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入力規則のリストを2段階に絞り込みたい（１）
Excelの「データの入力規則」では、セルに入力するデータをドロップダウンリストからクリックして入力する仕組みを設定できます。部署名など、選択肢から特定の内容を選んで入力させるような場合に便利な機能です。
ところで、部署名には、「営業部営業１課」のように、「部」の下に「課」や「チーム」が付く場合が多いものです。これらの部署名を「部」と「課・チーム名」に分けてスムーズに入力できるようなリストを作ってみたいと思ったことはありませんか。
その場合、上の例のように、まずC4セルで部名を選びます。次に、選んだ「部」に応じた「課・チーム名」が、C5セルのリストには選択肢として表示されるようにしたいものです。
つまり、入力規則のリストをC4、C5の2つのセルに設定し、C4セルで選択した内容に応じて、C5セルのリストの内容を絞り込みたいわけですね。
「名前」機能とINDIRECT関数を利用すれば、これは実現できます。
手順が少々長くなりますので、今回と次回の2回に分けてご紹介します。
まずは、部署名の一覧表を用意しましょう。
別のシートの1行目に、部名を右方向に入力してください。
次に、それぞれの部名の下に、その部に所属する課やチーム名を入力します。
そして、図のようにその表全体を選択したら、「数式」タブをクリックし、「選択範囲から作成」をクリックします。
開く画面で、「上端行」だけにチェックを入れて、「OK」をクリックします。
これで、選択しておいた範囲に名前がまとめて設定されます。
上の図をご覧ください。
各列の「課・チーム名」のセル範囲に、それぞれの列の上端行に入力されていた「人事部」「営業部」などの部名が、「名前」として設定されるわけです。
続きの手順はこちらをご覧ください。
なお、「名前」とは、セル範囲に名称を付けて、数式など別の機能の中で、わかりやすくそのセル範囲を指定する機能です。単独で使われるよりも、この例のように、他の機能と併用して利用されます。
この「名前」は、MOS資格の試験範囲になっています。MOSについてはこちらをご覧ください。
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