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2015年4月17日 (金)

文書の中で正しい日本語を使えているかどうかをチェックしたい

春は新生活がスタートする季節ですね。
この時期になると、電車の中や街中でも新入社員らしいスーツ姿の人たちをよく見るようになります。
就職活動や内定を通じて、学生の皆さんは、公的な手紙を書く機会が増えるのではないでしょうか。OBやOGに向けて、また内定先の職場の担当者に向けて、問い合わせやお礼の文書をしたためた経験は、どなたもあることと思います。
そんなオフィシャルな文章の中で、自分の書いている言葉づかいや表現が気になったことはありませんか。もちろん肝心なのは内容ですが、日本語として誤った表現をしていては、信用するものもされなくなってしまいますね。
こんなとき、ワードなら、特に何もしなくても、入力と同時に日本語チェックをしてくれることをご存知でしょうか。
   
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特にアンダーラインの書式を設定した覚えがないのに、気が付くと赤や緑の波線が、単語の下に引かれていた。そんな経験はないでしょうか。
実はこれ、ワードの文法チェック機能なのです。入力と同時に、背後でチェック作業が行われ、日本語としておかしな点があると疑われる部分には、波線が自動的に表示されます。
ちなみに、日本語として、文法や表現がおかしいと思われる部分は緑色の波線が、英単語のスペルミスを含む単純な入力誤りと判断された部分は赤色の波線が表示されるしくみです。
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指摘された部分を訂正する方法は簡単です。
表示された波線の上で右クリックすると、メニューの一番上に、誤りを正す方法が表示されます。
この画面の例では、「ら抜き言葉」を指摘されています。
「ら抜き言葉」とは、「見られない」と書くべきところを「見れない」と入力した場合のミスのことです。ショートカットメニューの「『ら』抜き言葉」の部分をクリックすれば、「見られない」に修正されます。ちなみに、修正不要の場合は、その下にある「無視する」をクリックしましょう。
   
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これで誤りが訂正されました。同時に、波線の下線も表示されなくなります。
入力中に波線が現れたら、まず右クリックしてみましょう。そうすれば、どのような誤りなのかが、表示されたメニューを見ればわかるからです。
なお、WordやExcelなどのオフィスソフトを使える証明として、MOS資格が有効です。この春からMOS試験に、学割制度ができました。学生の皆さんには嬉しい制度ですね。
詳しい情報はこちらからご覧ください。
   
<MOS 2013 「学割」のご案内>
 
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・同じ行の左端と右端にそれぞれ文字を配置したい
 
 

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