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2016年3月29日 (火)

文字を範囲選択しても「ミニツールバー」を表示させたくない

Word、Excel、PowerPointでは、文字や文章をドラッグして選択すると、右肩にミニツールバーが表示されます。(Excelの場合は、セルをクリックしてから、中の文字部分をドラッグします)
ミニツールバーには、主だった書式設定のボタンが集まっています。これを使ってフォントサイズを変えたりしている方も多いことでしょう。
ただ、下の図のように、背後に隠れてしまった文字を選択したい場合には、ミニツールバーは逆に邪魔になってしまいますね。
  
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2016年3月22日 (火)

セルを選択すると現れる「クイック分析オプション」ボタンが邪魔になる

Excel2013や2016では、セル範囲をドラッグした直後に、右下にボタンが表示されます。
これは「クイック分析オプション」という機能のボタンです。
選択範囲のすぐ近くに出てくるので、次の動作の邪魔になることもたしかにあるでしょう。
 
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2016年3月17日 (木)

新規ファイルの既定の保存先を「デスクトップ」にしたい

前回、オフィス2016での「名前を付けて保存」画面について紹介しました。
2016に限らず、Word、Excel、PowerPointなどのオフィスソフトで新規に作成したファイルの保存先は、初期設定では「ドキュメント」になっています。
ところが、実際には、デスクトップに個別にフォルダーを用意して、そこに保存している場合が少なくありません。
そのような場合は、「名前を付けて保存」画面で表示される既定の保存先を「ドキュメント」から「デスクトップ」に変更しましょう。作業の効率が格段に違ってきます。
   
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2016年2月23日 (火)

スパークラインのグラフが数値の大きさに合っていない

Excelでは、「スパークライン」という機能を利用すると、セルの中に小さな簡易版のグラフを表示できます。
スパークラインの作り方を知りたい方は、まずこちらの記事をどうぞ。
 
「折れ線」と「縦棒」のスパークラインでは、セル内にそれぞれのグラフが表示されます。ところが、下の棒グラフの赤枠部分をよく見てみると、数値の大きさと棒の長さが一致していません。横浜支社の170億の棒よりも、本社の150億の棒のほうが明らかに長いですね。
これはどういうことでしょうか。
 
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2016年2月16日 (火)

「○勝○敗」が一目でわかるグラフを作りたい

Excelでは、「スパークライン」という機能を利用すると、セルの中に小さな簡易版のグラフを表示できます。
スパークラインの作り方を知りたい方は、まずこちらの記事をどうぞ。
 
スパークラインの中には、「折れ線」「縦棒」「勝敗」の3種類があります。
この中で「勝敗」というのが、ちょっとわかりづらいですね。
 
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2016年2月13日 (土)

「Delete」キーを押してもスパークラインを削除できない

Excelでは、「スパークライン」という機能を利用すると、セルの中に小さな簡易版のグラフを表示できます。
今回は、作成したスパークラインを削除する方法を紹介します。
スパークラインの作り方を知りたい方は、まずこちらの記事をどうぞ。
 
スパークラインを削除しようと思ったとき、まずセルを選択して「Delete」キーを押してみる方が大多数ではないでしょうか。ところが、「Delete」キーを押しても、スパークラインは削除できません。
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2016年2月12日 (金)

セルに小さな折れ線グラフや棒グラフを表示させたい

Excelで「スパークライン」という機能を利用すると、セルの中に小さな簡易版のグラフを表示できます。わざわざグラフを作るほどではないが、データの動向や数値の大小を視覚的に確認したいというときに重宝します。皆さんはお使いでしょうか?
2010で搭載されてから、年月が経ちますが、意外と知らない方が多いようですね。
そこで、今回からはこのスパークラインの使い方や注意点を、何回かに分けてご紹介してゆきましょう。
 
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2016年1月 7日 (木)

面グラフの奥にある系列が見えなくなってしまう

2016年最初の記事になります。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
  
Excelで作成できるグラフに「面グラフ」があります。
これは折れ線グラフを下に伸ばして壁にしたものとイメージすると分かりやすいでしょう。
壁の上の折れ線部分では時間の経過による変化を、そして壁の面積で全体の量を強調することができます。
 
下の例では、四半期ごとの売上の変化を面グラフで表しています。
売上額の推移と共に、1年を通した売上の総額を面の広さで比較できますね。
ところが、面グラフでは、手前の系列の面積が大きい場合に、その奥にある系列が見えなくなってしまいます。まさに手前に高い壁が立ちふさがってしまうためです。
 
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2015年12月21日 (月)

複数のExcelファイルに同じ透かしを入れたい(2)

こちらは前回の記事の続きです。前回の記事からご覧ください。
Excelのシートに「社外秘」や「禁持ち出し」のような透かしを頻繁に入れる場合は、あらかじめ透かし用文字の画像ファイルを用意しておくと、必要に応じてそれをExcelファイルのヘッダーに挿入できます。
この方法なら、複数のExcelファイルに同じ内容の透かしをすばやく入れることができます。
 
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複数のExcelファイルに同じ透かしを入れたい(1)

前回は、Excelのシートに「社外秘」や「禁持ち出し」のような透かしを入れる方法を紹介しました。
1回きりならあの方法で十分ですが、透かしを頻繁に入れる場合は、やや面倒ですね。
そこで、もう一つの方法を考えました。
透かし用文字の画像ファイルを用意して、それをヘッダーに挿入する方法です。これなら、多くのExcelファイルに同じ内容の透かしを繰り返し入れることができます。
Excelでドキュメントを多く作成する業務において、使用頻度の高い透かし文字がある場合にご利用ください。
 
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2015年12月14日 (月)

Excelのシートにも透かしを印刷したい

前回はWordの透かし機能について紹介しました。
Excelでも印刷時に「社外秘」や「禁持ち出し」のような透かしを入れたいと思ったことはありませんか。
 
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2015年12月10日 (木)

Word文書にオリジナルの透かしを入れたい

大事な書類には下のような透かしを入れておくと、安易にコピーされたり、社外へ持ち出されたりしないよう注意を促すことができます。
Wordには、この透かしを入れる機能があります。
「緊急」「社外秘」といった一般的な注意事項は、選択肢から選ぶだけですばやく設定できますが、この選択肢に表示されないような独自の文言を入れたいと思ったことはないでしょうか。
 
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2015年11月25日 (水)

セクションが変わるとページ番号を振りなおしたい

Wordでは、セクションを分けると、途中のページからヘッダー・フッターの内容を変更したり、ページ番号を振り直すことができます。 通常、「挿入」タブの「ページ番号」をクリックして、フッターなどにページ番号を入力すると、途中のページでセクションが変わっても、ページ番号は連続した数字が「1」「2」「3」・・・のように表示されます。

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2015年11月20日 (金)

セクションに分かれたWord文書で特定のページだけを印刷したい

Wordでは、セクションを分けると、文書の途中のページからヘッダー・フッターの内容を変更したり、ページ番号を振り直すことができます。
ただし、このようなファイルで特定のページだけを印刷する際には、ページ指定のしかたに注意が必要です。
セクションごとにページ番号を振り直した文書では、セクションが変わるごとに「1」「2」「3」・・・とページ番号が振り直されます。
つまり、複数のセクションに同じページ番号が存在することになりますね。
たとえば、下のようにページ番号が設定された文書を考えてみましょう。
 
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2015年11月 9日 (月)

Excelでマウスのホイールを回すと、画面がズームされてしまう

Excelでシートを上下にスクロールするとき、マウスのホイールを使っている方は少なくないでしょう。かくいう私もその一人です。ウィンドウ右端の垂直スクロールバーをドラッグすることはほとんどなく、もっぱらマウスのホイールを指で動かして、シートをスクロールしていました。
ところが、ホイールを動かすと、スクロールではなく、シートの倍率が変わってしまって不便な思いをした経験はないでしょうか。
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2015年10月26日 (月)

Excelで単語帳を作る⑤ 日本語を入力するときIMEを自動でオンにする

これまで、Excelで作成した単語帳を題材に、作り方や使い方のヒントをご紹介してきました。過去記事については、こちらを参照ください。
  
・Excelで単語帳を作る① 同じ列の既出のデータをすばやく入力する
・Excelで単語帳を作る② 覚えていない単語を抽出する
・Excelで単語帳を作る③ 英単語をアルファベット順に並べ替える
・Excelで単語帳を作る④ 英単語をランダムに並べ替える
 
今回は、その最終回です。
最後に、単語を入力する際にIMEのオン/オフを自動で切り替える方法を紹介します。
 
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2015年10月20日 (火)

Excelで単語帳を作る④ 英単語をランダムに並べ替えたい

引き続き、Excelで作成した単語帳を題材に、作り方や使い方のヒントをご紹介します。
過去記事については、こちらを参照ください。
・Excelで単語帳を作る① 同じ列の既出データをすばやく入力する
・Excelで単語帳を作る② 暗記していない単語を抽出する
・Excelで単語帳を作る③ アルファベット順に並べ替える
単語帳を使って英単語を暗記する際、つい順番で覚えてしまって困った経験はないでしょうか。
Excelで作る単語帳なら、毎回異なる順序に並べ替えることができます。
これは、Excelの並べ替え機能のほか、乱数を自動入力してくれるRAND(ランド)という関数を使います。
 
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2015年10月13日 (火)

Excelで単語帳を作る③ 英単語をアルファベット順に並べたい

引き続き、Excelで作成した単語帳を題材に、作り方や使い方のヒントをご紹介します。
過去記事については、こちらを参照ください。
Excel単語帳では、入力する単語の順番は後から変更できます。教科書などを見ながら、まずはどんどん単語を入力してください。その際、行を空けずに、必ず詰めて入力しましょう。今日は、そのようにして入力した英単語をアルファベット順に並べ替える方法を見てみましょう。
   
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2015年10月 6日 (火)

Excelで単語帳を作る② 暗記していない単語だけを抽出する

前回に引き続き、Excelで作成した単語帳を題材に、作り方や使い方のヒントをご紹介します。
過去記事については、こちらを参照ください。

Excelで単語帳を作る①

今日は、暗記できたらチェックを付ける欄を活用して、なかなか覚えられない単語だけをリストアップする方法を見てみましょう。
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2015年9月29日 (火)

Excelで単語帳を作る① 同じ列の既出のデータをすばやく入力したい

今の学生さんはExcelで単語帳を作るらしい、という記事をどこかで見たとき、なるほどなあと感心したことを覚えています。
私が学生だった頃は、Excelはおろかパソコンもなかった時代ですから、英単語を暗記するには、手書きで作った単語帳や単語カードを使っていました。たしかに手で書くことによって体で覚える、という効果はあるかもしれませんが、Excelで作成するほうがはるかに効率的だし、後々の使い勝手もよさそうだと思ったからです。
そこで、今回から数回に分けて、Excelで作成した単語帳を題材に、作り方や使い方のヒントなどをご紹介していきます。
 
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2015年9月11日 (金)

入力規則のリストを2段階に絞り込みたい(2)

※こちらの記事は前回の続きです。(1)からご覧ください。
  
では、次はいよいよセルに入力規則を設定してみましょう。
 
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2015年9月10日 (木)

入力規則のリストを2段階に絞り込みたい(1)

Excelの「データの入力規則」では、セルに入力するデータをドロップダウンリストからクリックして入力する仕組みを設定できます。部署名など、選択肢から特定の内容を選んで入力させるような場合に便利な機能です。
ところで、部署名には、「営業部営業1課」のように、「部」の下に「課」や「チーム」が付く場合が多いものです。これらの部署名を「部」と「課・チーム名」に分けてスムーズに入力できるようなリストを作ってみたいと思ったことはありませんか。
  
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2015年9月 8日 (火)

入力規則のリストに別シートの表をわかりやすく表示させたい

Excelの「データの入力規則」を設定すると、セルに入力するデータをドロップダウンリストからクリックして入力できるようになります。
部署名や性別といった、選択肢から特定の内容を選んで入力させるような場合に利用すると、データの入力が楽になり、しかも内容を統一できるので、便利な機能ですね。
この「データの入力規則」のドロップダウンリストには、特定のセルに入力した1列の表を選択肢としてそのまま表示できます。
ただし、この表が別のシートに作成されている場合は、そのままセル番地を参照すると、いささか式が複雑になります。
そこで今日は、「名前」という機能を利用して、入力規則をわかりやすく設定する方法を紹介しましょう。
 
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2015年8月30日 (日)

「文字の効果」ボタンが使えなくなってしまった

2010以降のWordでは、「ホーム」タブの「文字の効果」を使用すると、段落に入力された小見出しなどに、ワードアートのようなきれいな効果を付けることができます。パンフレットなどを、人目を引く仕上がりにしたいときなどに嬉しい機能ですね。
ところが、この「文字の効果」ボタンがグレーアウトされて、使えなくなっていた経験はないでしょうか。
   
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2015年8月17日 (月)

入力した文字をワードアート風に飾り付けたい

インパクトの強い見栄えのするタイトルを文書に入れるには、ワードアートが便利です。
「挿入」タブの「ワードアートの挿入」ボタンからデザインを選んで文字を入力すれば、簡単に見出しやタイトルを作成できますね。
ところで、文章中に入力した小見出しをワードアートのような外観に仕上げたいと思ったことはないでしょうか。
 
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2015年8月11日 (火)

2007以前の印刷プレビューを使いたい

WordやExcelなどのOfficeソフトは、バージョン2010以降、印刷プレビュー画面が大きく変わっています。
2010や2013で「ファイル」タブの「印刷」を選択すると、次の画面のような内容が表示されますね。右半分に印刷状態がプレビュー表示され、左側には印刷設定をするためのボタンが集まっています。
 
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2015年8月10日 (月)

2ページ目にはみ出してしまった1、2行をボタン操作で1ページに収めたい

A4用紙1枚に印刷したい書類を作っていて、わずかに1、2行だけが2ページ目にはみ出してしまった経験はないでしょうか。
前回は、そんな場合に上下余白を変更して1ページに収める方法を説明しましたが、今回は、よりスピーディなもう一つの方法を紹介します。
  
Wordには、「1ページ分圧縮」というボタンがあります。これは、クリックすれば、2行程度のはみ出しならば瞬時に1ページに収めてくれる優れものの機能です。
  
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2015年7月29日 (水)

2ページ目にはみ出してしまった1、2行を1ページに収めたい

Wordで文書を作っていると、最後の1、2行だけ2ページ目に送られてしまうことがあります。こんなとき、なんとか1ページに収めて印刷したくて苦労した経験はないでしょうか?
ほんの数行はみ出した原稿を1ページに収める方法には、何通りかのやり方がありますが、一番早くて簡単な方法は、上下の余白を変更することではないかと思います。
今日はその方法を紹介します。
 
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2015年7月22日 (水)

MOSの受験対策について知りたい

WordやExcelの機能を幅広く知りたい、使えることを証明したいと考えたとき、有効な手段のひとつがMicrosoft Office Specialist(MOS)資格を取得することです。
でも、いざ、受験対策をするとなると、どうすればいいのか悩んでしまう人は少なくありません。
そこで今日は、公式テキストを使って、MOSの受験対策を行う方法をご紹介します。
  
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2015年7月 7日 (火)

基本的な統計データをまとめて見たい(2)

こちらは、前回の記事の続きです。
  
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「分析ツール」の中の「基本統計量」機能を使うと、平均、中央値、最頻値といった基本的な統計データを一括で求めることができるのです。
今日はその方法を紹介します。

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2015年7月 6日 (月)

基本的な統計データをまとめて見たい(1)

エクセルには、統計データを扱う関数群があります。
「数式」タブをクリックして表示される「関数ライブラリ」グループで「その他の関数」から「統計」を選ぶと、一覧に表示されるのが、統計関数たちです。
平均を求めるならおなじみのAVERAGE関数、中央値はMEDIAN関数、最頻値はMODE関数というように、さまざまな統計データを求める関数たちは、ここから選んで指定するわけですね。
でも、関数以外にも、基本的な統計データを一括で求めるもっと早い方法があることをご存知でしょうか。
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2015年6月25日 (木)

「ビジネス統計スペシャリスト エクセル分析スペシャリスト」試験スタートしました!

今日は新しくスタートした資格試験のお知らせです。

オデッセイコミュニケーションズ社では、「ビジネス統計スペシャリスト エクセル分析スペシャリスト」資格を今年度からスタートしています。
これは、分析ツールを使ったエクセルデータの活用や、統計に関する知識を問う資格試験です。専門家向けではなく、これから統計の基本的な知識を習得したい一般のビジネスパーソンや大学生の方を対象としています。
公式テキストも発売されていまして、そちらを紐解く機会を、先日頂きました。

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2015年6月15日 (月)

「●年●月」のデータだけを抽出したい

売上一覧表などから特定の条件を満たすデータだけを抽出するには、「フィルター」機能を使います。
このフィルター機能を使って売上日などの日付データを元に抽出するとき、特定の期間のデータだけを表示させたいことはよくありますね。
前回は、現在の日付を基準にして「先月」や「先週」といった期間を求めてデータを抽出する方法を紹介しましたが、今回は、現時点の日付とは関係なく、「●年●月」といった年や月を固定で抽出する王道の方法です。
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2015年6月11日 (木)

「先月」や「今月」のデータだけを抽出したい

売上一覧表などから特定の条件を満たすデータだけを抽出するには、「フィルター」機能を使います。
このフィルター機能を使って売上日などの日付データを元に抽出するとき、現在の日付を基準にして「先月」や「今月」、「先週」、「前四半期」といった期間を自動的に割り出して抽出したいと思ったことはありませんか。
 
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2015年5月26日 (火)

行を毎回違う順序でランダムに並べ替えたい

学生さんは、暗記用の一覧表をExcelで作ることが多いと聞きました。
作成した表を使って暗記をするとき、単語や構文などが毎回違う順番になるよう、行をシャッフルして並べ替えたいと思ったことはありませんか。
   
並べ替えには「昇順」と「降順」のどちらかを指定します。
たとえば、下の例で単語がアルファベット順になるようにするには、A列の単語を基準に「昇順」で並べ替えを実行するわけですね。
   
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2015年5月24日 (日)

手紙やビジネス文書に使う挨拶を間違いなく入力したい

社会人になると、仕事やプライベートの場で、儀礼的な手紙を書く機会が出てくるものですね。
こういった手紙やビジネス文書では、「『拝啓』で始めて『敬具』で締める」、「冒頭に季節に応じた挨拶の定型文を入れる」といった作法があります。書き慣れないうちは、戸惑うことも少なくありませんね。
   
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2015年5月16日 (土)

型番や商品名などを、ワイルドカードを使って抽出したい

Excelの表から必要なデータだけを抽出するのに役立つのが、おなじみのフィルター機能(2003以前のエクセルでは「オートフィルター」機能)です。
前回に引き続き、今回も知っておくと便利なフィルターのちょっとした技をご紹介します。
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2015年5月11日 (月)

フィルター機能で平均値より大きいデータだけを抽出したい

Excelの表から必要なデータだけを抽出するのに役立つのが、おなじみのフィルター機能(2003以前のエクセルでは「オートフィルター」機能)です。
「『A』という商品名のデータだけを表示させる」「金額が20万円以上のデータだけに絞り込む」といった基本的な使い方以外にも、さまざまな使い方があります。
    
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2015年4月27日 (月)

ファイルの一部だけハイフネーションを無効にしたい

今日も引き続き、ハイフネーションの話です。
ハイフネーションの基本的な設定方法については、前回の記事を参考にしてください。
Wordで英文を入力するときに、しばしばハイフネーションを利用します。
「ハイフネーション」を有効にすると、長い単語が行末に来た場合には、途中に自動的にハイフンが入力され、2行にまたがって表示されるようになります。
ところで、このハイフネーションの設定単位はファイル全体です。そう、有効にすると、ファイル全体に自動で適用されるのです。でも一部分だけをハイフネーションの対象外にしたいこともありますね。
   
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2015年4月22日 (水)

英文が続く行の中で、単語間の空きを均等にしたい(ハイフネーション)

今日は、Wordで英文を入力するときに、知っておきたい現象についてお話しします。
英文を入力するときは、単語と単語の間には、半角のスペースを入れますね。
ところが、Wordの画面や印刷物では、下の画像の赤字部分のような長い単語が入りきらずに次の行の先頭にまるごと送られると、その上の行では、単語間のスペースが、他の行に比べて大きく空いてしまうことになります。
下の画像では、赤い下線を引いた行では、単語と単語の間の空きが、明らかにほかの行よりも大きいのがわかりますね。
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2015年4月17日 (金)

文書の中で正しい日本語を使えているかどうかをチェックしたい

春は新生活がスタートする季節ですね。
この時期になると、電車の中や街中でも新入社員らしいスーツ姿の人たちをよく見るようになります。
就職活動や内定を通じて、学生の皆さんは、公的な手紙を書く機会が増えるのではないでしょうか。OBやOGに向けて、また内定先の職場の担当者に向けて、問い合わせやお礼の文書をしたためた経験は、どなたもあることと思います。
そんなオフィシャルな文章の中で、自分の書いている言葉づかいや表現が気になったことはありませんか。もちろん肝心なのは内容ですが、日本語として誤った表現をしていては、信用するものもされなくなってしまいますね。
こんなとき、ワードなら、特に何もしなくても、入力と同時に日本語チェックをしてくれることをご存知でしょうか。
   
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2015年4月 9日 (木)

ドラッグ途中でマウスから手を離してしまった

Wordで文章を範囲選択するときに、タイミング悪く途中でマウスから手が離れてしまったことはないでしょうか。
あと数文字というところで範囲指定が終わっているようなときは、悔しい思いをしますね。
その部分だけ改めてドラッグすると、最初に選んであった部分が選択解除されてしまいます。かといって、もう一度、最初からドラッグし直すのも面倒なものです。
   
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2015年3月24日 (火)

「文字列の折り返し」が「行内」以外の形式で図を挿入したい

文章が入力されたウィンドウにクリップアートやデジカメの画像を挿入すると、初期設定では「文字列の折り返し」が「行内」の配置になります。
ところが、ビジネスをはじめとする文書中でよく使われる配置は、下図のように画像の周囲を四角く余白を取って文字を回り込ませる「四角」ではないかと思います。
 
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2015年3月18日 (水)

無料のテンプレートをダウンロードしたい

WordやExcel、PowerPointで使える無料のテンプレートを、もっと欲しいと思ったことはありませんか。
マイクロソフトが運営する「マイクロソフトオフィス活用総合サイト」では、学校、ご家庭、職場などさまざまな環境で使うことのできるテンプレートをダウンロードすることができます。
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2015年3月16日 (月)

Wordで貼り付け後に表示されるスマートタグが邪魔になる

Wordで文字を「コピー&ペースト」すると、貼り付けた内容の右下にスマートタグが表示されますね。
これは「貼り付けのオプション」というボタンで、ここをクリックすると、貼り付けるデータの形式や見た目を変更することができるものです。
 
でも、単純に文字の入力に専念しているときのように、コピペの直後に表示されても、このボタンを別段使う必要がない場合も多いものです。
おまけに、ちょうど編集中の文章にかぶさるように表示されるので、下の行の文字がドラッグできず、私は正直、邪魔だなあと思うことも少なくありませんでした。
皆さんはいかがでしょうか。同じような経験はないでしょうか。
 
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2015年3月10日 (火)

Wordで気が付くと「上書きモード」になり、既存の文字が削除されてしまう

Wordで文章を編集している際に、気が付くと、カーソルより先の文字をどんどん削除していた経験はありませんか。これは、「上書きモード」になっていることが原因です。
 
文字の入力には、「挿入モード」と「上書きモード」の2種類があり、私たちが初期状態で利用しているのは「挿入モード」です。
これはキーボードから入力した文字が、カーソル位置に割り込むように入ってくる状態のこと。ご存じの通り、既存の文字は自動的に後ろへずれていきます。
一方、「上書きモード」とは、カーソルの右にある文字を1文字ずつ削除しながら新たな文字を入力する方法です。1文字入力すると1文字消えるわけですね。
 
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2015年2月26日 (木)

「入力した値が正しくない」と言われても、何を入力すればいいのか分からない

前回に引き続き、今回も入力規則の話です。
入力規則を設定すると、そのセルには、規則に合わないデータは入力できなくなります。
規則に合わないデータを入力しようとすると、「入力した値は正しくありません」というエラーメッセージが表示され、入力を中断されてしまうためです。
 
ところが、このメッセージだけでは、どういうデータを入力すれば正しいのかが分かりませんね。「データが正しくない」としか表示されないのですから。
入力規則を設定した本人ならいざ知らず、他のメンバーに入力を頼むときなどには、これでは不親切で、混乱のもとになります。
そこで、エラーメッセージの内容を、もっと具体的で対処が分かるものに変更しましょう。
 
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2015年2月24日 (火)

セルに入力できるコード番号の文字数を制限したい

社員番号、製品番号など、コード番号は桁が決められているものが多いですね。
これらを入力する際に、桁数を決めておき、それ以外の文字数の場合は入力を受け付けないようにしておくと、入力の間違いを防ぐことにもつながります。
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2015年2月18日 (水)

過去に入力したのと同じデータをマウスでクリックして楽に入力したい

Excelの表に入力する際、同じデータを繰り返し入力することが多い場合があります。
たとえば、同じコード番号などが何度も出てくる場合です。
前回ご紹介したように、「データの入力規則」という機能を使えば、ドロップダウンリストから選択肢を選んで入力する仕組みを作ることができます。
でも、この機能は準備がちょっと面倒であることと、「データの入力規則」を設定してしまうと、選択肢にはないデータは入力できなくなってしまうデメリットもあるのです。
   
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2015年2月 9日 (月)

マウスで選択できるアンケートの回答欄をExcelで作りたい

Excelには、計算以外にも便利な機能がたくさんあります。集計や分析とは関係のない書類をExcelで作る場合が多いのもそのためです。今日はそんな例を一つご紹介しましょう。
表示された選択肢からマウスでクリックするだけで選ぶことのできるアンケート用紙を作ってみませんか。
   
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2015年1月26日 (月)

ExcelのシートをPDFに変換すると、シートの一部しか表示されない

Excelで作成した表をPDFに変換すると、初期設定では、現在選択されているシート全体がPDFデータに変換されます。
ところが、シートの一部だけしかPDFには表示されていなかった、という経験はないでしょうか?ちょうど下の図のような具合です。
   
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2015年1月22日 (木)

ワークシートの内容を改ざんされたくない

Excelで作成した表の内容を勝手に変更されたくないと考えたことはありませんか。
たとえば、請求書や納品書などの帳票類は、今ではExcelで作成することがほとんどでしょう。プリントアウトではなく、何かの事情で、先方にファイルを渡す場合があったとします。このようなときは、内容を改ざんされないように注意を払う必要がありますね。
 
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2015年1月16日 (金)

Word文書内の特定の記述にすばやくジャンプしたい(ハイパーリンク)

マニュアルやレポートなど、Wordで長文の文書を作成する機会は決して少なくありません。
同じファイル内で、関連の記述部分にすばやく移動できる仕組みを作りたいと思ったことはありませんか?これは、ハイパーリンクで実現できます。
ハイパーリンクは、文字などをクリックするだけで特定の対象にジャンプする機能です。私たちが普段、インターネットを見るときに行っているネットサーフィンを思い出していただくとわかりやすいでしょう。
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2015年1月13日 (火)

Word文書内の特定の記述にすばやくジャンプしたい(ブックマーク)

2015年になって初めての投稿ですね。
今年もオフィスの役立つ機能や使い方をたくさんご紹介していきます。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

Wordではマニュアルなどの長文の文書を作成する機会もあります。
よく参照する関連の記述などにすばやくカーソルを移動したいと思ったことはありませんか?
このような場合は、移動したい記述部分に「ブックマーク」を設定するとよいでしょう。
 
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2014年12月22日 (月)

中綴じの冊子をWordで作りたい(2)

前回の記事の続きです。
未読の方はこちらから先にご覧ください。
  
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2014年12月20日 (土)

中綴じの冊子をWordで作りたい(1)

先日、中央部分をホチキスで止めた、いわゆる中綴じ印刷の冊子を作る機会がありました。
その時、初めてWordでこれを作ってみたのですが、予想以上のできばえに我ながら嬉しくなってしまいました。
 
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2014年12月15日 (月)

表の列幅を既存の表と揃えたい(列幅の貼り付け)

Excelで複数の表を左右に並べて作成したとき、片方の表の列幅をもう片方の表にも同じように設定したいと思ったことはありませんか?
このようなときは、列幅を個別に変更しなくても、一発で表全体を揃える方法があるのです。今日はそれをご紹介します。
 
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2014年12月 5日 (金)

セルに入力した数式をうっかり削除しないようにしたい

Excelでは、中の数値だけを変更して、同じ表を使い回す場面は多いものです。
セルに入力した内容をクリアして新たなデータを入力する際には、セルに設定した計算式をうっかり削除しないように注意が必要ですね。
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2014年11月29日 (土)

表をコピーすると列の幅が変わってしまう

Excelでは、表をコピーして別のセルに貼り付けすると、貼り付け先のセルの幅はそのまま変えずに貼り付けが実行されます。そのため、元の表では正しく表示されていた数字が、貼り付け先のセルでは、幅が足りないために正常に表示されなかったというトラブルがしばしば起こります。皆さんもご経験はないでしょうか?
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2014年11月21日 (金)

図形の枠線や塗りつぶしの書式を別の図形にもコピーしたい

WordやPowerPointで略図などを描く時には「図形」機能を利用します。
「挿入」タブの「図形」ボタンをクリックすると、四角形や円、矢印といったあらかじめ用意された図形を描画することができますね。
描いた図形は、「書式」タブの「図形の塗りつぶし」ボタンや「図形の枠線」ボタンを使用して、色や枠線の書式を後から個別に変更することもできます。
ところで、特定の図形の書式を別の図形にも同じように設定したいことはありませんか?こんな時、皆さんはどのように操作されているでしょうか。
 
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2014年11月14日 (金)

複数の条件に合うデータを合計する(SUMIFS関数)

前回、SUMIF関数の使い方をご紹介しましたが、SUMIF関数で指定できる条件は一つだけです。
合計を求めたいデータの条件が複数になった場合は、SUMIFS関数を使いましょう。
たとえば、日々の売上などを入力した表から、商品名と担当者名の両方を指定して、そのどちらにも当てはまる売上データの金額を集計したいといった場合に使用します。
下の例では、A列からF列にパソコン講座の申込データを入力した表があります。この表に入力されたデータから、N列の講座名とO列の時間帯の両方の条件を満たすデータを探してその人数を合計してみましょう。
  
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2014年11月10日 (月)

条件に合うデータだけを合計する(SUMIF関数)

日々の売上などを入力した表から、商品別や担当者別に金額を集計したいと思ったことはありませんか。
たとえば下の例では、A列からE列にパソコン講座の申込データを入力した表を作成し、H列からK列には、講座の一覧表を別に作っています。ここで、K列に、それぞれの講座の申込人数の合計を求めるとしましょう。
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2014年10月28日 (火)

COUNT関数とCOUNTA関数の使い分けを知りたい

セルの個数を「数える」には、COUNT系の関数を使いますが、その代表例がCOUNT関数とCOUNTA関数の2つです。皆さんは両者の使い分けを正確にご存じでしょうか?
COUNT関数は、指定したセル範囲の中で、数値が入力されたセルの個数がいくつになるかを求める関数です。文字データが入力されたセルは除外されます。一方、COUNTA関数は、文字・数値に関係なく、空欄以外の何らかのデータが入力されたセルの個数を数える働きをします。
今回は、下のような実例を挙げて、COUNT関数とCOUNTA関数の違いを見てみましょう。
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2014年10月26日 (日)

「仕事でよく使うExcel関数」トップテンを発表します!

当ブログの運営元であるaotenでは、2014年8月27日から9月17日までの間、「仕事でよく使うExcel関数は? つぶやき大募集」キャンペーンを実施しました。
これは、皆さんに業務で使う機会の多いExcel関数の名前をツイッターで呟いてもらおうという企画です。
さて、その結果が先日こちらのページで公開されました。ビジネスパーソンには、常日頃どの関数が多く利用されているのか興味深いところですね。結果についてこちらでも少しご紹介します。

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2014年10月14日 (火)

Wordで特定の人のコメントだけを一括削除したい

Wordで作成した文書には、複数のメンバーでファイルを回覧した際、コメントを自由につけることができます。こうしてもらったコメントは、画面上ではメンバーごとに色分けして表示されますね。
目を通した後、不要になったコメントを削除するには、コメント上で右クリックし、表示されるショートカットメニューから「コメントの削除」を選択します。
ところで、特定のメンバーのコメントを一度に削除したいと思ったことはないでしょうか。
 
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2014年10月10日 (金)

Excelで特定列のコメントをまとめて削除したい

Excelで、セルに注意書きなどを残したいときに役立つのがコメント機能ですね。
Excelのコメントは、セルを右クリックして表示されるショートカットメニューからひととおりの操作ができます。新規に追加するときは、セルを右クリックして、「コメントの挿入」、コメントを編集するには、「コメントの編集」、削除する際は「コメントの削除」というふうに操作するわけですね。
ところが、右クリックしてこれらのショートカットメニューが表示されるのは、あくまでもセル単位で選択した場合です。
下の図のように、特定の列に多数のコメントが含まれていて、それらを一度に削除したい場合は、右クリックは使えません。
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2014年9月30日 (火)

よく似たファイルを編集するときにひと目で区別できるようにしたい

Wordでよく似ている文書ファイルを同時に開き、並べて表示したり、ウィンドウを切り替えたりしながら、編集作業をする機会は多いものです。こんなとき、ふと気が付くと、本来の作業対象とは違う方のファイルを編集してしまっていた経験はないでしょうか。

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2014年9月25日 (木)

セクションごとに別々のヘッダー・フッターを設定したい

前回は、セクション区切りについて紹介しました。
Wordでは、あらかじめセクション区切りを挿入して、ファイルを複数のセクションに分けておけば、段組み、用紙サイズ、紙の向き、ヘッダー・フッターの種類などのページ書式を、セクションごとに違う設定にすることができるのです。
今回は、セクションごとにヘッダー・フッターの種類を別々に設定する方法をご紹介します。
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2014年9月17日 (水)

ファイル内の一部のページだけ用紙サイズを変更したい

「A4サイズで作成している文書内で、一部のページだけB5で印刷したいんだけど…」
以前、講習会の席で、ユーザーの方のそんな要望を耳にしたことがあります。
Wordでは、用紙サイズや紙の置き方は、一度設定するとファイル全体に適用されます。
一部のページだけ別サイズの用紙に印刷するなんてことは、できそうもないように思いますね。ところが、これは「セクション」という機能を利用すれば、設定可能なのです。
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2014年8月15日 (金)

左右に広がる横棒グラフ(バタフライチャート)を作成したい(4)

4回に分けてバタフライチャートを作成する手順を紹介しています。今回は最終回です。
操作はこちらから続いていますので、順番にご覧ください。
こちらではPowerPointでグラフを作成する手順をご紹介していますが、ほぼ同様の手順でExcelでも作成は可能です。
 
なお、今回はいよいよ最終回。作成途中のバタフライチャートを下の図のように完成させましょう。
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2014年8月14日 (木)

左右に広がる横棒グラフ(バタフライチャート)を作成したい(3)

4回に分けてバタフライチャートを作成する手順を紹介しています。今回は3回目です。
操作はこちらから続いていますので、順番にご覧ください。
こちらではPowerPointでグラフを作成する手順をご紹介していますが、ほぼ同様の手順でExcelでも作成は可能です。
なお、今回は、作成途中のバタフライチャートを下の図のように整えるところまでの手順を紹介します。

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2014年8月11日 (月)

左右に広がる横棒グラフ(バタフライチャート)を作成したい(2)

4回に分けてバタフライチャートを作成する手順を紹介しています。今回は2回目です。
操作はこちらから続いていますので、順番にご覧ください。
こちらではPowerPointでグラフを作成する手順をご紹介していますが、ほぼ同様の手順でExcelでも作成は可能です。

なお、今回は、作成途中のバタフライチャートを下の図のように整えるところまで紹介します。

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2014年8月 7日 (木)

左右に広がる横棒グラフ(バタフライチャート)を作成したい(1)

アンケートの結果などを表示する際にはよく、横棒グラフが利用されますね。横棒グラフには、項目名を横書きで表せるので、長い文字列を無理なく読んでもらえる特徴があります。
 
この横棒グラフ、比較対象が2つの場合には、下の図のように、中央から左右に広がる形で表すと、数量の対比が明確になります。こういった形のグラフを、蝶が羽根を広げているような形になることから「バタフライチャート」と呼びます。
 
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2014年7月22日 (火)

PowerPointの初期画面でアウトラインタブが表示されるようにしたい

PowerPointの標準表示モードでは、画面左側で「スライド」タブと「アウトライン」タブを切り替えて利用しますね。通常はスライドのサムネイルが並ぶ「スライド」タブになっており、スライドの作成や箇条書きの編集に「アウトライン」タブを利用する場合は、タブを切り替えてから操作します。
ところが、アウトラインタブを使うことの多い人なら、最初からアウトラインタブが表示された状態でファイルが開くと便利ですね。

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2014年7月17日 (木)

スライドショー終了時に「インク注釈を保持しますか」と聞かれないようにしたい

PowerPointのスライドショーでは、ペン機能を利用すると、参加者の注意を促すのに役立ちます。スライド中の見てほしい箇所をペンで囲む、といった使い方をするわけですね。
ところが、ペンを利用すると、スライドショー終了の黒い画面が出たときに、「インク注釈を保持しますか」というメッセージが表示されます。
この「インク注釈」という聞きなれない言葉は、ペン機能で描いた線などの図形を差します。ここで、「保持」ボタンを選ぶと、スライドショー中に描いた線をスライドに残すことため、それを確認してくるわけですね。

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2014年7月16日 (水)

特定の範囲内のセルだけを対象に検索・置換したい

Excelで検索や置換を実行すると、初期設定では、シート全体が対象になります。したがって、「すべて置換」ボタンを使って一括置換をすると、指定したデータが入力されたセルであれば、無条件にシート内にあるすべてのセルが置き換わってしまうわけですね。
ところが、実際の業務などでは、同じデータが入力されていても、一部のセル範囲だけを対象に置き換えたいと思う事が多いものです。
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2014年7月10日 (木)

Excelで検索する際、他シートの内容も一度に検索したい

Excelで検索機能を実行すると、初期設定では、現在アクティブになっているシートだけを対象に検索が実行されます。複数のシートがあるファイル内で、シートを超えて一度に検索を実行したいと思ったことはないでしょうか。

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2014年6月27日 (金)

セルに表示された文字が検索されない

Excelの検索機能には、さまざまなオプション設定があり、検索を自由に使いこなすには、これらの設定を頭に入れておくことが大切です。
たとえば、シートを見渡すと明らかに存在している語句なのに、検索を実行すると見つからなかったという経験はないでしょうか?
ちょうど下の図のような場合です。
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2014年6月20日 (金)

同じ言葉を繰り返し使っていないかどうかをチェックしたい

文章中に同様の表現が繰り返し出てくると、稚拙な印象を与えることがありますね。ひとつの内容を説明するにも、できるだけ多様な言葉を使いたいものです。
このような、Wordで作成した文書内で、特定の言葉が何度も使われているかどうかを調べたいときに、ナビゲーションウィンドウを使った検索機能が役立ちます。
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2014年6月17日 (火)

ショートカットキーで検索を実行しても、「検索と置換」ダイアログボックスが開かない

Wordで検索を実行するショートカットキーは「Ctrl」+「F」キーです。
2003までのWordでは、「Ctrl」キーを押しながら「F」キーを押すと、「検索と置換」ダイアログボックスの「検索」タブが表示されました。
ところが、Word2007以降は、検索機能の仕様が変わったため、同じショートカットキーを押すと、ウィンドウの左側に「ナビゲーションウィンドウ」と呼ばれる検索欄が表示されるようになりました。
このナビゲーションウィンドウは、それはそれで便利なのですが、従来のダイアログボックスに慣れている方は、そちらで検索をしたいと思うこともあるでしょう。
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2014年6月 9日 (月)

大きな表の上下左右の端にすばやく移動したい

Excelで行数や列数の多い表を操作していると、移動に手間取ることが多くなりますね。シートで頻繁にスクロールをしなければならず、まどろっこしい思いをした経験はないでしょうか。
現在選択しているセルの位置から、その表の上下左右の端にすばやくジャンプする方法を知っておくと、さまざまな操作のスピードアップにつながります。
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2014年5月27日 (火)

SmartArt内の図形を変更したい

概念図やチャートなどに便利なのがSmartArtです。SmartArtを使うと見栄えのする図版がすばやく作成できますね。
このSmartArtの中で、一部の図形だけ種類を変更したいと思ったことはありませんか?
たとえば、図版の中で特定の部分を強調したい場合、その部分の図形をより目立つ種類に変更すると有効です。
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2014年5月23日 (金)

すでに入力済みの文字をワードアートに変換したい

文章の小見出しなどを、インパクトのある文字で見せるには、ワードアートが役立ちます。ワードアートを利用すれば、あらかじめ配色や影、立体効果などが設定された見栄えのするタイトルがすばやく完成します。
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◎ワードアートに変換したタイトル↓
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2014年5月21日 (水)

入力済みの文章をテキストボックスに変更したい

すでに入力された文字をテキストボックスにしたいと思ったことはないでしょうか。
こんなときに、真っ先に思いつく方法としては、先に空のテキストボックスを描画しておいてから、対象となる文章を選択して「切り取り」を実行し、次に、先ほどのテキストボックスを選択して、「貼り付け」を実行する操作があります。
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 ◎縦書きのテキストボックスに変換しました↓
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2014年5月13日 (火)

Word2013で、段組みに設定した脚注が分かれて表示されてしまう

Word2013では、従来のWordとは、脚注文章のレイアウトの仕方が変更されています。
2段組みなど、段組みを設定した文章の中に脚注を挿入すると、脚注の文章の部分もその段組みと同じ列幅で表示されるため、下の写真のように、間に不自然な空きができてしまうのです。
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2014年4月29日 (火)

各段落で使用しているスタイル名を左端に一覧表示したい

長文の文書で書式を整えるには、スタイルが役立ちます。「見出し1」「見出し2」のようなスタイルにタイトルとして見栄えのする書式を設定しておけば、そのスタイルを段落に適用するだけで、書式の設定と統一が簡単に行えるからですね。
ところが、どの段落にどのスタイルが設定されているかを確認するには、いちいちその段落を選択して「ホーム」タブの「スタイル」グループで確かめなければなりません。
各段落のスタイル名を普段から見える状態にしておきたいと思ったことはないでしょうか。

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2014年4月26日 (土)

現在のフッターをそのまま残し、ページ番号だけを追加したい

ページ番号は通常、フッター部分に印刷しますね。Wordの文書でページ番号の指定をするには、「挿入」タブ(または「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブ)の「ヘッダーとフッター」グループにある「ページ番号」ボタンから操作するのが一般的です。
ところが、すでに設定済みのフッターがある場合は、不用意にページ番号を指定すると、既存のフッターがリセットされてしまうことがあります。
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2014年4月 7日 (月)

奇数ページと偶数ページで異なるヘッダー・フッターを設定したい

今日は、両面印刷してホッチキスで片側を綴じる本形式の文書を作成する機会の多い方にご紹介したいテクニックです。
冊子になった文書を開くと、見開きのページでヘッダーやフッターが左右対称になるようにデザインされたものがありますね。こんなヘッダー・フッターの設定方法を知りたいと思ったことはありませんか?

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2014年4月 2日 (水)

Wordでハイパーリンクをまとめて解除したい

インターネット上の文章を、資料としてコピーし、Wordの文書に貼り付けをすると、Webで設定されていたハイパーリンクが一緒に貼り付けされてしまいます。
こういった不要なハイパーリンクをまとめて削除し、普通の文字に戻す方法を知りたいと思ったことはありませんか?

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2014年3月31日 (月)

互換性をバージョンごとに確認したい

WordやExcelなどのファイルを別の人に渡す場合、相手方のソフトのバージョンが古いと、先方のソフトで開いた時に、一部の機能が使えなくなったり、見た目が変更されることがありますね。これは、新しいバージョンのWordやExcelに搭載された新機能が、古いバージョンのソフトに対応していないためです。
作成中のファイルの互換性を事前に確認するには、「互換性チェック」機能が便利です。

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ただし、この「互換性チェック」機能は初期設定のまま利用すると、かなり古いバージョンである「97から2003」形式で保存した場合を基準にして、チェックの結果を表示します。
ところが、最近では、バージョン2003以前のオフィスを利用する機会はだいぶ減ってきました。ここまで古いバージョンとの互換性を確認する必要がない場合も多くなってきています。
たとえば、自分の使っているオフィスが2013で、先方の使用するバージョンが2007や2010である場合は、2007以降のバージョンだけを対象にした互換性チェックを行いたいですね。
今日はそういった場合の方法をご紹介します。

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2014年3月19日 (水)

1列おきに色を付けて、表に縦縞模様を設定したい

前回、行数の多い表に1行おきに色を付け、横縞模様を設定する方法を紹介しました。
横に長い表の場合は、1列おきにセルを塗りつぶして縦の縞模様になるようにしたいこともありますね。

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2014年3月17日 (月)

1行おきに色を付けて、表に横縞模様を設定したい

行数の多い表では、1行おきに色を付けて、横縞模様を設定すると、表の内容を目で追いやすくなりますね。

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2014年3月 3日 (月)

クイックアクセスツールバーのボタンが遠くて選択しづらい

「クイックアクセスツールバー」とは、リボンの左上に表示された小さなボタンの並ぶ領域のことです。ここには、「上書き保存」「元に戻す」などのボタンが表示されていますが、必要に応じて、自分でよく使う機能のボタンを追加表示することもできます。ここにボタンを追加しておくと、リボンのタブを切り替えなくてもすぐに機能を実行できるので、効率アップにつながります。
ところが、このクイックアクセスツールバーは画面の端に表示されるため、ボタンを選択するのに遠くまでマウスを動かす必要がありますね。もっと手近な場所にあればいいのにと思ったことはないでしょうか。

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2014年2月27日 (木)

「オプション」ダイアログボックスをボタンひとつですばやく開きたい

Word、Excel、PowerPointなどで、アプリケーション自体の設定を変更する際に利用するのが「オプション」ダイアログボックスです。
2010以降のバージョンのOfficeで、「オプション」ダイアログボックスを開くには、「ファイル」タブをクリックし、「オプション」をクリックします。
でも、頻繁にダイアログボックスを開く場合は、もっとすばやい操作で表示できるようにしておきたいものです。

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2014年2月18日 (火)

表紙と裏表紙をセットでWord文書に追加したい

冊子として仕上げたい長文のレポートなどには、表紙を付けると見栄えがします。
バージョン2007以降のWordには、クリックひとつできれいな表紙を追加する機能が装備されているので、これをお使いの方も多いことと思います。
それでは、文書の末尾に裏表紙を追加する方法はご存知でしょうか。

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2014年2月13日 (木)

セルに設定した書式を一度にすべて解除したい

前回、Wordファイルにおいて、設定した書式を一発解除して初期値に戻す機能をご紹介しました。同じことがExcelでもできないかと思ったら…ちゃんとありました!
ということで、今回は、Excelでセルに設定した書式を一括で解除する方法をご説明します。

下の画面の赤い枠で囲んだ部分のセルには、セルに罫線、塗りつぶしの色、フォントやフォントサイズなどの文字書式、中央揃えの配置などが設定されています。
これらの書式を一度の操作で解除するには、「書式のクリア」を利用します。

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2014年2月12日 (水)

Wordで書式を一括で解除したい

Wordの初期設定では、入力する文字のフォントは「MS明朝」、フォントサイズは「10.5ポイント」となり、段落は「両端揃え」で配置されます。これに自分で書式を適宜変更して、文書を作成するわけですが、何かの理由で設定した書式を初期状態に戻したいと思ったことはないでしょうか。

文字や段落に設定した書式を初期設定の状態に戻すには、本来、ひとつひとつの書式を個別に解除する必要があります。しかし、これは時間もかかり、面倒な作業です。

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2014年1月30日 (木)

PowerPointスライドに残ったペンの跡を一括削除したい

スライドショー実行中に重要な箇所を強調するには、ペン機能を有効にして、注目させたい箇所を囲むなどすれば、見ている人の注意を促すことができますね。
ところが、マウスでドラッグした線がスライドに残ってしまって、困った経験はないでしょうか?

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2014年1月26日 (日)

PowerPointスライドのノートを一括削除したい

PowerPointでは、「ノート」機能を使うと、プレゼンテーション本番で話す内容のメモをスライドごとに入力できます。これは、下の画面のように、標準表示モードで下に表示される領域(ノートペイン)に入力します。

このノートペインに入力した内容は、PowerPointファイルを開いたときに誰でも見ることができます。したがって、客先などにプレゼンテーションファイルを送付するときは、うっかり内部的な情報をノートに入力したままファイルを送らないよう、十分な注意が必要になります。
一般的には、他者に渡すプレゼンテーションファイルからは、ノートの内容をすべて削除することをお勧めします。

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2014年1月22日 (水)

Wordでウィンドウを整列すると上下に並んでしまう

複数のウィンドウを同時に表示して編集作業をするときに役立つのが、「表示」タブの「ウィンドウ」グループにある「整列」機能です。
この整列機能は、WordとExcelの両方に用意されています。お使いの方も多いことと思います。ところが、ExcelとWordでは、少し機能が違うのです。

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2014年1月 8日 (水)

複数のファイルを並べて同時にスクロールしながら作業したい

新しい年が始まり、当ブログも8年目に突入しました。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

2014年最初の記事では、作業中の画面のスクロール操作についての便利技を紹介します。
複数のファイルを同時に見ながら編集作業をする場面は多いものですね。
同じレイアウトのファイルをチェックする作業などでは、このとき、両方の画面が一緒にスクロールできると目で追う作業が、格段に楽になります。

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2013年12月24日 (火)

別ファイルの内容をまるごとコピーしたい

Wordで文書を作成していると、入力作業などを複数のファイルに分けて分担することがありますね。作業が終了したファイルを最後に1つのファイルにまとめる際、皆さんはどのように操作されているでしょうか。

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2013年12月19日 (木)

数字の「1」と入力すると「1月1日」や「1900/1/1」と日付に変わってしまう

前回は「1-1」と入力すると、「1月1日」のように日付の表示形式が設定されてしまうトラブルについて紹介しました。
ところが、ただ数字の「1」と入力しただけで、同様に「1月1日」や「1900/1/1」のように日付になってしまうこともあります。

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2013年12月17日 (火)

「1-1」などと入力すると「1月1日」と日付に変わってしまう

よく「1年1組」を表す時に、「1-1」のようにハイフンで学年と組を区切って表示することがありますね。
ところが、Excelでは、セルに「1-1」と入力すると、「Enter」キーを押して確定したときに「1月1日」と表示されてしまうのです。
いきなり日付が表示されて、驚いた経験をお持ちの方もいらっしゃることと思います。

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2013年12月 9日 (月)

段落番号が「1」に戻ってしまった

箇条書きの項目に番号を付けて表すには、「段落番号」を設定します。
通常、同じ文書の中では、自動的に「1」「2」「3」のように、順番に連番になりますが、編集の作業をしているうちに、ふとした拍子に途中から「1」に戻ってしまうことがありますね。

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2013年11月30日 (土)

緑色のエラーチェックオプションをセルに表示させたくない

Excelでは、数値データの先頭に「‘」(シングルクォーテーション)を付けて入力すると、文字列として数字を入力できます。
ところが、この方法で入力したデータは、セルの左上に緑色のマークが表示されますね。
これはエラーチェックオプションといい、セルに入力された値が何らかのエラーを含むのではないかという警告のマークです。

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2013年11月22日 (金)

任意のタブ位置がおかしくなった

今日はWordのタブ機能のトラブルを紹介します。
タブを設定すると、文字位置を文の途中で任意の位置に揃えることができますね。
Wordの文書で、何も設定を変更していないはずなのに、気が付くと、以前に設定しておいたタブ位置が変わっていて、揃っていたはずの文字がばらばらになってしまっていたという経験はないでしょうか?

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これは、ルーラー上でうっかりクリックして、タブマーカーを増やしてしまっている可能性があります。

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2013年11月19日 (火)

画像を最初から「四角」や「外周」で挿入したい

Wordで画像を文書に挿入すると、初期設定では「文字列の折り返し」が「行内」になります。

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「行内」というのは、画像を文字と同じように扱う配置方法で、カーソル位置に画像が割りこんできます。ちょうど文章の途中に、特大サイズの文字が1つ入っているのを想像してみると、状態がよくわかります。

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2013年11月 7日 (木)

設定したタブ位置をすばやく削除したい

Wordのタブ機能を使うと、文の途中で、文字の位置を揃えることができます。
下の図の例のように、項目と項目の間を離して、内容を見やすく示したい時に使うと有効ですね。
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2013年10月25日 (金)

「外周」や「内部」で文字が回り込む位置を微調整したい

「文字列の折り返し」を「外周」や「内部」に設定すると、クリップアートの形に沿って文字が配置されます。
ところで、このとき、文字が折り返される位置を部分的に変更したいと思ったことはないでしょうか。下の絵を例にとると、人の頭の上に少し空きがありますが、ここにも文字が来るようにしたい場合です。

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2013年10月23日 (水)

「文字列の折り返し」で「外周」「内部」「四角」の使い分けがわからない

クリップアートを文章の間に挿入する際、「文字列の折り返し」を設定して、文章をイラストの周囲に体裁よく配置します。イラストのすぐ近くまで文字を表示させるタイプの配置には、「四角」「外周」「内部」の3種類があります。今日は、この使い分けについて紹介します。
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2013年10月14日 (月)

印刷を人に頼んだ際に、ファイルの中身をうっかり変更されたくない

最近、聞いた失敗談にこんなものがありました。
自分で作成した資料の印刷を他の人に頼んだ際のことです。印刷を頼まれた人がうっかりキーボードを触ってしまったらしく、文面に意味不明の文字が入力された状態のまま、大量に印刷をかけてしまったというものでした。
無意識に編集してしまうトラブルというのは大いにありうる話ですね。
特に、大量の資料の印刷を人に依頼する機会の多い方は、予防策を取っておいても損はないかと思います。
このような失敗を未然に防ぐには、ファイルを「最終版」に設定するとよいでしょう。

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2013年10月 7日 (月)

文章を画像の左右どちらかだけに回り込ませたい

文章にクリップアートや画像を挿入した場合、テキストを図の周囲に回りませるには、「文字列の折り返し」機能を利用します。
たとえば、画像の上で右クリックし、「文字列の折り返し」→「四角」と選択すると、図の周囲に四角く余白を取って文字が回り込むように配置されます。

ところが、図の位置が端でない場合は、左右の両方の空きに文字が入るため、読みづらくなってしまいますね。文字を左か右かどちらかだけに表示させ、片側は空きのままにしておくにはどうすればよいのでしょうか?

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2013年9月24日 (火)

売上や点数が平均より高い数字を目立たせたい

Excelには、「条件付き書式」という機能があります。これは、特定の条件を満たすセルだけを対象に、塗りつぶしやフォントの色といった書式を設定する機能です。この条件付き書式を利用すると、シート内の重要なデータを目立たせて、見落としのないようにすることができるメリットがあります。
ところで、その条件付き書式ですが、2007以降のバージョンでは、設定できる条件の幅が広がりました。実にさまざまな内容を、すばやく条件指定できるようになっているのです。
この中に、売上金額やテストの点数など、数値データのランキングをもとにした条件があります。

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2013年9月17日 (火)

横長の表が入るページだけ用紙の向きを横にしたい

Wordで文書を作っているときに、一部のページだけ用紙の向きや用紙サイズを変えたいと思った経験はないでしょうか。たとえば、用紙を縦置きにした文書の中で、横長の表が入るページだけ用紙の向きを横にするといった具合です。

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2013年9月15日 (日)

文字のベースラインを上下中央に揃えたい

文字の上下の配置を揃える位置を「ベースライン」といいます。
Wordでは、横書きで入力した文章の文字は、下端で揃えて配置されます。通常の文章などはそれが読みやすいのですが、タイトルなどで、さまざまな大きさの文字を混在させてアクセントをつけようとした場合、上下の位置を中央に揃えた方が美しい仕上がりになります。
ベースラインを変更するにはどのようにすればいいでしょうか。

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2013年9月 3日 (火)

段組みの文章を切りのよいところで改段したい

Wordで文章の途中に段組みを設定したときに、下の画像のように、中途半端に1,2行文章が余ってしまうことがありますね。小見出しなど切りのよい箇所で次の段に切り替えたいと思ったことはないでしょうか。

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2013年8月31日 (土)

4段以上の段組みに設定したい

Wordには「段組み」という機能があります。
2段組みや3段組になった資料を見かけたことはありませんか。雑誌のようなレイアウトも段組みを利用すると簡単に作ることができます。

段組みを設定するには、「ページレイアウト」タブの「段組み」ボタンを利用します。Wordでは11段までの段組みを設定することが可能です。
ところが、このボタンをクリックすると、「2段組み」や「3段組み」は選択肢がありますが、4段以上の段組みにする項目はありませんね。

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2013年8月26日 (月)

スペース位置で単語が2行に分割されないようにしたい

「Microsoft Office」「Word 2013」といった半角アルファベットで入力した単語が行末に来た場合、スペースの位置で2行に分かれてしまうことがありますね。
固有名詞などを常に同じ行に収めて表示したい場合は、「改行されないスペース」を利用するとよいでしょう。
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2013年8月17日 (土)

Excelで表の背景に画像を表示したい

パンフレットなどを作成する場合、Excelで作成した表の背景に画像を表示すると、見栄えのする表になりますね。
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図形機能を利用すると、表の文字の背面に写真を入れることができます。今日はその方法を紹介しましょう。

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2013年8月 6日 (火)

「最近使用したファイル」欄にファイルを常に表示させたい

ファイルを開くときに、「最近使用したファイル」欄から開いている方は、少なくないことと思います。「最近使用したファイル」には、そのアプリケーションソフトで開いたファイルの履歴が表示されます。表示された一覧からファイル名をクリックするだけで対象となるファイルを開くことができるので便利ですね。

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2013年7月26日 (金)

行区切りを一括で段落区切りに変換したい

PDFのファイルをWordに取り込んだとき、改行がすべて行区切りになってしまっていて困ったという声を聞いたことがあります。
「行区切り」というのは、「Shift」+「Enter」キーを押して入力される改行のことで、編集記号「↓」で表示されます。段落を新しく作らずに、行だけを改めたいときに使用します。

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2013年7月22日 (月)

Office 2013で「開く」「保存」時のダイアログボックスがすばやく表示されるようにしたい

Word2013、Excel2013、PowerPoint2013の初期設定では、ファイルを開く際、「ファイル」タブをクリックせずにショートカットキーを使った場合でも、まずBackstageビューが表示されます。2010までのバージョンでは、「Ctrl」+「O」を押すと「ファイルを開く」ダイアログボックスが直接表示されたので、この点は少々不便かもしれませんね。

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2013年7月 9日 (火)

Office 2013で既定の保存場所をSkyDriveからコンピューターに変更したい

Word2013、Excel2013、PowerPoint2013の初期設定では、「ファイル」タブで「名前を付けて保存」を選択したときに表示されるBackStageビューで、保存先に「SkyDrive」が選択されます。

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2013年7月 8日 (月)

Excel2013でグラフから一部の系列や項目を除外したい

Excel2013では、グラフの編集がこれまで以上に使いやすく改良されています。
一度作成したグラフから、一部の内容を取り除きたい場合、これまでのExcelでは、データの元範囲を変更する必要がありました。Excel2013では、これがクリック操作で簡単にできるようになりました。

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2013年6月25日 (火)

Wordで行末に入力したスペースが欄外にはみ出してしまう

Wordでは、入力したスペースが行の末尾に来ると、そのまま右余白にはみ出してしまいます。これを普通の文字と同じように、右インデントの位置で折り返して表示したいと思ったことはありませんか?

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2013年6月19日 (水)

Word2013でファイルを閉じる直前の編集箇所にジャンプしたい

途中まで作業していた編集の操作を再開する場合、上書き保存したファイルを開くと、まず、直前に操作していた箇所にカーソルを移動しなければなりません。これが煩わしいと思う人は少なくないでしょう。

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2013年6月11日 (火)

Word2013では、見出しの下の本文を折りたたんで表示できる

小見出しとその説明の文章を交互に入力したドキュメントでは、小見出しだけを表示して、本文は折りたたんだ状態で表示したいと思うことがありますね。

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2013年6月 7日 (金)

Powerpoint2013では、図形を等間隔でコピーできる

PowerPointのスライドに複数の図形を配置するとき、間隔を均等に空けると美しい仕上がりになりますね。ひととおり図形を描いた後で、「描画」ツールの「書式」タブをクリックし、「配置」グループの「配置」タブで「配置」ボタンの「左右に整列」「上下に整列」コマンドを使って間隔を揃えている人は多いことと思います。

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2013年5月30日 (木)

Word2013では、PDFファイルを編集できる

PDFデータを利用する場面はますます増えていますね。
これに対応すべくWordでは、2007以降のバージョンで、文書をPDF形式で保存できるようになりましたが、最新のWord2013では、さらに機能が改良され、既存のPDFファイルを開いて直接編集できるようになりました。
そのPDFの編集機能ですが、実際にどの程度使えるのか気になって試してみました。

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2013年5月24日 (金)

同じルビを複数個所にまとめて設定したい

Wordで文字に読み仮名を表示するには「ルビ」機能を使いますね。ところで、複数個所に出てくる同じ漢字に同じ読み仮名を振りたい場合は、一括して設定することができるのをご存知でしょうか。今日はその方法を紹介します。

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2013年5月16日 (木)

Word2013ではコメントがコンパクトに、階層表示できるようになった

Wordで作成した文書にメモを残したいときに役立つのがコメント機能ですね。
Word 2013では、このコメントに改良が加えられていたのも印象的でした。
まず、コメントを付けても画面がごちゃごちゃしないように工夫されている点に注目です。

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2013年4月23日 (火)

改行しても画像や図形が移動しないよう設定したい(Word2013)

以前からよく聞くWordのトラブルに、段落の手前で改行すると、その近くにある画像やクリップアート、図形などが一緒に下に動いてしまうというものがあります。
これは、画像、クリップアート、図形といったオブジェクトは「文字列の折り返し」を「行内」以外に設定すると、一番近いところにある段落にぶら下がるように位置づけられる仕組みになっているからなのです。文章などを移動したときに、関連の絵などがポツンと残されてしまうトラブルを防ぐための配慮なのですが、テキストの編集とは関係なく画像や図形の位置を移動しないようにしておきたい場合もありますね。

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2013年4月18日 (木)

Word2013では、余白や段落にぴったり揃えて図を配置できる(配置ガイド)

クリップアートや写真、図形などを文書に入れた際、ドラッグして配置を調整するのが一般的ですね。Word2013では、これらのオブジェクトを、余白や文章の先頭にぴったり揃えて配置できるようになりました。
操作はこれまでと同じように、普通にドラッグするだけでOKです。初期設定では、揃えるポイントに近づくと「配置ガイド」と呼ばれる黄緑色の補助線が自動的に表示され、その線に吸い付くようにオブジェクトが動きます。
「配置ガイド」で揃えることのできるポイントは次の3点です。
(1)余白の位置に揃える

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2013年4月12日 (金)

Word2013の表では、右クリックよりもすばやく行や列を挿入できる

今日は、Word2013を使って作業をしていたときに、「おお!これはすごい」と思った新機能の紹介です。

Wordの表には、後から行や列を自由に追加できます。
これまでのバージョンでは、挿入したい位置にある行や列を選択し、右クリックして表示されるショートカットメニューから、「挿入」→「上に行を挿入」のように選択するのが、一般的な方法でした。

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2013年4月 2日 (火)

Office 2013で、クリップアートの挿入ボタンが見当たらない

Word文書にイラストを入れたいときに便利なのがクリップアートですね。2010までのバージョンでは、「挿入」タブの「図」グループにある「クリップアート」ボタンをクリックすると、クリップアートを挿入することができました。
ところが、2013では、「挿入」タブの「図」グループから「クリップアート」ボタンが消えてしまっています。これに戸惑われた方も多いのではないでしょうか。

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2013年3月30日 (土)

Word2013で「透かし」や「ページ罫線」のボタンが見当たらない

社内文書に「社外秘」といった透かしを入れるには、「ページレイアウト」タブの「透かし」ボタンから操作します。また、見栄えのするチラシや張り紙を作る際に便利なページ罫線も、2007や2010のWordでは、「ページレイアウト」タブにボタンが置かれていました。ところが、これらのボタンが2013ではなくなっているのです。
でもご安心を。機能が削除されたわけではありません。ボタンの位置が移動しているのです。

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2013年3月19日 (火)

Excel2013では、セル範囲を選択するだけで合計が求められる

Excel2013で新しく追加された機能に「クイック分析」ボタンがあります。
これは、セル範囲を選択した直後に、右下に表示されるボタンのことです。
この「クイック分析」ボタンを利用すると、合計や平均といった集計結果を、リボンのタブをクリックするよりも素早く求めることができます。

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2013年3月15日 (金)

Excel2013では、セル範囲を選択するだけでグラフが作れる

Excel2013で新しく追加された機能に「クイック分析」ボタンがあります。
これは、セル範囲を選択した直後に、右下に表示されるボタンのことです。
この「クイック分析」ボタンを利用すれば、リボンのタブをクリックするよりも素早くグラフを作成できます。

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2013年3月 5日 (火)

Excel2013のグラフでは、グラフの種類を選びやすくなった

グラフを作成するときにはまず、集合縦棒、積み上げ縦棒、折れ線といったグラフの種類を選択しますね。表現したい内容を効果的に見せるには、適切なグラフを選択することが肝心ですが、では実際にどの種類を選択すればいいのか、選び方が分からずに困った経験はないでしょうか。Excel2013のグラフでは、このあたりも改善されています。

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2013年2月21日 (木)

【3/29(金)まで】Excel関数・Excel2013書籍プレゼントのお知らせ

いつもaotenブログをご覧いただきまして有難うございます。
現在、aotenサイトでは、Excel関数スキルアップキャンペーンを実施中です。
こちらのサイトにアクセスして、Excel関数の問題にチャレンジしてみましょう。
問題は全部で10問あります。
最後に「アンケート」コースに回答くださった方の中から、抽選で複数名の方に、Excel関数やExcel2013の書籍をプレゼントしています。

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2013年2月19日 (火)

Excel2013のグラフで、一部のデータを除外したい

前回に引き続き、今回もグラフネタです。
今回は、Excel2013で便利になったグラフの抽出機能をご紹介します。
作成したグラフから一部の系列や項目を非表示にしたいと思ったことはありませんか?
これまでのバージョンでは、手間がかかるうえ、いったん削除した系列や項目を再び追加すると順番が以前とは変わってしまうなど、不便な点がありました。これが2013では、とても使いやすく改良されています。

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2013年2月14日 (木)

Excel2013のグラフで、「レイアウト」タブが見当たらない

Excelでは、2010から2013になって一番大きく操作が変わったのは、なんといってもグラフの編集でしょう。今日はそれについてご紹介します。
まず、グラフを選択すると、リボンにはおなじみの「グラフツール」のコンテキストタブが表示されますね。「グラフツール」には、2007や2010では「デザイン」「レイアウト」「書式」の3つのタブが表示されていました。ところが、2013では、下の図のように、「デザイン」「書式」の2つだけになっています。そう、「レイアウト」タブは2013ではなくなっているのです。

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2013年2月 9日 (土)

Office2013ではSkyDriveにデータを直接保存できる

2月7日にOffice2013が発売されましたね。2010から3年ぶりにバージョンアップしたOfficeですが、発売当日に購入された方もいらっしゃるのではないでしょうか?

私も届いた製品をさっそくインストールしてみました。せっかくなので、しばらくの間Office2013の注目したい新機能について、当ブログでも紹介していこうと思います。これから2013を使おうという方の参考になれば幸いです。

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