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2015年2月26日 (木)

「入力した値が正しくない」と言われても、何を入力すればいいのか分からない

前回に引き続き、今回も入力規則の話です。
入力規則を設定すると、そのセルには、規則に合わないデータは入力できなくなります。
規則に合わないデータを入力しようとすると、「入力した値は正しくありません」というエラーメッセージが表示され、入力を中断されてしまうためです。
 
ところが、このメッセージだけでは、どういうデータを入力すれば正しいのかが分かりませんね。「データが正しくない」としか表示されないのですから。
入力規則を設定した本人ならいざ知らず、他のメンバーに入力を頼むときなどには、これでは不親切で、混乱のもとになります。
そこで、エラーメッセージの内容を、もっと具体的で対処が分かるものに変更しましょう。
 
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上の例では、コードを「K-102」のように、ハイフンを含めた5文字で入力するように、あらかじめ入力規則が設定されています。これについてはこちらを参照ください。
そこで、その内容をエラーメッセージにも表示するようにしてみましょう。
   
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コード番号の列を選択し、「データ」タブをクリックして、「データツール」グループの「データの入力規則」をクリックします。
   
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「データの入力規則」画面で「エラーメッセージ」タブを開きます。
「エラーメッセージ」欄にメッセージとして表示する文の内容を入力して「OK」をクリックします。
   
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これでコード番号の列の入力規則にエラーメッセージが追加されました。
以後、この列に5文字以外の文字数でデータを入力すると、図のようなエラーメッセージが表示されます。これなら、どういうデータを入力すればよいのかがちゃんと伝わります。
入力規則を設定する時は、エラーメッセージも一緒に設定しておくと親切ですね。
   
<関連記事>
・セルを選択すると同時に日本語入力(IME)をオンにしたい
   
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