今の学生さんはExcelで単語帳を作るらしい、という記事をどこかで見たとき、なるほどなあと感心したことを覚えています。

私が学生だった頃は、Excelはおろかパソコンもなかった時代ですから、英単語を暗記するには、手書きで作った単語帳や単語カードを使っていました。たしかに手で書くことによって体で覚える、という効果はあるかもしれませんが、Excelで作成するほうがはるかに効率的だし、後々の使い勝手もよさそうだと思ったからです。

そこで、今回から数回に分けて、Excelで作成した単語帳を題材に、作り方や使い方のヒントなどをご紹介していきます。
 

※こちらの記事は前回の続きです。（１）からご覧ください。
　　

では、次はいよいよセルに入力規則を設定してみましょう。
 

Excelの「データの入力規則」では、セルに入力するデータをドロップダウンリストからクリックして入力する仕組みを設定できます。部署名など、選択肢から特定の内容を選んで入力させるような場合に便利な機能です。

ところで、部署名には、「営業部営業１課」のように、「部」の下に「課」や「チーム」が付く場合が多いものです。これらの部署名を「部」と「課・チーム名」に分けてスムーズに入力できるようなリストを作ってみたいと思ったことはありませんか。
　　

Excelの「データの入力規則」を設定すると、セルに入力するデータをドロップダウンリストからクリックして入力できるようになります。

部署名や性別といった、選択肢から特定の内容を選んで入力させるような場合に利用すると、データの入力が楽になり、しかも内容を統一できるので、便利な機能ですね。

この「データの入力規則」のドロップダウンリストには、特定のセルに入力した1列の表を選択肢としてそのまま表示できます。

ただし、この表が別のシートに作成されている場合は、そのままセル番地を参照すると、いささか式が複雑になります。

そこで今日は、「名前」という機能を利用して、入力規則をわかりやすく設定する方法を紹介しましょう。