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2008年10月 6日 (月)

集計結果だけをコピーしようとすると、非表示にした行も一緒にコピーされてしまう

「たった3秒のパソコン術」という本が売れています。中身を見るまで、これがショートカットキーを紹介した本だとは全然知りませんでした。Office2007になってマウスでの操作がリボンを使ったものに一新されましたが、ショートカットキーなら従来のバージョンと同じ操作が手軽にできます。ショートカットキーはこれからますます重宝されるのかもしれませんね。
さて、今日は、そんなショートカットキーを使ったExcelの技をひとつご紹介します。

Excel2003の「データ」メニューから「集計」を選択すると(Excel2007では、「データ」タブの「アウトライン」グループから「小計」を選択)、商品別、担当者別にデータをグループ化して売上金額などを集計できます。
このとき、合計値だけを別の表にコピーしたいと思ったことはないでしょうか。

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集計されたシートは、行番号の左にある「1」「2」「3」などのボタンをクリックすると、詳細を折りたたんで集計結果だけの表示にすることができます。ところが、集計結果が表示されたセル範囲をコピーして、別のシートに貼り付けると、折りたたまれた行のセルに表示された値も一緒に貼り付けされてしまいます。

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これを防ぐには、セル範囲をドラッグしてから、ショートカットキーを使って現在表示されている行のセルだけを選択しなおします。

集計結果が表示されたセル範囲をドラッグしたら(図のように離れたセル範囲の場合は、最初のセル範囲をドラッグし、[Ctrl]キーを押しながらもう片方のセル範囲をドラッグすれば選択できます)、[Alt]+[;]キーを押します。
すると、折りたたまれた行を除外して、現在表示されたセルだけが選択されます。この状態で「コピー」ボタンをくリックし、新しいシートで「貼り付け」をクリックすれば、表示されている集計結果だけがコピーされます。

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