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2008年5月20日 (火)

別の表のデータをドロップダウンリストに表示させたい

Excelの表では、セルに「リスト」の入力規則を設定すると、データをドロップダウンリストから選んで入力できるようになります。例えば、「所属」の欄にあらかじめ決まった部署名から選択して入力したい場合などに便利です。

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さらに、部署名を別の表で管理している場合は、そのセルに入力されたデータをそのままリストに表示するように設定できます。今日はその方法をご紹介しましょう。

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まず、部署名を入力するセルをあらかじめ選択しておき、「データ」メニューから「入力規則」を選択します。

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「データの入力規則」ダイアログボックスの「設定」タブが開きます。「入力値の種類」に「リスト」を選択し、「元の値」をクリックします。

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続けて、リストに表示したい部署名が入力されたセル範囲(ここではF2:F6)をドラッグすると、セル番地が「元の値」に表示されます。「OK」ボタンをクリックすると、入力規則が設定されます。F2からF6までのセル範囲の部署名がB2からB6までのセル範囲をクリックしたときにドロップダウンリストに表示され、クリックして選択できるようになります。

またドロップダウンリストの「元の値」をセル番地で指定しているので、F2からF6までのセル範囲に入力された部署名を変更すると、ドロップダウンリストに表示される部署名も連動して変わります。部署名が変更された場合などに便利ですね。ただし、すでにセルに入力済みのデータは変更されませんので、新しい部署名に統一するには、新しい部署名を入力しなおす必要があります。

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