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2015年5月24日 (日)

手紙やビジネス文書に使う挨拶を間違いなく入力したい

社会人になると、仕事やプライベートの場で、儀礼的な手紙を書く機会が出てくるものですね。
こういった手紙やビジネス文書では、「『拝啓』で始めて『敬具』で締める」、「冒頭に季節に応じた挨拶の定型文を入れる」といった作法があります。書き慣れないうちは、戸惑うことも少なくありませんね。
   
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Wordには、こうした挨拶の決まり文句の入力を手助けしてくれる機能があるのです。
今日はそれをご紹介します。これから就活に臨む方や、新社会人さんは必見です!
 
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オフィシャルな手紙では、書き出しに「頭語」と呼ばれる言葉を書き、文章の最後には「結語」を書くのがセオリーです。
この頭語と結語には、幾つか種類があり、組み合わせが決まっています。
最も一般的なのは「拝啓」―「敬具」でしょう。公式なあらゆる場面で使用されます。
このほか、季節の挨拶を省いてすぐに用件を始めるときは「前略」-「草々」を、会社の社名が変わるなどより改まった場合には「謹啓」-「敬白」(「敬具」でもよい)をそれぞれ用いるといったバリエーションがあります。
Wordでは、行の先頭で「拝啓」のように頭語を入力し、「Enter」キーか「スペース」キーのどちらかを押すと、次の行に対応する結語が「敬具」のように自動で入力されます。
頭語と結語の組み合わせを間違えたり、結語をうっかり入力し忘れたりといった心配がなくなるので、利用するとよいでしょう。
   
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また、季節の挨拶を入力するには、「挿入」タブをクリックし、「テキスト」グループの「挨拶文」から「あいさつ文の挿入」をクリックします。
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挨拶文を入力する画面が開きます。
まず、左上から手紙や文書を出す「月」を選ぶと、その月に使える「●●の候」という季節の挨拶が一覧表示されます。ここから選ぶと、季節の挨拶を間違えずにすみます。
あとは、右上の一覧から「安否の挨拶」を、下の一覧から「感謝の挨拶」をそれぞれ選んで「OK」ボタンをクリックします。
   
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これで、選んだ組み合わせの挨拶が文面に挿入されます。挿入された文の一部をあとから書き換えることも可能です。
こういったWordの機能をマスターしたい方には、MOS資格が有効です。MOS試験には学割制度もありますよ。学生の皆さんで受験を考えている方は、ぜひ一度こちらのサイトをご覧ください。
 
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