縦書きの文書を作ることも少なくありません。
Word 20007で文書の文字を縦書きにするには、「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループで［文字列の方向］→「縦書き」と選択します。（2003では、「標準」ツールバーの「文字方向の変更」ボタンをクリックします。）
ところが、文書全体が縦書きに変わると、困ったことに、半角で入力した算用数字やアルファベットだけは横に倒れるように表示されてしまいます。これは、そもそも半角の英数字や記号は日本語のような縦書きで表すことがないため、横書き用の書体しか持たないことが原因です。
Excelで作成した表では、通常、文字の方向は横書きになりますね。
縦書きの表を作るには、表のセルを選んで右クリックし、「セルの書式設定」ダイアログボックスの「配置」タブで「方向」から縦書きを指定するのが一般的な方法です。
ただし、すでに横書きで作ってしまった表の場合は、この方法だとセル内の文字方向だけが縦書きに変わってしまい、行の高さや列幅など、表全体のレイアウトはそのままになります。
印刷したときだけ縦書きの表になっていればいいのであれば、一瞬で縦書きに変換できるテクニックがありますよ。今日はそれをご紹介します。
Excelでは一度作成した表の内容だけを書き換えて、フォームをそのまま使い回すことはよくあります。ところが古い数字を削除するときは要注意です。数字だけを削除したかったのに、うっかり計算式も一緒にまっさらに戻してしまった経験はないでしょうか。
小さな表でしたら、目で確認しながらセルを選択すればいいわけですが、小計欄が複雑に入り込んだ大きな集計表ではそうもいきませんね。こんなときは安全のため、Excelの「セル選択」という機能を利用しましょう。
なお、この記事ではExcel 2007および2010での操作を紹介しています。2003をお使いの方はこちらをご覧ください。下の関連記事のリンクからでもジャンプできます。
オフィス2010が発売されて1週間が経ちました。私も使っていますが、今のところトラブルもなく快適に動いていますよ。ちなみにこのブログの原稿もワード2010で書いています。
さて今日は、そのオフィス2010で改良されたイチオシの機能をご紹介しましょう。
WordやExcelで入力した内容をコピーするには「貼り付け」を実行しますね。これには、「ホーム」タブにある「貼り付け」ボタンを使いますが、このボタンは上下に分かれていますね。使い分ける方法をご存じでしょうか。
特定のルールに従ってデータを入力してほしい場合に便利なのが「入力規則」ですね。
たとえば、注文数量を入力するセルに入力規則を設定しておくと、「数量は10以上とする」といったルールを設定できます。この場合、ルールに違反するデータ、すなわち9以下の数値が入力された場合には、エラーメッセージで正しいデータの入力を促すことができます。
ただし、入力規則は設定後にデータが入力された場合にしか効力を持ちません。ルール設定前にすでに入力済みだったセルについては、規則に違反する内容が入力されているかどうかの判定はされないわけです。
そこで今日は、入力規則を設定する前に入力されていたセルの中から、規則違反のデータを見つけ出す方法をご紹介します。
前回、PowerPoint2003でヘッダーやフッターの位置を変更する方法を紹介しました。こちらは同じことを2007で設定する手順になります。2003をお使いの方はこちらの記事をどうぞ。
PowerPoint2007でも、2003同様、スライドには会社名や提案日などを表示させるのが一般的です。「挿入」タブをクリックして「テキスト」グループにある「ヘッダーとフッター」を選択し、表示される同名のダイアログボックスの「スライド」タブで表示させたい項目にチェックを入れると、スライドに日付や文字列が表示されます。
プレゼンテーションの発表時には、具体的な内容に入る前に、どういった流れで進めるのかがわかるよう、あらかじめ目次のスライドを用意しておくのがおススメです。
こういった目次のスライドを作る際、バージョン2003までのPowerPointでは「目次スライドの作成」というボタンを利用していました（こちらの記事を参照）。
ところがPowerPoint 2007にはこのボタンがありません。残念ながら機能自体が削除されてしまったんですね。じゃあ2007で目次スライドを作る手立てはないのかと言うと、そんなことはありません。今日はPowerPoint2007ですばやく目次スライドを作成する方法を紹介します。
今日は、先日の講座中に遭遇したトラブルをご紹介します。
申込書などによくある、文字をマルで囲むタイプの書類。これをWordで作ったことのある方は体験済みかもしれません。
作成した文書を印刷して、手書きでマルをつけるなら問題はないのですが、どうせならマルもWordで・・・と、オートシェイプの楕円を使って文字を囲もうとしたことはありませんか？ ところがこれはうまくいかないことがあります。
Excelでは、セルに付箋紙を貼るような感覚でコメントを付けることができます。あとで調べ直したいセルなどがすぐにわかるので大変便利ですね。ところで、複数のセルに同じコメントを付けたいとき、皆さんはどのように操作していますか。
今日は、Word2007でよく受ける質問をご紹介します。
Wordの文書中に図を描くのにオートシェイプを利用している方は多いことと思います。
複数の図形を一度に選択するときに便利なのが「オブジェクトの選択」ボタンです。名前を聞いてピンと来なくても、「図形描画」ツールバーに表示されているあの白い矢印のボタンと言えばお分かりでしょう。
「オブジェクトの選択」ボタンをクリックしてから、対象となる図形をすっぽりと囲むようにドラッグすれば、複数の図形を一度に選択できるすぐれもののボタンです。
パソコンで作業するときには、複数のウィンドウを同時に開いて操作することが多いものです。私もよくウィンドウがひしめきあった状態のディスプレイを睨んで仕事をしているのですが、そんなときは少しでもムダなスペースを作りたくないものです。
そこで気になったのが、Wordの編集画面に表示される余白部分。混雑するディスプレイの中で、この余白部分はずいぶん領域を取っているような気がします。
もったいない。ここを詰めたらあと10行分くらい文章を表示できそうなのに・・・。
これは、特に、ネットブックなどディスプレイが小さめのパソコンでは切実な悩みではないかと思うのですが、皆さんにはそういう経験はないでしょうか？
春、新生活のスタートの時期ですね。新しい環境で頑張る人をターゲットにしているのか、さまざまなお店で値引きキャンペーンの広告を見かけるようになりました。
さて、今日は皆さんに質問です。下のようなExcelの料金表があります。この春、全商品を一律で500円ずつ値下げすることにしました。そこで表内のすべての価格を500円引きした値下げ価格に差し替えたいのですが、こんなとき、皆さんならどう操作しますか？ 
列幅の広い表をコピーしたときに、コピー先のセルでデータがはみ出してしまったり、正しく表示されなかった経験はないでしょうか。
表に日付の欄を設ける場合は、曜日も合わせて表示させておくとわかりやすくなります。でもちょっと待ってください。こんなとき、皆さんは曜日をどのように入力していますか？
「3月1日は何曜日だっけ？」と、カレンダーなどを見て該当する曜日を調べ、それを手作業で入力していないでしょうか。これでは手間がかかりますし、うっかり違う曜日を入力してしまう可能性もあります。
実は、セルに日付を入力すると、その日付が相当する何曜の情報も同時にセルに格納されるのです。ただし、通常の状態では、曜日の情報は表示されません。そこで、セルの表示形式を変更して、日付に相当する曜日を表示させる方法をご紹介します。
Excelの関数には、文字の種類を変換してくれる便利なものがあります。
全角文字を半角にするにはASC（アスキー）関数を、反対に半角文字を全角に変換するにはJIS（ジス）関数を使う例などがそうですね。名簿の表記を統一する際などに、利用している方も多いのではないでしょうか。
ただ、残念なことに、日本語のひらがな／カタカナ間を変換する関数はありません。
でもご心配なく。ふりがなをセルに表示させるPHONETIC関数を応用すれば、カナ文字の種類を一括変換できます。
●ひらがなをカタカナに変換する
ひらがな→カタカナへと文字種を変更するには、PHONETIC関数の式を指定します。
名簿や商品リストでフリガナの欄を作るには、PHONETIC関数が便利です。
PHONETIC関数を使えば、セルに入力した漢字の読みを、同時に別のセルにフリガナとして表示させることができるので、フリガナを別個に入力する手間が省けるからです。そんなPHONETIC関数の使い方については、以前こちらの記事で紹介したとおりです。
日ごろ、WordやExcelを使っていると、自分の操作スキルが果たしてどの程度のレベルなのか気になることがありますね。ちょっと調べてみたいと思ったことはありませんか？
私がインストラクターとして講座を担当している生涯教育センターには、「WordやExcelは初めて」という初心者さんのほか、「すでに仕事である程度は使っているけど、自己流の操作なので自信がない。一度、正確で早い操作を習ってみたい」と言って受講される方もいらっしゃいます。
特に、百年に一度の不況と言われる最近では、操作のムダをなくして業務効率のアップをはかりたいと考える人は確実に増えているように感じます。
そこで今日は、無料で、しかも短時間でできるスキルチェックのサイトをご紹介します。
顧客名簿や自治会名簿など、名簿を作る機会は多いものですね。ところで、名前を入力したセルにふりがなを表示する方法をご存知でしょうか？
これは、名前のセルを選び、「書式」メニューから「ふりがな」→「表示/非表示」と選択します。（Excel2007の場合は、「ホーム」タブの「フォント」グループで「ふりがなの表示/非表示」ボタン→「ふりがなの表示」を選択します）。
セルの高さが広がって、漢字の上にふりがなが小さく表示されますね。ここに出てくるふりがなは、皆さんがキーボードから文字を入力した「読み」の情報です。
WordやExcelで作業していたファイルを終了するとき、皆さんはどうしていますか？
ウィンドウに表示された「×」のボタンをクリックする人が多いのではないでしょうか。
ウィンドウの右上には、「×」ボタンが上下に2つ並んで表示されます。上にある赤い「×」ボタン（「閉じる」ボタン）を押すと、WordやExcelなどのアプリケーションごとファイルが終了します。引き続き、WordやExcelでの作業を続けるつもりでうっかりこちらをクリックしてしまうと、「スタート」ボタンから再度アプリケーションを起動しなければならなくなります。これは面倒ですね。
Excelで見積書を作成するとき、別の得意先に提出した請求書を見ながら作る。顧客名簿に情報を入力する際、以前に作成した名簿から住所のデータをコピーする・・・。
こんなふうに、Excelで何かの仕事をするときには、関連するExcelファイルを複数開いておき、参照しながら作業を進めることが多いのではないでしょうか。
ところが、ファイルからファイルへとウィンドウを切り替えるのに手間取ってしまい、イライラした経験はありませんか？
別のExcelファイルを手前に表示するには、ウィンドウをマウスでクリックするよりも、キー操作で切り替える方が断然、効率は上がります。そこで、今回は、複数のExcelファイルを切り替えるショートカットキーを紹介します。
開いている複数のExcelファイル間で交互に表示を切り替えるには、「Ctrl」キーを押しながら「Tab」キーを押します。実際に見てみましょう。
パンフレットなどを作る際、写真やイラストの間を縫うように文章を入れたいと思ったことはありませんか？ 複数のテキストボックスを連結させて使うと、下の図のような凝ったレイアウトに簡単に仕上げることができます。
前回、行数や列数を自由に指定して原稿用紙を作る方法を紹介しました。ところが、この方法で作成した原稿用紙のマス目は「グリッド線」と呼ばれるもので印刷できません。
先日、ビジネスパーソン向けWord＆Excelの講座でご一緒している受講生の方から「Wordで22行×18列の原稿用紙を作る方法はありますか？」と質問をいただきました。
Excelで名簿を作っているとき、苗字と名前を別々の列に入力することがありますね。
セルを分けて入力した姓と名前を、1つのセルにつなげて表示させたいと思ったことはないでしょうか。
顧客データなどを大量に入力するときには、できるだけ入力作業を楽にしたいものですね。そこで入力を省けるものはExcelの機能を使って自動で表示させましょう。
郵便番号のハイフンや電話番号の局番を囲むカッコなど、数値とともに入力する記号は、表示形式を活用すれば入力を省略できます。
「ショートカットメニュー」とは、右クリックしたときに表示されるメニューのことを言います。ショートカットメニューには、選択する対象によって、よく使うコマンドが抜粋して表示されます。
「近道」という言葉の意味の通り、右クリックして表示されるメニューからコマンドを選択すればいいわけですから、遠くにあるメニューバーやツールバーのボタンまでマウスポインタを移動するよりも手近なところでコマンドを選択できます。すばやく作業ができるので、中上級者になると、ほとんどの操作を右クリックで済ませてしまう人もいるようですね。
文章中で目立たせたい言葉がある場合、その部分を太字や斜体にすると効果的ですね。
ところが、文章を入力している途中で太字や斜体を設定すると、それに続けて文字を入力したときに、続きの部分にも勝手に太字や斜体が設定されてしまいます。これもよくご質問を受けるところです。
Wordでは、書式を変更してから文字入力を続けると、続きの部分にもその書式が引き継がれます。たとえば、文書のタイトルが目立つように段落を中央揃えにし、フォントサイズやフォントの種類も目立つものに変更してから改行してみましょう。すると、新しい行にも前の行と同じ書式が最初から設定されますね。
社員番号などでは、全体の桁数を揃えるため、「001」のように「0」で始まる数値を使うことがあります。ところが、Excelでこういった数値を入力しようとして、うまく表示されなかった経験はないでしょうか。
Excelで住所データを入力していると、郵便番号やメールアドレスは半角英数字のまま入力できますが、氏名や住所欄を入力するときは、IME（日本語入力システム）をオンにして日本語で入力しなければなりませんね。一般的な住所録は下の画面のように、1件のデータを横1行に入力するので、セルを右方向に移動しながら入力します。氏名や住所欄のセルに差し掛かるたびにいちいちIMEを切り替えるのが面倒で、オンにしたまま電話番号やメールアドレスを入力している人をときどき見かけます。
でもこれでは入力の効率が落ちてしまいますね。そこで今日は、氏名や住所のIMEのセルを選択するとIMEが自動でオンになるように設定する方法を紹介します。
Wordで作成した表の大きさを変えたいとき、皆さんはどのように操作していますか？
講習などで受講生さんの操作を拝見していると、まず表の右端の罫線にマウスポインタを合わせて右にドラッグを始める方が多いですね。そうすると一番右端の列だけ列幅が広がってしまいます。続けて、列と列の間の境界線を同じように1本ずつ右にドラッグして移動し、1列ずつ様子を見ながら幅を広げてゆく方がほとんどだと思います。これでは、せっかく設定しておいた列幅の比率が変わってしまいますし、操作も面倒ですね。
そこで、今日はたった1回のドラッグ操作で、列幅の比率を保ったまま表全体の大きさを変更する方法をご紹介します。
Excelで異なるシートの内容を同時に見ながら作業したいと思ったことはありませんか。
2つのファイルを同時に表示するには、あらかじめ表示したいファイルをすべて開いておき「ウィンドウ」メニューから「並べて表示」を選びます。
ところが、同じファイルの中にある複数のシートを並べて表示する場合は、同様に操作するだけではウィンドウは並びません。この場合は次のように操作しましょう。
売上記録のような列数や行数の多い表をスクロールしたときに、行見出しや列見出しが隠れてしまい、不便な思いをしたことはありませんか？
大きな表を扱う機会の多い方は、ウィンドウをスクロールしても表の上端や左端に入力した見出しが常に表示されるように設定する方法を知っておくと作業がスムーズにできますよ。今日は面積の大きな表の操作には欠かせない「ウィンドウ枠の固定」機能をご紹介します。
文書を印刷するときは、いきなり「印刷」を実行せずに印刷プレビューに切り替えて一度レイアウトを確認すると、グラフや図の配置を確認したり、改ページの位置をチェックできるので無駄な印刷を防ぐことができます。
印刷プレビューで確認したときに修正したい箇所が見つかった場合、皆さんはどうしていますか？ いったん印刷プレビューを終了してから修正作業にかかるのが一般的ですが、誤字脱字などは、見つけたらその場で直したいものです。
実はWordでは、印刷プレビューのまま編集作業ができるのです。今日はその方法を紹介しますね。
名簿を作成しているとき、ひとつのセルに入力した氏名の姓と名を別々の列に分割したいと思ったことはないでしょうか。入力した名前の姓と名の部分を、別のセルにコピーするのは手間がかかって大変ですね。
氏名では、姓と名の間をスペースで区切って入力することが多いものです。この場合、｢区切り位置指定ウィザード｣を使うと、簡単に姓と名を別のセルに分けて表示することができます。
Excelで作成したグラフは項目ごとにきれいに色分けされますね。ところが、このグラフをモノクロプリンタで印刷すると、色の違いが単に白黒の濃淡に置き換えられてしまいます。棒グラフや円グラフの内容がわからなくなって困った経験はないでしょうか。
Excelでは、オートフィル機能を使うと、「1」、「2」、「3」のような連続番号を簡単に作成できますが、Wordの表でもこういった連続番号を振りたい場合がありますね。Wordではすばやく連番を入れる方法はないかなと思い、探してみたら・・・ちゃんとありました！
Wordの場合は、段落番号を使うと、「1」「2」「3」・・・と番号を手作業で入力するより遥かに効率よく連番を付けることができます。
前回の記事で、桁の多い数値を千単位ですっきり表示する方法をご紹介しました。今日はそのグラフ版ともいえる内容です。
大きな数値をグラフ化した場合、グラフの数値軸におびただしい数のゼロが並んでしまうことがありますね。余分なゼロを省略して見やすく表示したい場合は、目盛りを千単位や万単位にしてみましょう。
予算や売上を管理する表では、何百万や何千万という大きな数値を扱うのが一般的ですが、こういった表では、よく千円単位で数値を表示したものを見かけます。これと同じものをExcelで作りたいとき皆さんはどうしていますか？
真っ先に思いつく方法は、数値を入力する際に、最初から端数のゼロを省略して、「2,893,000」を「2,893」のように入力する方法でしょうか。見た目だけならこれでも十分OKなのですが、セルに入力した数値をどこかで別の計算に利用する場合、これはNGです。もともと1,000分の1の値を入力しているため、数式内でこのセルを参照させると、計算結果は1,000で除算したものになってしまうからです。
ファイルの保存場所やサイズ、作成日や更新日など詳細な情報を調べるには、「プロパティ」ダイアログボックスを使いますね。このダイアログボックスを開くとき、皆さんはどうしていますか。
作業が佳境に入ってきて、キーボードから手を離す間も惜しいと感じたことはないでしょうか。いったんキーから指を離して、マウスに持ち替えるのがまどろっこしく感じられるような場合です。
Excelでは、作業中にシートが足りなくなったら自由に追加できます。このとき皆さんはどのように操作していますか？
バージョン2003以前のExcelでは、「挿入」メニューから「ワークシート」を選ぶ方がほとんどだと思います。でも、頻繁にシートを追加する作業をする場合は、もっとすばやい方法を知っておくと便利です。
すばやい方法と聞いて、右クリック操作を思い浮かべた方もいらっしゃるでしょう。お察しの通り、シート見出しの上で右クリックしても新規シートを挿入できるのですが、私はあまりお勧めしていません。かえって面倒だからです。
Excelの表にデータを入力するときに、同じ内容が続くことがありますね。
例えば、名簿で住所や電話番号が同じ人を続けて入力する場合などがそれに当たります。
セルに長い文章などを入れるときに便利なのが、セル内で自動的に折り返して表示する設定です。具体的には、「セルの書式設定」ダイアログボックスを開いて「配置」タブで「折り返して全体を表示する」にチェックを入れると、選択していたセル内の列幅に合わせて改行してくれます。
セル範囲に入力されたデータの中で一番長い文字がぴったりおさまるように列幅をすばやく調整するには、列番号の境界線にマウスポインタを合わせてダブルクリックします。
表全体の幅をコンパクトにしたい場合などに便利で私もよく使います。
楽しかったゴールデンウィークも終わってしまいました。皆さんは今年のゴールデンウィークはいかがお過ごしでしたか？ 今日は、クライアントの連絡先をアドレス帳に追加していて発見したOutlook 2007の便利な機能を紹介します。
Outlookはメールの送受信だけでなく名刺の管理にも向いています。名前やメールアドレス、部署や役職はもちろん、電話番号や所在地など会社の情報も詳細に入力しておけるので、私は名刺を頂いたら、すぐにその内容をOutlookにも登録するようにしています。
ところが、同じ会社の人を続けて登録する際、会社名や会社の所在地などの情報は共通ですね。これを繰り返し入力したり、コピー＆貼り付けするのは面倒だなあと常々思っていたところ、2007になって会社の情報を自動でコピーしてくれる機能が追加されていました。
Excelで作った請求書や納品書を目にする機会は多いですね。Office OnlineでもExcelで利用できる多数の帳票テンプレートが無料で提供されていますが、自分でレイアウトを作って帳票を発行している方も多いことと思います。
この場合、いったん請求書などのレイアウトを作っておき、必要に応じて宛先となる会社名や請求内容を書き換えて使いまわすのが一般的です。
頻繁に書類を発行する場合は、宛先の後ろに「様」や「御中」などの敬称が自動で表示されるようにしておくと効率アップにつながります。今日はその方法を紹介します。
文字にアンダーラインを引くときは、ツールバーの「下線」ボタンをクリックするか、「Ctrl」キーを押しながら「U」キーを押しますね。このとき、文字と文字の間隔をスペースで調整していると、スペースが入力された部分にも下線が引かれてしまいます。
表内でデータの順序を手作業で変更したいとき、皆さんはどのように操作していますか。まず移動したいセル範囲を選択して「切り取り」ボタンをクリックし、移動先のセルの上で右クリックして「切り取ったセルの挿入」を選択するのが一般的な方法ですが、少々時間がかかるのが難点です。ドラッグ操作ですばやく移動する方法を知っておきましょう。
セルに入力した文字を好みの位置で折り返して表示するには、改行したい位置で「Alt」＋「Enter」キーを押しますね。このようにして挿入した改行をまとめて削除するには、関数を使う方法もあります。データを入力したセルとは別のセルに、改行なしの文字列を表示する場合に利用するとよいでしょう。
セルに入力した文字を好みの位置で折り返して表示するには、改行したい位置で「Alt」＋「Enter」キーを押しますね。このようにして挿入した改行を削除するには、セルを選んで改行した位置にカーソルを移動して「Del」キーを押します。
Excelで表を作った際、数値の合計や平均を求めるには、セルに計算式を入力します。四則演算の式を組み立てたり、関数を指定して複雑な計算を実行している方も多いことと思います。
ところが、中にはわざわざ数式を入力するほどではない場合があります。その場で合計や平均が一時的にわかればいいといった場合は、「オートカルク」を使いましょう。オートカルクなら、セル範囲をドラッグするだけで、すぐに集計結果を確認できます。
Excelでセルの書式を詳細に設定するには、ダイアログボックスを表示する必要があります。この「セルの書式設定」ダイアログボックスを開くとき、みなさんはどのように操作していますか？
文章中に出てくる言葉を英語に翻訳したいと思ったことはありませんか。和英辞典を使わなくても、Office2003や2007の「リサーチ」機能を使うとすばやく翻訳できます。
オートシェイプの吹き出しは、短いメッセージやコメントを記入するのに便利ですね。ところが、吹き出しを移動しようとしてドラッグすると、引き出し線が伸びてしまって困った経験はありませんか？
こんな感じになります。
Word、Excel、PowerPointなどで、オートシェイプを使って簡単な図を入れる機会は多いものです。このとき、図形と図形を結ぶには「コネクタ」を利用すると便利です。
表などを入力したセルを入力前の状態に戻すには、データと書式の両方を削除する必要があります。
表には連続番号を入力することが多いですね。Excelでは、「1」「2」「3」・・・のような連続番号をドラッグ操作だけで簡単に入力できます。
Excelで広範囲のセルをドラッグしたときに一度で正しく選択できなかったことはありませんか？ この場合は、慌ててドラッグしなおさなくとも、後からキー操作で範囲を広げたり縮めたりすることができます。
作成済みの表などで、各行の間に1行ずつ空行を挟み込むように入れたいと思ったことはないでしょうか？
1行ずつ行を選択して右クリックし、「挿入」を選ぶ操作を繰り返せばいいわけですが、行の数が多くなるとこれは面倒です。実は、最初の行の選択のしかたをひと工夫しておけば、一度の操作でそれぞれの行と行の間にまとめて空行を挿入できます。
Office2007のSmartArtは概念図やチャート図を作るのに便利ですね。時間をかけずに見栄えのする図版ができてしまうので、私も資料や提案づくりにフル活用しています。
作成した表をシート単位でコピーして増やす際、「売上(1)」「売上(2)」・・・のように、シート見出しがコピーした順に自動で連番になると便利ですね。次の手順で簡単にこれが実現できます。
皆様、サイドバーの変化にお気づきでしょうか？→
先日終了した「知らなきゃ損するオフィス2007の話」ブログの記事が、先週末にこちらのブログに統合されました。「オフィスの話2003」「オフィスの話2007」とあるボタンをクリックするとお使いのOfficeのバージョン別に過去記事を絞り込めます。aoten事務局の担当者が張り切って改装してくれましたのでぜひぜひご利用ください(^^ゞ。
今日もそんなOffice2007で、これは助かるなと思ったテクニックを1つご紹介します。
皆さんは、過去に図版で見せた内容を、別のファイルで文章にしたいと思ったことはありませんか？具体的にいえば、図形に入力したテキストを別の場所にコピーしたい、というものです。
バージョン2003までのOfficeでは、四角や矢印を組み合わせて図版を作っていました。図形に入力した文字をコピーするには、1つずつ図形を選択して編集モードにしてから、中の文字をドラッグする必要があります。図形の数が多いとこれはかなり面倒な作業ですね。
2007では、「SmartArt」という見栄えのする図版を簡単に作れる機能があります。SmartArtで作成した図からは、次の手順で入力した文章をまるごと取り出せます。
あまり意識されることがありませんが、WordやExcelなどOfficeソフトがバージョンアップするとき、その裏方として働いている日本語変換ソフトも新しくなります。Office2007を利用している方は、日本語の変換にも最新の「IME2007」を利用しているのが一般的でしょう。
私もOffice2007は発売当時から使っていますが、ここだけの話、このOffice版IME2007の変換精度が悪くて困っていました。私がよく遭遇するトラブルは次の2点です。
（１） ワンワードとして変換されるはずの言葉が細切れに変換されてしまう
例えば、「だいじょうぶ」と読みを入力すると、本来なら「大丈夫」と変換されますね。ところがこれが「だい」「じょう」「ぶ」とばらばらに、しかも全く関係ない漢字を当ててくるというものです。
（２） 変換の学習機能が働いていない
「へんかん」と読みを入れて「変換」で確定すると、次に同じく「へんかん」と読みを入れてスペースキーを押したときに、真っ先に「変換」になるはずなのですが・・・。ユーザーが頻繁に使う言葉ほど変換候補の先頭に出てくる「学習機能」が効いていない状態になっていませんか。
同じ悩みをお持ちのかたは、マイクロソフトのサイトから修正プログラムをダウンロードし、パソコンにインストールしましょう。ダウンロード先はこちらです。
なお、対象となるOSは、Office2007がサポートしているWindows Vista、Windows XP SP2、Windows Server 2003です。また、Office2007が入っていないパソコンは対象外です。
パソコン操作の記事を書いていると、1回クリックするだけでOKな操作を紹介するときによく「ワンクリック」と書きます。それならドラッグを1回だけで済む操作のことはさしずめ「ワンドラッグ」でしょうか。うーん、でもこれはあまり聞いたことがありませんね。
さて、今日は、Excelで行や列を「ワンドラッグ」で削除する方法をご紹介します。
Excel2007の画面でお見せしますが、2003でも同様に操作できます。また、列の場合もこれと同様の操作になります。
今、パソコン本の業界でちょっとしたブームなのが、ショートカットキーです。「たった3秒のパソコン術」という本が売れていますが、書店で手に取るまで、これがショートカットキーの紹介本だとは気づきませんでした。
ショートカットキーって、皆さんはどのくらい使っていますか？
ショートカットキーとは、二つ以上のキーを同時に押す操作のことです。たとえば、［Ctrl］キーを押しながら［C］キーを押すと「コピー」の操作ができます。キーボードから手を離さずに済むので、ツールバーのボタンを探してクリックしたり、メニューバーからメニュー項目を選択するよりすばやく操作を実行できます。
とはいえ、ショートカットキーはキーの組み合わせが頭に入っていないと使えません。受験生が年号を覚えるようにあらゆる操作のショートカットキーを暗記するのもひとつの方法ですが、これではかえって億劫になってしまいそうですね。そこで、まず「ファイル」メニュー（2007では［Office］ボタン）から選択する操作をショートカットキーで代用することをお勧めします。
「たった3秒のパソコン術」という本が売れています。中身を見るまで、これがショートカットキーを紹介した本だとは全然知りませんでした。Office2007になってマウスでの操作がリボンを使ったものに一新されましたが、ショートカットキーなら従来のバージョンと同じ操作が手軽にできます。ショートカットキーはこれからますます重宝されるのかもしれませんね。
さて、今日は、そんなショートカットキーを使ったExcelの技をひとつご紹介します。
Excel2003の「データ」メニューから「集計」を選択すると（Excel2007では、「データ」タブの「アウトライン」グループから「小計」を選択）、商品別、担当者別にデータをグループ化して売上金額などを集計できます。
このとき、合計値だけを別の表にコピーしたいと思ったことはないでしょうか。
表のデータを並べ替える際、Excel2007では、一度に４列以上の列を基準に並べ替えができるようになりました。
バージョン2003までの「並べ替え」ダイアログボックスでは、並べ替えキーの指定欄は3つしかありませんでしたが、2007では、下の図のように、並べ替えキーを64まで追加できます。大きなデータベースを分析する機会が多い人には嬉しい改良点ですね。
SmartArtを挿入し、図形に表示された「［テキスト］」部分をクリックすると、自由に文字を入力できます。用意されたテキスト欄をすべて埋めてしまっても、まだ入力したいテキストがある場合は、図形の追加が必要です。
このとき、「SmartArtツール」の「デザイン」タブの「グラフィックの作成」グループにある「図形の追加」を選択してもよいのですが、「テキストウィンドウ」を表示すると、キー操作だけで図形の追加と文字の入力が同時にできるようになります。
概念図やチャートを描くときに便利なのがSmartArtです。豊富に用意されたデザインの中から用途に合ったものを選択すれば、見栄えのする図版をすばやく作成できますね。
選択したデザインは、あとから何度でも変更できるのですが、デザインを変更したとたんに箇条書きテキストの一部が表示されなくなってしまったことはないでしょうか。
段落の開始位置を少し内側にずらして読みやすくしたり、文書にアクセントをつけたりするには「インデント」機能を使います。
インデントを設定するには、「ホーム」タブの「段落」グループ右下のダイアログボックス起動ツールを選択する方法と、水平ルーラーのインデントマーカーをドラッグする方法の2種類がありますが、マウスですばやく設定できるドラッグ操作がやはり便利なようです。
ふだん文書を作るときに、同じ書式を設定したテキストボックスを頻繁に描くことはないでしょうか。そのような場合、いったんテキストボックスを描画してから、枠線の色や塗りつぶし、中に入力する文字書式などを何度も設定するのは結構な手間になりますね。
会社のロゴマークなど、ビジネス文書に頻繁に挿入する内容は「文書パーツ」として登録しておくと、すばやく挿入できて便利です。
「文書パーツ」とは、Word2007の新しい機能で、文書中でよく利用する情報を集めたものです。ファイル名やページ番号などの文字、きれいにデザインされたヘッダー、フッター、文書の表紙、目次や表などさまざまな要素があらかじめWordに用意されています。これらの登録済み要素はそのまま文書中に追加できるほか、よく使う文字や画像からなる要素を登録しておけば、それを文書に挿入できるようになります。
ここでは、ロゴマークと、その下に好みのフォントや色で入力した会社名の文字列を合わせて「会社ロゴ」という名前で文書パーツを登録してみましょう。
ファイルサイズや最終更新日、作成者、会社名といったファイルに関する情報は「プロパティ」画面でまとめて確認できますね。Office2003でこの画面を表示するには「ファイル」メニューの「プロパティ」を選択していました。Office2007では、「Office」ボタンをクリックし、「配布準備」をポイントすると、同じ「プロパティ」というコマンドを選択できます。
Excelは、Wordよりも表作りが簡単なせいでしょうか。従来ならWordの領分であった文書作成にも、Excelを好んで使う人が増えているようです。パソコン雑誌でもよく特集されていますし、複数のセルを１つに結合し、そこにワープロソフトで打つような長い文章を入力してあるのを頻繁に見かけるようになりました。
●Excel2003ではこうだったのが・・・
画面のスクロールにマウスのホイールボタンを利用している方は多いことと思います。特にExcelで広範囲にわたる表を編集するときには、スクロールバーをドラッグして画面を行き来するよりもすばやく効率的に操作できますね。
複数の図形を組み合わせて図版を作成している間、背景など広範囲にわたる図形を先に描いてしまうと、作業中に邪魔になってしまいますね。こんなときも「オブジェクトの選択と表示」作業ウィンドウが役に立ちます。 
PowerPoint2007とExcel2007では、スライドやシートに挿入した図形やグラフが「オブジェクトの選択と表示」作業ウィンドウに一覧表示されます。この作業ウィンドウは、複数の図形を組み合わせて図版を作る場合に役立ちます。
図形は挿入した順番に上へ上へと重ねて表示されます。図形の重ね順を変更するには、図形を右クリックして、「最前面へ移動」や「最背面へ移動」を選んで1枚ずつ順序を入れ替えていくのが一般的です。ところが、図形の数が多い場合に、この手順を何度も繰り返すのはかなりまどろっこしいものです。
Excelでテキストボックスを挿入してから中に表示する文章を考えていると、たまに、文字を入力しないまま別のところをクリックしてしまい、空のテキストボックスが残ってしまうことがあります。
Excelでは、初期設定だと枠線も背景色もない透明のテキストボックスが挿入されるので、いったん文字なしで確定してしまうとどこに描画したのかわからなくなってしまいますね。
2007にはこんな「図形のゴミ」を簡単に探せる機能がありますのでご紹介しましょう。
プレゼンテーションをモノクロで印刷する際には、前回ご紹介したとおり「表示」タブで「グレースケール」を選んで設定をします。しかし、この設定を行っても現在のデザイン自体がモノクロ変換されるわけではありません。白黒印刷のみの用途に限ったプレゼン資料を作る場合は、最初からモノクロのデザインを適用しておくとよいでしょう。
PowerPointで作成したプレゼンテーションを印刷する際、普段はコスト面を考えて白黒プリンタで印刷している方は多いことと思います。顧客に配る資料など、ここぞという場合にだけカラーで印刷するわけですね。
このように、プレゼンテーションを一時的に白黒で印刷するときには、「グレースケール」を設定すると印刷時だけ配色がモノクロに置き換えられます。
前回、Office2007のショートカットキー一覧を入手できるページを紹介しました。
多くの方は、このページを見るだけではなく、印刷して手元に置きたいとお考えではないでしょうか？
ところがアクセスしたホームページをそのまま印刷するとかなりのページ数になってしまいます。実際、一覧には多くのショートカットキーが載っていても、自分で使うものはその中の一部だけという方がほとんどだと思います。そこで、今日はショートカットキーの一覧ページから必要な部分だけを印刷する方法をご紹介します。
Office2007のリボンでいちいちタブを切り替えるのが面倒なとき、頼りになるのがショートカットキーです。ショートカットキーの一覧が見たいと思った方は、こちらのリンクから見ることができます。いずれもマイクロソフトのホームページにつながります。
●Excel2007のショートカットキー
●Word2007のショートカットキー
●PowerPoint2007のショートカットキー
●PowerPoint2007で使用するプレゼンテーションのショートカットキー
●リボン、ヘルプ、Office2007全般のショートカットキー
これまでのOfficeでは、ツールバーのボタンにポインタを合わせると機能名が表示されました。Office2007も同様ですが、ボタンによっては機能の名前だけでなく、簡単な説明も表示されます。下の図のように絵入りのヒントも多く、初心者が使いたい機能を選ぶときにはわかりやすく親切な仕組みになったと感じています。
Office2007では、画面左上のOfficeボタンをクリックすると、メニュー右の列に最近開いたファイルのファイル名が一覧表示されます。2003以前のOfficeでは「ファイル」メニューをクリックすると、一番下にファイルの履歴が表示されましたが、それと同じ機能です。ただし、表示できるファイルの数は2007になって大幅に増え、初期設定で17のファイル（Access2007は9）が表示されるようになりました。
前回、条件付き書式のアイコンセットを設定する方法を紹介しました。アイコンは、データが入力されたセルの先頭に表示されますが、アイコンだけを表示することもできます。前回と同じ表を使って実際にやってみましょう。
売上金額や点数を一定の幅で分類したいことがありますね。こんなときは条件付き書式の「アイコンセット」を利用すると、数値が属するランクをアイコンの違いで表現できます。
ただし、アイコンセットはExcel2007だけの機能です。2003以前のExcelでは表示されません。
たとえば、下のような表で、３教科の合計点を元に生徒を「250点以上」「180点以上250点未満」「180点未満」の3つのグループに分けてアイコンを表示してみます。
このブログでは、Office2007になって（今までのOfficeと比べて）変化があった機能や操作を優先的に取り上げるようにしています。今日も、地味ではありますが、初めて気づいたとき「おっ」と声を上げそうになった機能をご紹介します。
それは、ファイルに挿入した画像ファイルが自動で圧縮されるというものです。「図の圧縮」についてはこちらで解説しています。
・画像を挿入しただけのPowerPoint2007ファイル （ファイルサイズ：1.08MB）
・画像のサイズを縮小し、上書き保存したPowerPoint2007ファイル （ファイルサイズ：438KB）
先日、遭遇したトラブルがあったので、今日はそれをご紹介します。
「挿入」タブで「ワードアート」を選択して文字を入力すると、見栄えのするタイトル文字が入りますね。ところが、このようにしてワードアートでタイトルを入れた表を印刷すると、画面では表と同じ幅であるにもかかわらず、ワードアートだけが途中で切れてしまっていたのです。ちょうど下図のような状態です。
作文、レポートなどを原稿用紙に入力するには、従来のWordの場合、原稿用紙ウィザードを利用しました。ところが、やはりこれは要望が多かったのでしょうか。Word2007になるとわざわざウィザードを起動しなくても、原稿用紙の設定ができる専用のボタンが用意されました。
Excel2007では、オートフィルタ機能が今までよりも使いやすくなったことはこちらの記事でも紹介したとおりです。なお、2007では「フィルタ」に名前が変わりました。
通常、表にフィルタを実行したままファイルを保存すると、そのファイルを再度開いたときには、言うまでもなく表が抽出された状態で表示されます。ところが、他の人が抽出を実行した表だったりすると、どういう基準で抽出されているのかがぱっと見ただけではわからないこともあります。ファイルを開いたときに、抽出された表を見て戸惑った経験はないでしょうか。
こんなとき、従来のExcelでは、青色で表示された▼部分をクリックして、「（オプション）」を選ばないと、抽出条件を確認できませんでした。これが、Excel2007では、次のように改善されています。
今回も前回と同様に、セルの色を条件にしてデータを並べ替える方法を紹介します。前回は色を1つだけ選びましたが、今回は複数の色を条件に設定する方法を見てみましょう。
ご自身でルールを決めてセルを色分けしている方は多いと思います。下のように「伝票番号」列で注意したいデータに3つの色を使い分けているとき、赤、黄、緑の順番に表のデータを並べ替えたいと思ったことはないでしょうか。なお、画面のようにオートフィルタの矢印が表示されていない表でも並べ替えの操作はできます。
前回はオートフィルタでセルの色を条件にして抽出する方法を紹介しましたが、Excel2007では、「色」をキーにした並べ替えもできるようになりました。今回と次回は、セルの色を条件にしてデータを並べ替える方法を紹介します。
Excel2007のオートフィルタには、「色」を条件にして抽出する機能が加わりました。売上や顧客データをExcelの表で管理している人の中には、自分なりのルールに従ってセルを色分けしている人は少なくないでしょうから、これは実務でも利用する機会が多そうですね。
Microsoft Office Specialist（マイクロソフトオフィススペシャリスト）はOffice2007になってMicrosoft Certified Application Specialist（マイクロソフト認定アプリケーションスペシャリスト）と名前が変わりました。試験の解答方法などは従来のMicrosoft Office Specialistとほぼ同じですが、OfficeだけでなくWindows Vistaの利用スキルを測る試験科目が追加されたのが特徴的です。試験の実施についての詳しい情報はこちらをご参照ください。
このうち、Word 、Excel、PowerPointの資格取得を考えている方に朗報です。こちらのサイトにアクセスすると、なんと無料で模擬テストを受けることができるのです。
面積の大きな表の内容を目で追うときには、1行おきに色を付けると、確認作業がしやすくなりますね。Excel2007では、こんな縞模様になった表を簡単に作ることができます。今日はそれをご紹介します。売上データ、顧客名簿といった大きな表を扱う機会の多い方はぜひ試してみてはいかがでしょう。
Office2007の日本語入力ソフトOffice IME2007には、「予測入力」という機能があります。同じ言葉を数回入力すると、次に先頭の数文字を入力した時点で吹き出しが表示され、その言葉を簡単に入力できる機能のことです。詳しくは前回の記事をご覧ください。
同じ単語を何度も入力することはありませんか？ 私なんかは原稿を書いていると、メニュー名やボタン名、操作の手順など、同じ表現、言い方が続くことが多く、同じ言葉を何度も入力する面倒をどうにかしたいといつも思っています。
ところで、Office2007を使っていて、単語を入力しかけると、その右上に吹き出しで言葉が表示されることがありますね。これはすでに入力した言葉と同じ読みを入力したときに表示される「予測変換」という機能です。これをうまく使えば、入力の手間を減らすことができるのです。
Officeが2007になって便利になったと思うことの一つに、リボンから選択するボタンが絵と説明付きで選びやすくなったことがあります。今までにも同じ機能はあったのですが、機能の名前を見るだけでは、結果どうなるのか想像できないものが少なくありませんでした。
今日はWordで複数ページにわたる長い文書を作っている方に、ちょっと嬉しい新機能をご紹介します。
ページ構成の関係で、文書の途中で空白ページを入れたいと思ったことはありませんか？ そのような場合、どうやって空のページを入れていましたか？ おそらく、改ページの操作を2回繰り返す方がほとんどではないかと思います。
Office2007のサービスパック1（以下SP1）が昨年12月12日からWeb上で配布されています。Office2007をお使いの方、もうインストールはお済みですか？
サービスパックとは、アプリケーションソフトの発売後にバグの修正や強化された機能をまとめた追加プログラムのことです。もちろんマイクロソフトのホームページから無料でダウンロードできるので、まだの方はお早めにインストールをお勧めします。
今回の主な変更点は、セキュリティの強化やOffice2007の安定性、パフォーマンスの向上とのこと。修正された主な問題の一つに、Office2007に含まれる日本語入力システム「Office IME2007」で文字を変換した場合、変換候補に漢字が表示されなくなるバグや、パソコンを起動した直後に文字の変換に何十秒も待たされる不具合があります。たしかにSP1をインストール後はこのようなトラブルはなくなりましたね。
なお、Windows全般の改善プログラムを配布するMicrosoft UpdateでもこのSP1は配布されていますので、12月8日以降にMicrosoft Updateを実行した方は、すでにインストールされている可能性が高いです。その場合は、まず次の手順でインストール済みかどうかを調べましょう。
新年明けましておめでとうございます。
今年もオフィス2007のお得な情報や使い方のポイントをお届けします。どうぞ宜しくお願いします。
Word2007、Excel2007、PowerPoint2007で作成したファイルを保存すると、拡張子の末尾に「x」がついたOffice2007独自のファイル形式で保存されます。このファイルは、2003以前のバージョンのOfficeでは開けないことは、こちらの記事でもご紹介したとおりです。
ひととおり文面を作った後で、配色や全体のイメージを変えてみたくなることもありますね。そんなときに役立つのが「テーマ」です。
Office2007では、初期設定で、「テーマ」というデザインのセットが24通り用意されています。個々のテーマには、「アーバン」「エコロジー」といったタイトルが付いていて、配色、フォントの種類、グラフィックスの組み合わせが個別に登録されています。テーマを別のものに変更すると、はがきの背景色や使っている文字の種類、図形の特殊効果がまとめて変更されます。
今年の抱負や目標を図でアピールすると、一味ちがった年賀状が出来上がります。これにはSmartArtがぴったりです！
続けて文字を入力します。
年賀状をパソコンで作るときに、専用のソフトが必要だと思っていませんか？
はがき作成ソフトがなくてもWordやPowerPointがあれば、十分にきれいな年賀状を作ることができます。そこで、今日から4回に分けて、PowerPoint2007の新機能をフルに使って「今年の目標入り年賀状」を作ってみましょう。4日連続で投稿します。
今年もオデッセイコミュニケーションズが主催するIT-EIフォーラムに参加しました。
11月18日に開催された第6回フォーラムでは、小中高校で子供たちが学習する情報教育がどの程度役に立っているのかというテーマについて、さまざまな立場、業界の方が発表されていました。普段子供と接する機会のない私にとってはまさに知らないことばかりで、この日はとてもいい刺激をもらって家路についたのでした。
そんなプレゼンに欠かせないのがPowerPointのスライドです。
スライドを作っていて「この箇条書き、図で見せたほうが効果的じゃないか？」と後から気づいたことはありませんか？ こんなとき、PowerPoint2007では、入力した箇条書きテキストを簡単に図形に変換できます。
今書いている原稿の執筆が終わったら、年末までAccess2007書籍の原稿を書くことになりました。例年なぜか秋から冬に書籍の原稿が集中することが多いのですが、そんなわけで今年も12月はとても慌ただしくなってしまいそう。年賀状書けるかなあと心配していたら、Microsoftのサイトでちょうどこんなキャンペーンをやっていました！
Excelは、2007になって抽出機能が大幅に改良されました。今日は、その中から特に「かゆいところに手が届く」そんな表現がぴったりだと思える機能を紹介します。
オートフィルタを使った抽出では、日付を元にデータを絞り込むことが少なくありません。ところが、今までのExcelではこれが意外と面倒でした。
オフィス2007を使ってみたい気持ちはあるけど、購入するかどうかは検討中という方に向けて、ボーナスシーズンを前に、お得なキャンペーンが始まっています。
冬のオフィスキャッシュバックキャンペーンでは、2008年1月31日までにOffice Ultimate 2007、Office Professional 2007、Office Standard 2007などのOffice製品を買うと、製品に応じて3,000円、5,000円、10,000円のキャッシュバックが受けられます。金額は対象となる製品によって異なりますが、Office Personal 2007やパソコンにあらかじめインストールされている製品はキャンペーン対象外です。
「ちょっと合計を検算したい」「ここの平均はいくらかな」といったときによく使うのが「オートカルク」です。
「オートカルク」というのは、データが入力されたセルをドラッグしておくと、自動でステータスバーにその合計や平均が表示される機能のことです。わざわざ空いたセルに数式を入れなくても合計などを確認できるので、私もよく作業中に利用しています。機能の名前は知らなくても、当たり前のように普段使っている方が多いのではないでしょうか。
パンフレットやチラシを作るときに、ワードアートで文字を入れるときれいなものができますね。ところが、このワードアート、Word2007とその他のオフィス製品では大きく仕組みが異なります。
Word2007のワードアートは従来のバージョンとほぼ同じ操作ですが、ややこしいのがPowerPoint2007とExcel2007です。
売上や顧客情報など、大量データの分析に便利なのがピボットテーブルです。Excel2007でピボットテーブルを作成するには、表のセルを選んでおき、「挿入」タブで「ピボットテーブル」を選択します。自動で認識されるデータの範囲を確認して「OK」を押せば、空白のピボットテーブル欄が表示されます。ここまでは、Excel2003と同じですね。
文書にチャートや概念図を入れるときに欠かせないのがテキストボックスです。Word2007では、テキストボックスを挿入するには、「挿入」タブから「テキストボックス」→「横書きテキストボックス」と選択します。また、それ以外の図形であっても、右クリックして「テキストの追加」を選ぶと、自由に文字を入れられるのは2003までのバージョンと変わりません。
売り上げデータを分析するときなど、オートフィルタで抽出したデータだけを対象に集計したい場合があります。抽出結果に合わせて集計結果を切り換えるには、Subtotal関数を使います。
Subtotal関数では、第1引数に集計の種類を番号で指定し、第2引数で集計の範囲を指定します。たとえば、「=SUBTOTAL(9,H4:H100)」のように指定すれば「H4からH100までのセル範囲の数値を合計する」という意味になります。
Excel2007では、表をテーブルに変換する機能が追加されました。テーブルに変換すると、わざわざSubtotal関数を手作業で入力しなくても、自動で入力してくれるようになっています。今日はそれをご紹介しましょう。
前回、Excelの「ページレイアウトビュー」を紹介しました。
ページレイアウトビューでは、印刷時の状態を見ながらシートの編集ができます。余白領域が表示されるので、ここからヘッダーやフッターを簡単に追加できるようになりました。
住所録シートの列幅をぎりぎりまで狭めると、画面ではちゃんと表示されていても、印刷すると住所の最後が欠けてしまうといったことがよくありますね。これは、Excelの研修をすると、必ずと言っていいほどご指摘・ご質問を受けるところです。
プレゼンテーションでは、１枚のスライドにごちゃごちゃと内容を書き込まないのが鉄則です。ところが、実際に提案資料を作っていると、どうしても１枚のスライドにこれだけは！という場合が出てくるものですね。PowerPointでは、そんな場合に、ぎっしりと入力された文字をなるべく体裁よく収めてくれる工夫がなされています。
PowerPoint2002、2003のスライドに文字を入力していて、いきなり文字サイズがひと回り小さくなり、「あれっ？」と思ったことはありませんか？ これは、文字が多すぎてプレースホルダ（文字が入る枠のこと）に収まらなくなると、自動で文字サイズを縮小して、スライドの下に文字がはみ出すのを防ぐ仕組みになっているからです。
文書やプレゼンテーションに写真を入れる機会は多いですね。
Office2007の売りの１つがこの画像の加工です。すでに使ってみた方はご存じのとおり、プレビューで確認しながら、気に入った結果になるまで何回でも特殊効果を選べるのはとても便利。効果の種類も、額縁のような囲みを付けたり、さまざまな形に切り抜いたりと、約30種類が用意されています。
ところが、サイズを変えたり、効果を付けたりして画像の加工がひととおり済んでから、別の写真に取り換えたいと思ったことはありませんか？
今までのOfficeなら、せっかく加工を施した画像をいったん削除し、新たな画像を挿入する必要がありました。言うまでもなく挿入後にもう一度同じ加工を繰り返さなければなりません。
こんなときOffice2007では、加工はそのまま残しておき、中身の写真だけを取り換えられるようになったんです。実際にやってみましょう。
役所や学校などのホームページから申請書類をダウンロードしたことはありませんか？
このように、不特定多数の人が利用する書類データの配布には、PDF形式のデータが一般的に使われますね。
そもそもWordやExcelで作った書類は、WordなりExcelなりがインストールされているパソコンでなければ開けません。不特定多数の人が利用する書類なら、これがない場合もありますから、作成元のソフトがないパソコンでも見られるようにするために、PDF形式のファイルを配布しているわけです。PDFなら、無料のビューアソフトAdobe Readerがあれば、パソコン環境に関係なくファイルを開いて中身を見たり、印刷したりすることができるからです。
一方、ファイルをPDF形式で保存するには、別にPDF作成ソフトが必要です。ただし、Office2007を使っている場合は、マイクロソフトのホームページから追加プログラムを入手すれば、作成したファイルをPDF形式で保存できるようになります。今日はその方法をご紹介しましょう。
前回に続いて、名簿などで重複したデータを見つけ出す方法を紹介します。
前回、紹介した方法では、「氏名」や「電話番号」など指定した列に重複するデータがあると、行番号が一番若いデータだけを残して、後から追加されたデータはすべて自動で削除されます。
これはこれで便利なのですが、実際に名簿から重複する顧客データを調べる際には、一度内容を確認したうえで、どの行を削除するかを選びたい場合が多いのではないでしょうか。こんなときのために、見つけ出した重複データがひと目でわかるようにする方法も知っておきたいところですね。
すでに多くのパソコン雑誌、書籍などで紹介されていますのでご覧になった方も多いことと思いますが、これには、条件付き書式の一機能を使います。
名簿などから重複したデータを見つけ出して削除するとき、皆さんはどのようにしていますか？ 同じ人の情報を別の会員番号で受け付けてしまった場合など、あとからこれを修正したい場合がありますね。重複データの削除はExcelでの仕事の中でもよほどニーズがあるらしく、Excel2007では、重複データを見つけ出す機能がなんと2つも追加されているのです。今日はそのうちのひとつ、重複データを瞬時に削除する機能を試してみましょう。
前回、2003にあって2007でなくなった機能としてPowerPointの「目次スライドの作成」を挙げました。そうなんです。PowerPoint2007では、なぜか「目次スライドの作成」機能が削除されてしまったのです。便利だったのになぜ・・・？ ただし、代わりになる操作がありますので、今日はそれをご紹介します。
まず、目次スライドとは何か簡単にご説明しましょう。
提案内容を人前で発表するときは、あらかじめプレゼン全体の進行を参加者に知らせてから個々の説明に入ると、聞いている方も流れを把握でき、理解しやすくなります。そのため、表紙スライドの次に目次用のスライドを準備するのが一般的です。この目次を自動で作ってくれるのが前述の「目次スライドの作成」でした。内容としては、各スライドのスライドタイトルをまとめた箇条書きテキストを生成するものです。
リボンになって一番戸惑うのは、今まで使っていた機能が見当たらないときですよね。Office2007の画面を見ればお分かりの通り、リボンのボタンは従来のツールバーのボタンに比べて全体に大きく設計されています。当然、限られたスペースに収まりきらず、表示されていない機能もあるハズ。
よく使っていた機能が見当たらない！というときは、クイックアクセスツールバーの設定画面で検索してみましょう。見つかったボタンは、クイックアクセスツールバーに追加して次から利用できます。クイックアクセスツールバーについては、こちらの記事も参照ください。
今回も前回に引き続き、PowerPointでグラフを扱うときの話です。
グラフだったらExcelで普段作っているものがあるから、PowerPointで一から作ることをせず、プレゼン資料にはそれを貼り付けて使っているという方は大勢いらっしゃると思います。効率的ですが、ExcelのグラフをPowerPointのスライドに貼り付けると、なんだか見栄えがよくないなあと思ったことはありませんか？
プレゼン資料で必ずと言っていいほどお目にかかるグラフ。数値を視覚的に見せられるため、グラフの活用度はPowerPointでもかなり高いと言えます。2007になって、このPowerPointのグラフ機能が改善されているのでご紹介しましょう。
従来のPowerPointでは、「挿入」メニューから「グラフ」を選ぶと、Microsoft Graphという付属のソフトが起動し、Excelのワークシートに見立てた「データシート」とサンプルの集合縦棒グラフが現れます。ご存知のとおり、このデータシートに数値を入力し、サンプルグラフをカスタマイズしてグラフを作成するという手順でした。
ところが、このMicrosoft Graphのデータシートは、オートフィルが使えないなど入力の使い勝手があまりよくありません。また、最初に集合縦棒グラフが強制的に表示されてしまうこともあり、使いづらいと敬遠していた方も多いのではないでしょうか？
描いた図形に色を付けたり線の種類を変えたりする・・・。「オートシェイプの書式設定」画面を開くと、こんなふうに複数の書式を一度に設定できますね。この画面を手っ取り早く開くには、マルや四角などの図形をダブルクリックする方法が便利です。
ところが、Office 2007では、オートシェイプをダブルクリックしても書式設定の画面は表示されなくなっています。「えっ？」と焦った方は、私も含めて少なからずいらっしゃるのではないでしょうか？
操作がわからないときに頼りにするのがヘルプですね。Office 2007では、このヘルプ画面が見やすく工夫されています。
ヘルプ画面を表示するには、ウィンドウ右上にあるヘルプボタン（「？」と書かれた青いマルです！）をクリックします。ヘルプ画面が開いたら、キーワードでトピックを検索したり、表示された目次から順に画面を開いて情報を探しましょう。これは従来のヘルプと同じです。
今までは、ヘルプを見ながら操作しようとして作業中のウィンドウをクリックすると、せっかく開いたヘルプ画面が後ろに隠れてしまうことがありました。操作の前に、ウィンドウの配置を調整して両方の画面が同時に見られるようにするのは煩わしいものですね。この点に不便を感じていた方は多いことと思います。
前回「シニア割引パック」の話をしましたが、ゴールデンウィークに帰省したとき、まったくのOffice初心者である実家の母にExcelの使い方を教えていたら、どのタブが選択されているかがわかりづらいと言われてしまいました。
Office 2007のリボンでは、よく使うボタンは大きく表示され、絵だけでなく文字での説明が追加されたりと、初心者にやさしい配慮がなされました。ところが意外なところに盲点があるようですね。
リタイア後はパソコンを使って悠々自適のデジタルライフを送ろうとお考えの方、これからOfficeを使いこなすならバージョンは2007になりますね。
このブログでもちょこちょこ紹介していこうと思っていますが、はがきに印刷するデジカメ写真をかっこよく加工する、旅行のパンフレットをきれいに作るなんていう作業はOffice2007が最も得意とするところです。操作こそこれまでのOfficeと大きく変わりましたが、プライベートな場面でこそぜひ使ってみては？と考えます。今日は、そんな熟年層のユーザーにお得なプランをご紹介します！
Office2007の製品を単体で見た時に一番引きがあるのではと言われているのがExcelです。
グレードアップしたグラフや条件付き書式はもちろん魅力的なのですが、それより何より最初に注目したいのがシートサイズ。なんと104万8576行×1万6384列という驚異的な大きさです。これは実に、Excel2003までのシート16枚が1枚のシートに収まってしまう計算になります。顧客データや売上データといった何万行にも及ぶデータベースを管理しているユーザーには何よりも待ち望まれた拡張機能だと言えるでしょう。
Windows VistaやOffice2007を買おうかどうしようかお悩み中の方、うれしいニュースがありますよ！まずはこちらのサイトにアクセス！
頻繁に開いて編集するファイルを開くには、「ファイル」メニューをクリックして一番下に表示される「最近使ったファイル」からファイル名を選ぶと、すばやく開くことができました。
Office 2007でもこの「最近使ったファイル」は健在です。ウィンドウ左上にある「Office」ボタンをクリックすると、メニューの右の列にズラッと表示されるのがそう。今までのOfficeで表示できるショートカットの数は9ファイルまでだったのに比べて、2007では、初期設定で実に17個までのファイルが表示されるのです。
ここに表示されるショートカットが古いものから順に削除されることも従来のバージョンと変わりません。ところでファイル名の右に画びょうのようなアイコンがあるのにお気づきですか？
先日、オフィス2007の操作講習について担当の方と話していたら、オフィス2007のユーザー自体がまだまだ少ないですねと言っていました。確かに、周りを見ても2007を使っている人は残念なことにあまり見かけないですね。
私は、テクニカルライターの立場として、またユーザーの一人として、これほど大胆に仕様を変えてしまったことを興味深いと思ってるんですが・・・。大勢が使わなければオフィスソフトとしては魅力が半減してしまいますよね。夏のボーナス商戦はどうなるんでしょう？ Windows Vista対応パソコンの売れ行きが気になるところです。
今までこのブログでお伝えしてきたとおり、Office2007での操作はすべてリボンのボタンからに変わったわけですが、それじゃ従来慣れ親しんだダイアログボックスを開くことはできなくなったんでしょうか？
きゃーすみません！ 風邪を引いたりなんだかんだで更新の間が開いてしまいました～。
Office2007になって断然便利になったと感じるのが、ズームアップとズームダウンです。今日はそのご紹介。画面を拡大・縮小表示するには、今まではツールバーのズームボックスを使っていましたよね。
先日、Excel2007で作成したファイルをメールに添付して送ろうと思い、いつものようにファイルを圧縮したところ、圧縮後もファイルサイズがほとんど変わらないことに気付きました。同じように「あれ？」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。
前回、Office2003では、Office2007 形式のファイルを開けないという話をしました。
ところが実際には、Office2007が入っていないパソコンを使っていても、仕事先などで2007形式のファイルを受けとる場合があるでしょう。そんなときは、マイクロソフトのホームページから互換パックをダウンロードしてインストールすると、2000以降のOfficeでOffice2007のWord、Excel、PowerPointのファイルを開けるようになります。
Office2007になって、操作の仕方がガラリと変わったことはこれまでにお伝えしたとおりですが、もう１つ避けて通れない大きな変化にファイル形式の違いがあります。
Office2007のうちWord、Excel、PowerPointでは、ファイルの形式が変わり、今までの拡張子に「x」を付けて、それぞれ「docx」「xlsx」「pptx」という拡張子になります。
オフィス2007を使うようになって最初に驚いたのが、色遣いやデザインが格段にあか抜けたことです。デザインセンスに自信がなくても、きれいな図表や書類が簡単に作れてしまう。これは誰にとっても嬉しいサプライズです。
ただ、表や文字の色を個別に選んでゆくと、全体としてちぐはぐな色遣いになってしまうことがありますよね。オフィス2007ではその心配もがありません。というのは、色、フォント、図形の効果などのデザインをまとめて「テーマ」が管理しているからなんです。
2003までのオフィスでは、ツールバーにボタンを追加したり、メニューバーにメニューを追加したりすることができました。オフィス2007のリボンでは、原則としてそういった加工は一切できないことになっています。自分なりの作業環境としてボタンを追加できるのは、前回お話したクイックアクセスツールバーだけです。
ところが、パソコン画面に表示されたリボンを見ていると、ボタンの大きさや並びが前に見たときとは違うような気がすることがあります。これはパソコン画面の解像度やウィンドウの大きさが異なっているためです。
Office2007が店頭発売されて3週間。リボンを使った操作に慣れてくると、「あ、これは便利になった！」と喜ぶ半面、「こっちはツールバーのときのほうが使いやすかったなあ」と思う場面も出てきました。その一例が、チャートや地図などを描く「図形」機能です。
図形を描くには、リボンの「挿入」タブで「図形」をクリックし、描きたい図形を選んでドラッグします。ところが、WordとExcelでは、描いた図形の外をクリックすると、リボンが「ホーム」タブに戻ってしまうのです。続けて別の図形を描くには、また「挿入」タブをクリックするところから始めないといけない。図形というのは、四角を描いて、それに線を足して・・・といった具合に、続けてどんどん描くことが多いですから、これは不便ですね。
このようなときは、「クイックアクセスツールバー」に「図形」の機能を追加しておくと、どのタブが表示されているかに関係なくすぐに機能を選べます。
これから2007を使ってWordやExcelを覚えるという人はいいのですが、仕事やプライベートで、今まである程度Officeを使ってきている人にとって一番の悩みの種は、古いOfficeで使っていた機能が2007だとどこに配置されたのかがわからないことですよね。
私自身も自分で使ったり、記事を書く上で調べたりしている中で、機能の対応表が欲しいなあと常々思っていました。ところが、マイクロソフトのWebサイトにちゃんと対応表があることが判明。今日はそのサイトをご紹介します！
Officeで資料を作る時に欠かせないのが「書式設定」です。今回はそんな書式設定で役立つ新機能「ミニツールバー」を見てみましょう。
ここではWordの画面で説明します。Office2007では、入力した文字をドラッグすると、文字の上にうっすらと短いツールバーが現れるのにお気づきですか？ これが「ミニツールバー」です。
1月30日に店頭販売が始まったばかりのオフィス2007、皆さんはもうお使いになりましたか？ 購入を検討している真っ最中かもしれませんね。そこで最初の何回かは、WordやExcelといった個々のソフトではなく、オフィス2007全般にスポットを当ててご紹介します。第1回目の今日は、全般的な操作方法についてです。
●「リボン」のタブを切り替えて操作する
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