階層構造を持たせてレジュメなどの項目を入力したい: [aotenブログ]木村幸子の知って得するマイクロソフトオフィスの話

打ち合わせのレジュメなどを作成する際には、改行しながら議題を順番に書き出して、連番を付けた箇条書きにするのが一般的ですね。その際、込み入った内容だと「1」の下に「1.1」「1.2」のような子供のレベルを設定した階層構造にしておくと、全体の構造がさらにわかりやすくなります。

このような親子のレベルを持った見出しを入力するとき、皆さんはどのような操作をされているでしょうか。ひょっとして番号を手入力していませんか？手入力では、番号がうっかり飛んでしまったり、あとから項目を削除したときに番号がずれたままになってしまったりする可能性があります。残念ながらあまり安全な方法とは言えません。
こんなときは、Wordのアウトライン機能を使いましょう。

さっそくやってみましょう。
まずは、最初の項目を入力し、その項目内にカーソルがある状態で、「ホーム」タブの「段落」グループから「アウトライン」をクリックします。
「アウトライン」とは親子の階層構造になった見出しのグループのことです。あらかじめレベルごとに番号の書式が設定されています。ここから利用したい番号を選択しましょう。

これでアウトラインが設定され、カーソルを置いた段落は第1レベルの見出しとなります。続けて、第2レベルの項目を追加しましょう。「Enter」キーを押して改行すると、新しい段落には同じ第1レベルが設定され、「2」と表示されますね。ここで「Tab」キーを押します。

段落の先頭にカーソルがあるときに「Tab」キーを押すと、アウトラインのレベルがひとつ下がります。「1.1」と第2レベルの見出し番号が表示されたことを確認したら、見出しの内容を入力しましょう。

反対にレベルをひとつ上げるには、「Enter」キーで改行後に「Shift」キーを押しながら「Tab」キーを押します。

このように第1レベルに変更されました。
この方法なら、段落番号の機能と同様で、あとから項目を追加、削除した場合に番号が自動で振り直されます。番号の抜けなどは起こらないので安心して資料を配布できますね。