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2012年1月25日 (水)

小計(集計)機能でグループ化した表の合計行だけをコピーしたい

商品アイテムや支社ごとに売上金額などを合計するには、「データ」タブの「アウトライン」グループにある「小計」機能が役立ちます。ちなみに「小計」機能とは、Excel2003までのバージョンでは「データ」メニューの「集計」から実行する「集計」機能のこと。2007で機能名だけが変わったので少々ややこしいですね。

小計機能を実行した表では、シートの左側に表示された「1」「2」・・・のボタンをクリックすると、明細を折りたたんだ小計の行だけを表示できます。この操作を「グループ化」といいます。
下の図のような、グループ化された表を『見た目通りに』コピーしたいと思ったことはありませんか?

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ところが、この表をドラッグしてコピー・貼り付けを実行すると、後ろに折りたたまれた明細の行も一緒にコピーされてしまいます。表から『現在表示されているセルだけ』をコピーしたい場合は、次のように操作しましょう。

2

まず、グループ化された表全体をドラッグし、表全体を範囲選択しておきます。

3

次に「Alt」キーを押しながら「;」(セミコロン)のキーを押してください。これで、折りたたまれている明細のセル範囲が選択対象から外されます。この状態で「コピー」を実行しましょう。

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すると、おなじみの点滅表示が表れて、コピー元のセル範囲が囲まれます。このとき、非表示になったセルを挟む行や列のところで点滅が途切れていることに注目してください。現在表示されているセルだけがコピーの対象になっていることがわかりますね。

5

あとは適当なセルを選択して「貼り付け」を実行すると、現在表示されている小計や総計のセルだけがコピーされます。

自分で一部の行や列を非表示にした表の場合も、同様の操作で見えている部分だけをコピーすることができます。困っていた方はぜひご利用ください。

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