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2014年10月14日 (火)

Wordで特定の人のコメントだけを一括削除したい

Wordで作成した文書には、複数のメンバーでファイルを回覧した際、コメントを自由につけることができます。こうしてもらったコメントは、画面上ではメンバーごとに色分けして表示されますね。
目を通した後、不要になったコメントを削除するには、コメント上で右クリックし、表示されるショートカットメニューから「コメントの削除」を選択します。
ところで、特定のメンバーのコメントを一度に削除したいと思ったことはないでしょうか。
 
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それにはまず、削除したいメンバーのコメントだけを、画面に表示させます。
初期設定では、メンバー全員のコメントが右余白に表示されていますね。この設定を、下の図の手順で変更します。
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「校閲」タブをクリックし、「変更履歴」グループの「変更履歴とコメントの表示」をクリックして、「校閲者」をポイントします。すると、メンバー名の一覧が上図のように表示されます。
ここでまず、「すべての校閲者」をクリックして、チェックを外します。
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すると、いったん全員のコメントが非表示になります。
さらに、もう一度同じ手順で「校閲者」ボタンをポイントし、今度は、コメントを表示したいメンバー名をクリックして、チェックを入れます。
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すると、削除対象となるメンバーのコメントだけが表示されます。
次に、いずれかのコメント内をクリックしてから、「校閲」タブをクリックし、「変更履歴」グループの「コメントの削除」ボタン右の▼をクリックして、「表示されたすべてのコメントを削除」を選択します。
これで、現在選択されているユーザーのコメントが一括で削除されます。
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最後に、残ったコメントを元のように表示させましょう。
「校閲」タブをクリックし、「変更履歴」グループの「変更履歴とコメントの表示」をクリックして、「校閲者」をポイントします。続けて、「すべての校閲者」をクリックすると、残りのメンバーのコメントが元のように表示されます。これらは削除されていないことがわかりますね。
 
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