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2016年3月29日 (火)

文字を範囲選択しても「ミニツールバー」を表示させたくない

Word、Excel、PowerPointでは、文字や文章をドラッグして選択すると、右肩にミニツールバーが表示されます。(Excelの場合は、セルをクリックしてから、中の文字部分をドラッグします)
ミニツールバーには、主だった書式設定のボタンが集まっています。これを使ってフォントサイズを変えたりしている方も多いことでしょう。
ただ、下の図のように、背後に隠れてしまった文字を選択したい場合には、ミニツールバーは逆に邪魔になってしまいますね。
  
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2016年3月22日 (火)

セルを選択すると現れる「クイック分析オプション」ボタンが邪魔になる

Excel2013や2016では、セル範囲をドラッグした直後に、右下にボタンが表示されます。
これは「クイック分析オプション」という機能のボタンです。
選択範囲のすぐ近くに出てくるので、次の動作の邪魔になることもたしかにあるでしょう。
 
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2016年3月17日 (木)

新規ファイルの既定の保存先を「デスクトップ」にしたい

前回、オフィス2016での「名前を付けて保存」画面について紹介しました。
2016に限らず、Word、Excel、PowerPointなどのオフィスソフトで新規に作成したファイルの保存先は、初期設定では「ドキュメント」になっています。
ところが、実際には、デスクトップに個別にフォルダーを用意して、そこに保存している場合が少なくありません。
そのような場合は、「名前を付けて保存」画面で表示される既定の保存先を「ドキュメント」から「デスクトップ」に変更しましょう。作業の効率が格段に違ってきます。
   
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2016年3月15日 (火)

オフィス2016で「名前を付けて保存」画面の使い方がわからない

昨年秋に発売されたオフィス2016、もう皆さんはお使いでしょうか。
これまでのバージョンもまだまだ現役ではありますが、最新版のオフィス2016をお使いの方も、きっと大勢このブログをご覧になっていることと思います。今日は、その2016で最近になって変わった点をご紹介します。
それは、「名前を付けて保存」画面の使い方です。
 
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2016年2月23日 (火)

スパークラインのグラフが数値の大きさに合っていない

Excelでは、「スパークライン」という機能を利用すると、セルの中に小さな簡易版のグラフを表示できます。
スパークラインの作り方を知りたい方は、まずこちらの記事をどうぞ。
 
「折れ線」と「縦棒」のスパークラインでは、セル内にそれぞれのグラフが表示されます。ところが、下の棒グラフの赤枠部分をよく見てみると、数値の大きさと棒の長さが一致していません。横浜支社の170億の棒よりも、本社の150億の棒のほうが明らかに長いですね。
これはどういうことでしょうか。
 
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2016年2月16日 (火)

「○勝○敗」が一目でわかるグラフを作りたい

Excelでは、「スパークライン」という機能を利用すると、セルの中に小さな簡易版のグラフを表示できます。
スパークラインの作り方を知りたい方は、まずこちらの記事をどうぞ。
 
スパークラインの中には、「折れ線」「縦棒」「勝敗」の3種類があります。
この中で「勝敗」というのが、ちょっとわかりづらいですね。
 
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2016年2月13日 (土)

「Delete」キーを押してもスパークラインを削除できない

Excelでは、「スパークライン」という機能を利用すると、セルの中に小さな簡易版のグラフを表示できます。
今回は、作成したスパークラインを削除する方法を紹介します。
スパークラインの作り方を知りたい方は、まずこちらの記事をどうぞ。
 
スパークラインを削除しようと思ったとき、まずセルを選択して「Delete」キーを押してみる方が大多数ではないでしょうか。ところが、「Delete」キーを押しても、スパークラインは削除できません。
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2016年2月12日 (金)

セルに小さな折れ線グラフや棒グラフを表示させたい

Excelで「スパークライン」という機能を利用すると、セルの中に小さな簡易版のグラフを表示できます。わざわざグラフを作るほどではないが、データの動向や数値の大小を視覚的に確認したいというときに重宝します。皆さんはお使いでしょうか?
2010で搭載されてから、年月が経ちますが、意外と知らない方が多いようですね。
そこで、今回からはこのスパークラインの使い方や注意点を、何回かに分けてご紹介してゆきましょう。
 
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2016年1月26日 (火)

Excel2016の新グラフ:ツリーマップを作る

Excel2016では、作成できるグラフの種類が増えました。
今回からしばらく、仕事で役立つ新グラフをピックアップして紹介します。
今日ご紹介するのは「ツリーマップ」です。
 
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2016年1月19日 (火)

Excel2016の新グラフ:サンバースト図を作る

Excel2016では、作成できるグラフの種類が増えました。
今回からしばらく、仕事で役立つ新グラフをピックアップして紹介します。
今日ご紹介するのは「サンバースト図」です。
   
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2016年1月14日 (木)

Excel2016の新グラフ:ヒストグラムを作る

Excel2016では、作成できるグラフの種類が増えました。
今回からしばらく、仕事で役立つ新グラフをピックアップして紹介します。
今日はその中から「ヒストグラム」を作成してみましょう。
 
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2016年1月 7日 (木)

面グラフの奥にある系列が見えなくなってしまう

2016年最初の記事になります。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
  
Excelで作成できるグラフに「面グラフ」があります。
これは折れ線グラフを下に伸ばして壁にしたものとイメージすると分かりやすいでしょう。
壁の上の折れ線部分では時間の経過による変化を、そして壁の面積で全体の量を強調することができます。
 
下の例では、四半期ごとの売上の変化を面グラフで表しています。
売上額の推移と共に、1年を通した売上の総額を面の広さで比較できますね。
ところが、面グラフでは、手前の系列の面積が大きい場合に、その奥にある系列が見えなくなってしまいます。まさに手前に高い壁が立ちふさがってしまうためです。
 
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2015年12月21日 (月)

複数のExcelファイルに同じ透かしを入れたい(2)

こちらは前回の記事の続きです。前回の記事からご覧ください。
Excelのシートに「社外秘」や「禁持ち出し」のような透かしを頻繁に入れる場合は、あらかじめ透かし用文字の画像ファイルを用意しておくと、必要に応じてそれをExcelファイルのヘッダーに挿入できます。
この方法なら、複数のExcelファイルに同じ内容の透かしをすばやく入れることができます。
 
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複数のExcelファイルに同じ透かしを入れたい(1)

前回は、Excelのシートに「社外秘」や「禁持ち出し」のような透かしを入れる方法を紹介しました。
1回きりならあの方法で十分ですが、透かしを頻繁に入れる場合は、やや面倒ですね。
そこで、もう一つの方法を考えました。
透かし用文字の画像ファイルを用意して、それをヘッダーに挿入する方法です。これなら、多くのExcelファイルに同じ内容の透かしを繰り返し入れることができます。
Excelでドキュメントを多く作成する業務において、使用頻度の高い透かし文字がある場合にご利用ください。
 
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2015年12月14日 (月)

Excelのシートにも透かしを印刷したい

前回はWordの透かし機能について紹介しました。
Excelでも印刷時に「社外秘」や「禁持ち出し」のような透かしを入れたいと思ったことはありませんか。
 
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2015年11月27日 (金)

ボタンの位置を覚えていない機能をすばやく実行したい

9月30日にパッケージ版のOffice 2016が発売されてから、2か月が過ぎようとしています。
すでに2016をお使いになっている方も多いことでしょう。
今回から、2016で便利に改良されたり、新しく追加されたりした機能を少しずつ紹介していきたいと思います。
  
まずは、Word、Excel、PowerPointに共通の「操作アシスト」という機能を見てみましょう。
皆さんは、使いたい機能のボタンがどのタブにあったのかを思い出せず、困った経験はないでしょうか。
たとえば、Excelで表の見出しである列や行を常に表示させておくための「ウィンドウ枠の固定」という機能は、「表示」タブの「ウィンドウ」グループにボタンがあります。
でも、その場所がすぐに出て来なくて、タブを順番にクリックして探し回っていたのでは、作業の効率が落ちてしまいますね。
  
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2015年11月 9日 (月)

Excelでマウスのホイールを回すと、画面がズームされてしまう

Excelでシートを上下にスクロールするとき、マウスのホイールを使っている方は少なくないでしょう。かくいう私もその一人です。ウィンドウ右端の垂直スクロールバーをドラッグすることはほとんどなく、もっぱらマウスのホイールを指で動かして、シートをスクロールしていました。
ところが、ホイールを動かすと、スクロールではなく、シートの倍率が変わってしまって不便な思いをした経験はないでしょうか。
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2015年10月26日 (月)

Excelで単語帳を作る⑤ 日本語を入力するときIMEを自動でオンにする

これまで、Excelで作成した単語帳を題材に、作り方や使い方のヒントをご紹介してきました。過去記事については、こちらを参照ください。
  
・Excelで単語帳を作る① 同じ列の既出のデータをすばやく入力する
・Excelで単語帳を作る② 覚えていない単語を抽出する
・Excelで単語帳を作る③ 英単語をアルファベット順に並べ替える
・Excelで単語帳を作る④ 英単語をランダムに並べ替える
 
今回は、その最終回です。
最後に、単語を入力する際にIMEのオン/オフを自動で切り替える方法を紹介します。
 
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2015年10月20日 (火)

Excelで単語帳を作る④ 英単語をランダムに並べ替えたい

引き続き、Excelで作成した単語帳を題材に、作り方や使い方のヒントをご紹介します。
過去記事については、こちらを参照ください。
・Excelで単語帳を作る① 同じ列の既出データをすばやく入力する
・Excelで単語帳を作る② 暗記していない単語を抽出する
・Excelで単語帳を作る③ アルファベット順に並べ替える
単語帳を使って英単語を暗記する際、つい順番で覚えてしまって困った経験はないでしょうか。
Excelで作る単語帳なら、毎回異なる順序に並べ替えることができます。
これは、Excelの並べ替え機能のほか、乱数を自動入力してくれるRAND(ランド)という関数を使います。
 
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2015年10月13日 (火)

Excelで単語帳を作る③ 英単語をアルファベット順に並べたい

引き続き、Excelで作成した単語帳を題材に、作り方や使い方のヒントをご紹介します。
過去記事については、こちらを参照ください。
Excel単語帳では、入力する単語の順番は後から変更できます。教科書などを見ながら、まずはどんどん単語を入力してください。その際、行を空けずに、必ず詰めて入力しましょう。今日は、そのようにして入力した英単語をアルファベット順に並べ替える方法を見てみましょう。
   
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2015年10月 6日 (火)

Excelで単語帳を作る② 暗記していない単語だけを抽出する

前回に引き続き、Excelで作成した単語帳を題材に、作り方や使い方のヒントをご紹介します。
過去記事については、こちらを参照ください。

Excelで単語帳を作る①

今日は、暗記できたらチェックを付ける欄を活用して、なかなか覚えられない単語だけをリストアップする方法を見てみましょう。
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2015年9月29日 (火)

Excelで単語帳を作る① 同じ列の既出のデータをすばやく入力したい

今の学生さんはExcelで単語帳を作るらしい、という記事をどこかで見たとき、なるほどなあと感心したことを覚えています。
私が学生だった頃は、Excelはおろかパソコンもなかった時代ですから、英単語を暗記するには、手書きで作った単語帳や単語カードを使っていました。たしかに手で書くことによって体で覚える、という効果はあるかもしれませんが、Excelで作成するほうがはるかに効率的だし、後々の使い勝手もよさそうだと思ったからです。
そこで、今回から数回に分けて、Excelで作成した単語帳を題材に、作り方や使い方のヒントなどをご紹介していきます。
 
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2015年9月11日 (金)

入力規則のリストを2段階に絞り込みたい(2)

※こちらの記事は前回の続きです。(1)からご覧ください。
  
では、次はいよいよセルに入力規則を設定してみましょう。
 
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2015年9月10日 (木)

入力規則のリストを2段階に絞り込みたい(1)

Excelの「データの入力規則」では、セルに入力するデータをドロップダウンリストからクリックして入力する仕組みを設定できます。部署名など、選択肢から特定の内容を選んで入力させるような場合に便利な機能です。
ところで、部署名には、「営業部営業1課」のように、「部」の下に「課」や「チーム」が付く場合が多いものです。これらの部署名を「部」と「課・チーム名」に分けてスムーズに入力できるようなリストを作ってみたいと思ったことはありませんか。
  
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2015年9月 8日 (火)

入力規則のリストに別シートの表をわかりやすく表示させたい

Excelの「データの入力規則」を設定すると、セルに入力するデータをドロップダウンリストからクリックして入力できるようになります。
部署名や性別といった、選択肢から特定の内容を選んで入力させるような場合に利用すると、データの入力が楽になり、しかも内容を統一できるので、便利な機能ですね。
この「データの入力規則」のドロップダウンリストには、特定のセルに入力した1列の表を選択肢としてそのまま表示できます。
ただし、この表が別のシートに作成されている場合は、そのままセル番地を参照すると、いささか式が複雑になります。
そこで今日は、「名前」という機能を利用して、入力規則をわかりやすく設定する方法を紹介しましょう。
 
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2015年7月22日 (水)

MOSの受験対策について知りたい

WordやExcelの機能を幅広く知りたい、使えることを証明したいと考えたとき、有効な手段のひとつがMicrosoft Office Specialist(MOS)資格を取得することです。
でも、いざ、受験対策をするとなると、どうすればいいのか悩んでしまう人は少なくありません。
そこで今日は、公式テキストを使って、MOSの受験対策を行う方法をご紹介します。
  
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2015年7月 7日 (火)

基本的な統計データをまとめて見たい(2)

こちらは、前回の記事の続きです。
  
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「分析ツール」の中の「基本統計量」機能を使うと、平均、中央値、最頻値といった基本的な統計データを一括で求めることができるのです。
今日はその方法を紹介します。

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2015年7月 6日 (月)

基本的な統計データをまとめて見たい(1)

エクセルには、統計データを扱う関数群があります。
「数式」タブをクリックして表示される「関数ライブラリ」グループで「その他の関数」から「統計」を選ぶと、一覧に表示されるのが、統計関数たちです。
平均を求めるならおなじみのAVERAGE関数、中央値はMEDIAN関数、最頻値はMODE関数というように、さまざまな統計データを求める関数たちは、ここから選んで指定するわけですね。
でも、関数以外にも、基本的な統計データを一括で求めるもっと早い方法があることをご存知でしょうか。
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2015年6月25日 (木)

「ビジネス統計スペシャリスト エクセル分析スペシャリスト」試験スタートしました!

今日は新しくスタートした資格試験のお知らせです。

オデッセイコミュニケーションズ社では、「ビジネス統計スペシャリスト エクセル分析スペシャリスト」資格を今年度からスタートしています。
これは、分析ツールを使ったエクセルデータの活用や、統計に関する知識を問う資格試験です。専門家向けではなく、これから統計の基本的な知識を習得したい一般のビジネスパーソンや大学生の方を対象としています。
公式テキストも発売されていまして、そちらを紐解く機会を、先日頂きました。

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2015年6月15日 (月)

「●年●月」のデータだけを抽出したい

売上一覧表などから特定の条件を満たすデータだけを抽出するには、「フィルター」機能を使います。
このフィルター機能を使って売上日などの日付データを元に抽出するとき、特定の期間のデータだけを表示させたいことはよくありますね。
前回は、現在の日付を基準にして「先月」や「先週」といった期間を求めてデータを抽出する方法を紹介しましたが、今回は、現時点の日付とは関係なく、「●年●月」といった年や月を固定で抽出する王道の方法です。
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2015年6月11日 (木)

「先月」や「今月」のデータだけを抽出したい

売上一覧表などから特定の条件を満たすデータだけを抽出するには、「フィルター」機能を使います。
このフィルター機能を使って売上日などの日付データを元に抽出するとき、現在の日付を基準にして「先月」や「今月」、「先週」、「前四半期」といった期間を自動的に割り出して抽出したいと思ったことはありませんか。
 
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2015年5月26日 (火)

行を毎回違う順序でランダムに並べ替えたい

学生さんは、暗記用の一覧表をExcelで作ることが多いと聞きました。
作成した表を使って暗記をするとき、単語や構文などが毎回違う順番になるよう、行をシャッフルして並べ替えたいと思ったことはありませんか。
   
並べ替えには「昇順」と「降順」のどちらかを指定します。
たとえば、下の例で単語がアルファベット順になるようにするには、A列の単語を基準に「昇順」で並べ替えを実行するわけですね。
   
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2015年5月16日 (土)

型番や商品名などを、ワイルドカードを使って抽出したい

Excelの表から必要なデータだけを抽出するのに役立つのが、おなじみのフィルター機能(2003以前のエクセルでは「オートフィルター」機能)です。
前回に引き続き、今回も知っておくと便利なフィルターのちょっとした技をご紹介します。
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2015年5月11日 (月)

フィルター機能で平均値より大きいデータだけを抽出したい

Excelの表から必要なデータだけを抽出するのに役立つのが、おなじみのフィルター機能(2003以前のエクセルでは「オートフィルター」機能)です。
「『A』という商品名のデータだけを表示させる」「金額が20万円以上のデータだけに絞り込む」といった基本的な使い方以外にも、さまざまな使い方があります。
    
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2015年3月18日 (水)

無料のテンプレートをダウンロードしたい

WordやExcel、PowerPointで使える無料のテンプレートを、もっと欲しいと思ったことはありませんか。
マイクロソフトが運営する「マイクロソフトオフィス活用総合サイト」では、学校、ご家庭、職場などさまざまな環境で使うことのできるテンプレートをダウンロードすることができます。
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2015年2月26日 (木)

「入力した値が正しくない」と言われても、何を入力すればいいのか分からない

前回に引き続き、今回も入力規則の話です。
入力規則を設定すると、そのセルには、規則に合わないデータは入力できなくなります。
規則に合わないデータを入力しようとすると、「入力した値は正しくありません」というエラーメッセージが表示され、入力を中断されてしまうためです。
 
ところが、このメッセージだけでは、どういうデータを入力すれば正しいのかが分かりませんね。「データが正しくない」としか表示されないのですから。
入力規則を設定した本人ならいざ知らず、他のメンバーに入力を頼むときなどには、これでは不親切で、混乱のもとになります。
そこで、エラーメッセージの内容を、もっと具体的で対処が分かるものに変更しましょう。
 
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2015年2月24日 (火)

セルに入力できるコード番号の文字数を制限したい

社員番号、製品番号など、コード番号は桁が決められているものが多いですね。
これらを入力する際に、桁数を決めておき、それ以外の文字数の場合は入力を受け付けないようにしておくと、入力の間違いを防ぐことにもつながります。
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2015年2月18日 (水)

過去に入力したのと同じデータをマウスでクリックして楽に入力したい

Excelの表に入力する際、同じデータを繰り返し入力することが多い場合があります。
たとえば、同じコード番号などが何度も出てくる場合です。
前回ご紹介したように、「データの入力規則」という機能を使えば、ドロップダウンリストから選択肢を選んで入力する仕組みを作ることができます。
でも、この機能は準備がちょっと面倒であることと、「データの入力規則」を設定してしまうと、選択肢にはないデータは入力できなくなってしまうデメリットもあるのです。
   
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2015年2月 9日 (月)

マウスで選択できるアンケートの回答欄をExcelで作りたい

Excelには、計算以外にも便利な機能がたくさんあります。集計や分析とは関係のない書類をExcelで作る場合が多いのもそのためです。今日はそんな例を一つご紹介しましょう。
表示された選択肢からマウスでクリックするだけで選ぶことのできるアンケート用紙を作ってみませんか。
   
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2015年1月26日 (月)

ExcelのシートをPDFに変換すると、シートの一部しか表示されない

Excelで作成した表をPDFに変換すると、初期設定では、現在選択されているシート全体がPDFデータに変換されます。
ところが、シートの一部だけしかPDFには表示されていなかった、という経験はないでしょうか?ちょうど下の図のような具合です。
   
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2015年1月22日 (木)

ワークシートの内容を改ざんされたくない

Excelで作成した表の内容を勝手に変更されたくないと考えたことはありませんか。
たとえば、請求書や納品書などの帳票類は、今ではExcelで作成することがほとんどでしょう。プリントアウトではなく、何かの事情で、先方にファイルを渡す場合があったとします。このようなときは、内容を改ざんされないように注意を払う必要がありますね。
 
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2014年12月15日 (月)

表の列幅を既存の表と揃えたい(列幅の貼り付け)

Excelで複数の表を左右に並べて作成したとき、片方の表の列幅をもう片方の表にも同じように設定したいと思ったことはありませんか?
このようなときは、列幅を個別に変更しなくても、一発で表全体を揃える方法があるのです。今日はそれをご紹介します。
 
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2014年12月 5日 (金)

セルに入力した数式をうっかり削除しないようにしたい

Excelでは、中の数値だけを変更して、同じ表を使い回す場面は多いものです。
セルに入力した内容をクリアして新たなデータを入力する際には、セルに設定した計算式をうっかり削除しないように注意が必要ですね。
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2014年11月29日 (土)

表をコピーすると列の幅が変わってしまう

Excelでは、表をコピーして別のセルに貼り付けすると、貼り付け先のセルの幅はそのまま変えずに貼り付けが実行されます。そのため、元の表では正しく表示されていた数字が、貼り付け先のセルでは、幅が足りないために正常に表示されなかったというトラブルがしばしば起こります。皆さんもご経験はないでしょうか?
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2014年11月14日 (金)

複数の条件に合うデータを合計する(SUMIFS関数)

前回、SUMIF関数の使い方をご紹介しましたが、SUMIF関数で指定できる条件は一つだけです。
合計を求めたいデータの条件が複数になった場合は、SUMIFS関数を使いましょう。
たとえば、日々の売上などを入力した表から、商品名と担当者名の両方を指定して、そのどちらにも当てはまる売上データの金額を集計したいといった場合に使用します。
下の例では、A列からF列にパソコン講座の申込データを入力した表があります。この表に入力されたデータから、N列の講座名とO列の時間帯の両方の条件を満たすデータを探してその人数を合計してみましょう。
  
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2014年11月10日 (月)

条件に合うデータだけを合計する(SUMIF関数)

日々の売上などを入力した表から、商品別や担当者別に金額を集計したいと思ったことはありませんか。
たとえば下の例では、A列からE列にパソコン講座の申込データを入力した表を作成し、H列からK列には、講座の一覧表を別に作っています。ここで、K列に、それぞれの講座の申込人数の合計を求めるとしましょう。
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2014年10月28日 (火)

COUNT関数とCOUNTA関数の使い分けを知りたい

セルの個数を「数える」には、COUNT系の関数を使いますが、その代表例がCOUNT関数とCOUNTA関数の2つです。皆さんは両者の使い分けを正確にご存じでしょうか?
COUNT関数は、指定したセル範囲の中で、数値が入力されたセルの個数がいくつになるかを求める関数です。文字データが入力されたセルは除外されます。一方、COUNTA関数は、文字・数値に関係なく、空欄以外の何らかのデータが入力されたセルの個数を数える働きをします。
今回は、下のような実例を挙げて、COUNT関数とCOUNTA関数の違いを見てみましょう。
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2014年10月26日 (日)

「仕事でよく使うExcel関数」トップテンを発表します!

当ブログの運営元であるaotenでは、2014年8月27日から9月17日までの間、「仕事でよく使うExcel関数は? つぶやき大募集」キャンペーンを実施しました。
これは、皆さんに業務で使う機会の多いExcel関数の名前をツイッターで呟いてもらおうという企画です。
さて、その結果が先日こちらのページで公開されました。ビジネスパーソンには、常日頃どの関数が多く利用されているのか興味深いところですね。結果についてこちらでも少しご紹介します。

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2014年10月10日 (金)

Excelで特定列のコメントをまとめて削除したい

Excelで、セルに注意書きなどを残したいときに役立つのがコメント機能ですね。
Excelのコメントは、セルを右クリックして表示されるショートカットメニューからひととおりの操作ができます。新規に追加するときは、セルを右クリックして、「コメントの挿入」、コメントを編集するには、「コメントの編集」、削除する際は「コメントの削除」というふうに操作するわけですね。
ところが、右クリックしてこれらのショートカットメニューが表示されるのは、あくまでもセル単位で選択した場合です。
下の図のように、特定の列に多数のコメントが含まれていて、それらを一度に削除したい場合は、右クリックは使えません。
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2014年9月 4日 (木)

仕事でよく使う関数は?ツイッターでMOS対策eラーニング教材1か月分をプレゼント!

いつの間にか、東京はすっかり秋らしい空模様になりましたね。
暑い時期には学習意欲も失われがちですが、涼しくなると、資格試験の勉強もはかどりそうな気がしませんか?
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2014年8月15日 (金)

左右に広がる横棒グラフ(バタフライチャート)を作成したい(4)

4回に分けてバタフライチャートを作成する手順を紹介しています。今回は最終回です。
操作はこちらから続いていますので、順番にご覧ください。
こちらではPowerPointでグラフを作成する手順をご紹介していますが、ほぼ同様の手順でExcelでも作成は可能です。
 
なお、今回はいよいよ最終回。作成途中のバタフライチャートを下の図のように完成させましょう。
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2014年8月14日 (木)

左右に広がる横棒グラフ(バタフライチャート)を作成したい(3)

4回に分けてバタフライチャートを作成する手順を紹介しています。今回は3回目です。
操作はこちらから続いていますので、順番にご覧ください。
こちらではPowerPointでグラフを作成する手順をご紹介していますが、ほぼ同様の手順でExcelでも作成は可能です。
なお、今回は、作成途中のバタフライチャートを下の図のように整えるところまでの手順を紹介します。

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2014年8月11日 (月)

左右に広がる横棒グラフ(バタフライチャート)を作成したい(2)

4回に分けてバタフライチャートを作成する手順を紹介しています。今回は2回目です。
操作はこちらから続いていますので、順番にご覧ください。
こちらではPowerPointでグラフを作成する手順をご紹介していますが、ほぼ同様の手順でExcelでも作成は可能です。

なお、今回は、作成途中のバタフライチャートを下の図のように整えるところまで紹介します。

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2014年8月 7日 (木)

左右に広がる横棒グラフ(バタフライチャート)を作成したい(1)

アンケートの結果などを表示する際にはよく、横棒グラフが利用されますね。横棒グラフには、項目名を横書きで表せるので、長い文字列を無理なく読んでもらえる特徴があります。
 
この横棒グラフ、比較対象が2つの場合には、下の図のように、中央から左右に広がる形で表すと、数量の対比が明確になります。こういった形のグラフを、蝶が羽根を広げているような形になることから「バタフライチャート」と呼びます。
 
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2014年7月16日 (水)

特定の範囲内のセルだけを対象に検索・置換したい

Excelで検索や置換を実行すると、初期設定では、シート全体が対象になります。したがって、「すべて置換」ボタンを使って一括置換をすると、指定したデータが入力されたセルであれば、無条件にシート内にあるすべてのセルが置き換わってしまうわけですね。
ところが、実際の業務などでは、同じデータが入力されていても、一部のセル範囲だけを対象に置き換えたいと思う事が多いものです。
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2014年7月10日 (木)

Excelで検索する際、他シートの内容も一度に検索したい

Excelで検索機能を実行すると、初期設定では、現在アクティブになっているシートだけを対象に検索が実行されます。複数のシートがあるファイル内で、シートを超えて一度に検索を実行したいと思ったことはないでしょうか。

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2014年6月27日 (金)

セルに表示された文字が検索されない

Excelの検索機能には、さまざまなオプション設定があり、検索を自由に使いこなすには、これらの設定を頭に入れておくことが大切です。
たとえば、シートを見渡すと明らかに存在している語句なのに、検索を実行すると見つからなかったという経験はないでしょうか?
ちょうど下の図のような場合です。
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2014年6月 9日 (月)

大きな表の上下左右の端にすばやく移動したい

Excelで行数や列数の多い表を操作していると、移動に手間取ることが多くなりますね。シートで頻繁にスクロールをしなければならず、まどろっこしい思いをした経験はないでしょうか。
現在選択しているセルの位置から、その表の上下左右の端にすばやくジャンプする方法を知っておくと、さまざまな操作のスピードアップにつながります。
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2014年5月27日 (火)

SmartArt内の図形を変更したい

概念図やチャートなどに便利なのがSmartArtです。SmartArtを使うと見栄えのする図版がすばやく作成できますね。
このSmartArtの中で、一部の図形だけ種類を変更したいと思ったことはありませんか?
たとえば、図版の中で特定の部分を強調したい場合、その部分の図形をより目立つ種類に変更すると有効です。
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2014年3月31日 (月)

互換性をバージョンごとに確認したい

WordやExcelなどのファイルを別の人に渡す場合、相手方のソフトのバージョンが古いと、先方のソフトで開いた時に、一部の機能が使えなくなったり、見た目が変更されることがありますね。これは、新しいバージョンのWordやExcelに搭載された新機能が、古いバージョンのソフトに対応していないためです。
作成中のファイルの互換性を事前に確認するには、「互換性チェック」機能が便利です。

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ただし、この「互換性チェック」機能は初期設定のまま利用すると、かなり古いバージョンである「97から2003」形式で保存した場合を基準にして、チェックの結果を表示します。
ところが、最近では、バージョン2003以前のオフィスを利用する機会はだいぶ減ってきました。ここまで古いバージョンとの互換性を確認する必要がない場合も多くなってきています。
たとえば、自分の使っているオフィスが2013で、先方の使用するバージョンが2007や2010である場合は、2007以降のバージョンだけを対象にした互換性チェックを行いたいですね。
今日はそういった場合の方法をご紹介します。

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2014年3月19日 (水)

1列おきに色を付けて、表に縦縞模様を設定したい

前回、行数の多い表に1行おきに色を付け、横縞模様を設定する方法を紹介しました。
横に長い表の場合は、1列おきにセルを塗りつぶして縦の縞模様になるようにしたいこともありますね。

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2014年3月17日 (月)

1行おきに色を付けて、表に横縞模様を設定したい

行数の多い表では、1行おきに色を付けて、横縞模様を設定すると、表の内容を目で追いやすくなりますね。

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2014年3月 3日 (月)

クイックアクセスツールバーのボタンが遠くて選択しづらい

「クイックアクセスツールバー」とは、リボンの左上に表示された小さなボタンの並ぶ領域のことです。ここには、「上書き保存」「元に戻す」などのボタンが表示されていますが、必要に応じて、自分でよく使う機能のボタンを追加表示することもできます。ここにボタンを追加しておくと、リボンのタブを切り替えなくてもすぐに機能を実行できるので、効率アップにつながります。
ところが、このクイックアクセスツールバーは画面の端に表示されるため、ボタンを選択するのに遠くまでマウスを動かす必要がありますね。もっと手近な場所にあればいいのにと思ったことはないでしょうか。

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2014年2月27日 (木)

「オプション」ダイアログボックスをボタンひとつですばやく開きたい

Word、Excel、PowerPointなどで、アプリケーション自体の設定を変更する際に利用するのが「オプション」ダイアログボックスです。
2010以降のバージョンのOfficeで、「オプション」ダイアログボックスを開くには、「ファイル」タブをクリックし、「オプション」をクリックします。
でも、頻繁にダイアログボックスを開く場合は、もっとすばやい操作で表示できるようにしておきたいものです。

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2014年2月13日 (木)

セルに設定した書式を一度にすべて解除したい

前回、Wordファイルにおいて、設定した書式を一発解除して初期値に戻す機能をご紹介しました。同じことがExcelでもできないかと思ったら…ちゃんとありました!
ということで、今回は、Excelでセルに設定した書式を一括で解除する方法をご説明します。

下の画面の赤い枠で囲んだ部分のセルには、セルに罫線、塗りつぶしの色、フォントやフォントサイズなどの文字書式、中央揃えの配置などが設定されています。
これらの書式を一度の操作で解除するには、「書式のクリア」を利用します。

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2014年1月 8日 (水)

複数のファイルを並べて同時にスクロールしながら作業したい

新しい年が始まり、当ブログも8年目に突入しました。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

2014年最初の記事では、作業中の画面のスクロール操作についての便利技を紹介します。
複数のファイルを同時に見ながら編集作業をする場面は多いものですね。
同じレイアウトのファイルをチェックする作業などでは、このとき、両方の画面が一緒にスクロールできると目で追う作業が、格段に楽になります。

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2013年12月19日 (木)

数字の「1」と入力すると「1月1日」や「1900/1/1」と日付に変わってしまう

前回は「1-1」と入力すると、「1月1日」のように日付の表示形式が設定されてしまうトラブルについて紹介しました。
ところが、ただ数字の「1」と入力しただけで、同様に「1月1日」や「1900/1/1」のように日付になってしまうこともあります。

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2013年12月17日 (火)

「1-1」などと入力すると「1月1日」と日付に変わってしまう

よく「1年1組」を表す時に、「1-1」のようにハイフンで学年と組を区切って表示することがありますね。
ところが、Excelでは、セルに「1-1」と入力すると、「Enter」キーを押して確定したときに「1月1日」と表示されてしまうのです。
いきなり日付が表示されて、驚いた経験をお持ちの方もいらっしゃることと思います。

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2013年11月30日 (土)

緑色のエラーチェックオプションをセルに表示させたくない

Excelでは、数値データの先頭に「‘」(シングルクォーテーション)を付けて入力すると、文字列として数字を入力できます。
ところが、この方法で入力したデータは、セルの左上に緑色のマークが表示されますね。
これはエラーチェックオプションといい、セルに入力された値が何らかのエラーを含むのではないかという警告のマークです。

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2013年10月14日 (月)

印刷を人に頼んだ際に、ファイルの中身をうっかり変更されたくない

最近、聞いた失敗談にこんなものがありました。
自分で作成した資料の印刷を他の人に頼んだ際のことです。印刷を頼まれた人がうっかりキーボードを触ってしまったらしく、文面に意味不明の文字が入力された状態のまま、大量に印刷をかけてしまったというものでした。
無意識に編集してしまうトラブルというのは大いにありうる話ですね。
特に、大量の資料の印刷を人に依頼する機会の多い方は、予防策を取っておいても損はないかと思います。
このような失敗を未然に防ぐには、ファイルを「最終版」に設定するとよいでしょう。

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2013年9月24日 (火)

売上や点数が平均より高い数字を目立たせたい

Excelには、「条件付き書式」という機能があります。これは、特定の条件を満たすセルだけを対象に、塗りつぶしやフォントの色といった書式を設定する機能です。この条件付き書式を利用すると、シート内の重要なデータを目立たせて、見落としのないようにすることができるメリットがあります。
ところで、その条件付き書式ですが、2007以降のバージョンでは、設定できる条件の幅が広がりました。実にさまざまな内容を、すばやく条件指定できるようになっているのです。
この中に、売上金額やテストの点数など、数値データのランキングをもとにした条件があります。

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2013年8月17日 (土)

Excelで表の背景に画像を表示したい

パンフレットなどを作成する場合、Excelで作成した表の背景に画像を表示すると、見栄えのする表になりますね。
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図形機能を利用すると、表の文字の背面に写真を入れることができます。今日はその方法を紹介しましょう。

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2013年8月 6日 (火)

「最近使用したファイル」欄にファイルを常に表示させたい

ファイルを開くときに、「最近使用したファイル」欄から開いている方は、少なくないことと思います。「最近使用したファイル」には、そのアプリケーションソフトで開いたファイルの履歴が表示されます。表示された一覧からファイル名をクリックするだけで対象となるファイルを開くことができるので便利ですね。

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2013年7月 9日 (火)

Office 2013で既定の保存場所をSkyDriveからコンピューターに変更したい

Word2013、Excel2013、PowerPoint2013の初期設定では、「ファイル」タブで「名前を付けて保存」を選択したときに表示されるBackStageビューで、保存先に「SkyDrive」が選択されます。

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2013年7月 8日 (月)

Excel2013でグラフから一部の系列や項目を除外したい

Excel2013では、グラフの編集がこれまで以上に使いやすく改良されています。
一度作成したグラフから、一部の内容を取り除きたい場合、これまでのExcelでは、データの元範囲を変更する必要がありました。Excel2013では、これがクリック操作で簡単にできるようになりました。

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2013年4月 2日 (火)

Office 2013で、クリップアートの挿入ボタンが見当たらない

Word文書にイラストを入れたいときに便利なのがクリップアートですね。2010までのバージョンでは、「挿入」タブの「図」グループにある「クリップアート」ボタンをクリックすると、クリップアートを挿入することができました。
ところが、2013では、「挿入」タブの「図」グループから「クリップアート」ボタンが消えてしまっています。これに戸惑われた方も多いのではないでしょうか。

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2013年3月19日 (火)

Excel2013では、セル範囲を選択するだけで合計が求められる

Excel2013で新しく追加された機能に「クイック分析」ボタンがあります。
これは、セル範囲を選択した直後に、右下に表示されるボタンのことです。
この「クイック分析」ボタンを利用すると、合計や平均といった集計結果を、リボンのタブをクリックするよりも素早く求めることができます。

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2013年3月15日 (金)

Excel2013では、セル範囲を選択するだけでグラフが作れる

Excel2013で新しく追加された機能に「クイック分析」ボタンがあります。
これは、セル範囲を選択した直後に、右下に表示されるボタンのことです。
この「クイック分析」ボタンを利用すれば、リボンのタブをクリックするよりも素早くグラフを作成できます。

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2013年3月 5日 (火)

Excel2013のグラフでは、グラフの種類を選びやすくなった

グラフを作成するときにはまず、集合縦棒、積み上げ縦棒、折れ線といったグラフの種類を選択しますね。表現したい内容を効果的に見せるには、適切なグラフを選択することが肝心ですが、では実際にどの種類を選択すればいいのか、選び方が分からずに困った経験はないでしょうか。Excel2013のグラフでは、このあたりも改善されています。

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2013年2月21日 (木)

【3/29(金)まで】Excel関数・Excel2013書籍プレゼントのお知らせ

いつもaotenブログをご覧いただきまして有難うございます。
現在、aotenサイトでは、Excel関数スキルアップキャンペーンを実施中です。
こちらのサイトにアクセスして、Excel関数の問題にチャレンジしてみましょう。
問題は全部で10問あります。
最後に「アンケート」コースに回答くださった方の中から、抽選で複数名の方に、Excel関数やExcel2013の書籍をプレゼントしています。

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2013年2月19日 (火)

Excel2013のグラフで、一部のデータを除外したい

前回に引き続き、今回もグラフネタです。
今回は、Excel2013で便利になったグラフの抽出機能をご紹介します。
作成したグラフから一部の系列や項目を非表示にしたいと思ったことはありませんか?
これまでのバージョンでは、手間がかかるうえ、いったん削除した系列や項目を再び追加すると順番が以前とは変わってしまうなど、不便な点がありました。これが2013では、とても使いやすく改良されています。

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2013年2月14日 (木)

Excel2013のグラフで、「レイアウト」タブが見当たらない

Excelでは、2010から2013になって一番大きく操作が変わったのは、なんといってもグラフの編集でしょう。今日はそれについてご紹介します。
まず、グラフを選択すると、リボンにはおなじみの「グラフツール」のコンテキストタブが表示されますね。「グラフツール」には、2007や2010では「デザイン」「レイアウト」「書式」の3つのタブが表示されていました。ところが、2013では、下の図のように、「デザイン」「書式」の2つだけになっています。そう、「レイアウト」タブは2013ではなくなっているのです。

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2013年2月 9日 (土)

Office2013ではSkyDriveにデータを直接保存できる

2月7日にOffice2013が発売されましたね。2010から3年ぶりにバージョンアップしたOfficeですが、発売当日に購入された方もいらっしゃるのではないでしょうか?

私も届いた製品をさっそくインストールしてみました。せっかくなので、しばらくの間Office2013の注目したい新機能について、当ブログでも紹介していこうと思います。これから2013を使おうという方の参考になれば幸いです。

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2012年12月18日 (火)

印刷範囲を解除せずに、シート全体を印刷したい

Excelでシートの一部分を印刷するには、あらかじめ印刷範囲を設定しておくのが一般的です。いったん印刷範囲を設定しておくと、常に印刷範囲内の内容だけが印刷されるようになります。

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2012年12月10日 (月)

同じ図形を連続して描きたい

図形機能に用意された四角形や矢印といった図形を文書に挿入するには、「挿入」タブの「図形」ボタンから種類を選んでドラッグします。
このとき、たとえば、同じ矢印を3つ描くというふうに、ひとつの図形を繰り返し描画したい場合があります。
ところが、1回ドラッグして矢印を描くと、次はまた、「挿入」タブの「図形」ボタンから、もう一度矢印の図形を選ばなければいけません。これは非常に煩わしいですね。

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2012年11月22日 (木)

表の離れた部分を同時に表示したい

今日は、Excelで大きな表を扱うことの多い方に役立つテクニックをご紹介します。
面積の広い表の端と端を同時に見ながら編集作業をしたいと思ったことはないでしょうか。このようなとき、スクロールを繰り返しながら作業をするのはなんとも効率が悪いものです。

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2012年10月16日 (火)

スクロールバーなどで見出しが隠れているシートをすばやく表示したい

シート数の多いExcelファイルでは、画面右側のスクロールバーに隠れてしまって、すべてのシートのシート見出しが表示されなくなってしまうことがありますね。隠れた部分にあるシートを表示しようとして、シート見出しをクリックしながら右へ少しずつスクロールしている方をよく見かけますが、これはなんともまどろっこしいものです。

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2012年10月10日 (水)

見せたくないシートを一時的に非表示にして隠したい

Excelファイルで、売上や見積りといった計算の内訳を入力したシートなど、公にしたくない内容を含むシートを隠しておきたいと思ったことはありませんか。このような場合は、シートを一時的に非表示にするとよいでしょう。

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2012年10月 2日 (火)

画像をハート型や星形などに切り抜きたい(2007、2003)

PowerPointのスライドに挿入したデジカメなどの写真を、ハート形や星形に切り抜くと、ポップな印象を与えることができます。前回の記事では、オフィス2010での手順をご紹介したので、今回は、Office 2007および2003での手順を紹介します。

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2012年9月25日 (火)

画像をハート型や星形などに切り抜きたい(Office2010)

PowerPointのスライドに挿入したデジカメなどの写真を、ハート形や星形に切り抜くと、ポップな印象を与えることができます。PowerPoint2010を使っている方は、トリミング機能を使うと、四角形だけでなく、複雑な図形の形に沿って写真を切り抜いたように魅せることができます。※なお。Office2007や2003の手順は来週紹介手予定です。

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2012年7月17日 (火)

結合されたセルを含む表を並べ替えたい

一部にセル結合を設定した表で並べ替えを実行すると、下のようなメッセージが表示されてしまい、並べ替えは実行されません。皆さんも一度は経験があるのではないでしょうか。

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2012年6月28日 (木)

Excelのセルに全角の数字を入力したい

Word文書に数字を入力する場合、半角派と全角派に分かれるようですね。
私はというと、数字と言えば、WordでもExcelでも半角で打つものだと思っていたのですが、「全角のほうが個々の数字がはっきり見えてわかりやすい」そんなご意見を頂いたこともあります。なるほど、そういう見方もありますね。

Wordなら全角/半角の両方で数字を入力できますが、Excelはどうでしょう。
ご存じのように、Excelでは、全角で数字を入力しても、Enterキーで確定した時点で、自動的に半角文字に変わってしまいます。あらかじめセルの表示形式を「文字列」に変更しておけば、全角数字の入力もできるようになりますが、文字として扱われるため、そこだけ配置が左揃えになってしまいますね。

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2012年6月13日 (水)

ショートカットキーを使って、列内にある空欄セルにすばやくジャンプしたい

Excelの表で、未入力のセルを順番に確認したいと思ったことはありませんか。
同じ列内にある空欄セルから空欄セルへと順番にジャンプするには、ショートカットキーを使ったこんな方法はいかがでしょうか。

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2012年5月16日 (水)

「1、1、2、2、3、3・・・」と同じ番号が2つずつ並ぶ連続番号を入力したい

Excelで連番の列などを作成するには、オートフィル操作を使いますね。
「オートフィル」とは、隣接するセルに情報をコピーする方法のひとつで、選択範囲の右下角にマウスポインタを合わせてドラッグする操作を言います。
連続番号を入力するときは、「1」、「2」と入力した2つのセルを選択しておいてオートフィルを実行すると、「3、4、5、6・・・」と続きが自動的に入力されます。

ところで、表によっては同じ番号が2つずつ、あるいは3つずつ並ぶ連番が欲しい場合があるようですね。ちょうど下の図のような例です。

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2012年5月10日 (木)

複数個所のセル結合を一度に設定したい

Excelで表のレイアウトを整えるのに便利なのがセル結合ですね。中でも、横に並んだいくつかのセルを一つにする横方向のセル結合は、表の項目見出しをまとめる際などによく使います。
ところでその横方向のセル結合を、複数個所にまとめて設定したいと思ったことはありませんか? たとえば、下のような場合です。

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2012年5月 1日 (火)

複数項目から選んで貼り付けしたい(Officeクリップボードの利用)

複数の内容を同時進行でコピーしたいと思ったことはありませんか。

たとえば下の例では、評価の欄に「★」「★★」「★★★」のいずれかが入ります。同じ評価は最初に入力したセルをコピーして効率よく入力したいものですね。

通常、コピーするときは、①コピー元を選んで「コピー」を実行し、②コピー先に移動して「貼り付け」を実行します。
複写したい対象、すなわちコピー元が同じなら「コピー」を実行後、コピー先だけを変えて「貼り付け」を繰り返し実行できます。ところが、違う対象をコピーする場合は、「コピー」「貼り付け」「コピー」「貼り付け」と交互に操作することになり、煩わしい操作になりがちです。
こんなときは、「Officeクリップボード」を利用した貼り付けを使ってみましょう。

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2012年4月 3日 (火)

結合したセル内で長文を折り返して表示したい

前回の記事では、「文字の割付」機能を使って、長い文章をセル幅に合うように自動で改行して複数セルに表示する方法を紹介しました。
ところが、「文字の割付」機能では、あとから文章を追加、変更すると改行される位置がずれてしまうため、手作業で文字を移動しなければなりません。

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2012年3月27日 (火)

長い文章を複数セルに折り返して入力したい(文字の割付)

報告書など提出書類のフォームがExcelで作成されている会社さんは多いようですね。
ワープロの書式をそのままExcelデータに置き換えたようなフォームでは、長い文章を複数のセルに分けて入力しなければならないものをよく見ます。ちょうど下の例のような具合です。

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2012年3月20日 (火)

列数や列幅が異なる表を上下に並べて印刷したい

Excelで2つの表を上下に整列させて印刷したいと思ったことはありませんか。

この場合、列数や列幅が同じ表どうしであれば何も問題はありませんが、列の数や幅が異なる表を並べる場合は、セル結合などの機能を利用しなければ、表全体の幅を揃えてレイアウトすることはできませんね。この作業は面倒で時間もかかるものです。

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2012年3月13日 (火)

ExcelのセルにWordのようなリーダー線を引きたい

先日、Excel講座の受講者さんからこんな質問を受けました。
セルの中に「----」のような線を引きたいというのです。セルの上下になら部分的に罫線を引けばいいわけですが、そうではなくてセルの「中央」に、セルを横切るように線を引きたいとのこと。
詳しく話を聞いてみると、なるほど、ちょうど下のような書類の例でお使いになるのだそうです。

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2012年3月 7日 (水)

<期間限定!>仕事に役立つExcel関数のPDFをダウンロードできる

業務でエクセル関数を使っている方は大勢いらっしゃることと思います。

エクセルには300種類以上の関数が用意されています。数だけ聞くと圧倒されてしまいそうですが、一般的なビジネスシーンでの活用度が高いものは限られています。利用頻度の高いものを抜粋してマスターするなら、時間も手間もそれほどではありませんね。
そこで今日は、関数のスキルアップを考えている方に嬉しいダウンロードサービスのご紹介です!

現在、アオテンのサイトでは、エクセル関数の使い方をまとめたPDFデータをダウンロードできるサービスを実施しています。興味のある方はこちらにアクセスしてください。

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2012年2月28日 (火)

負の数を示す「▲1,243」などの数値を赤字で表示したい

収支報告書などでマイナスの数値を表示するとき「▲13,923」のように先頭に▲を付けた形で表示することがありますね。

この▲は「セルの書式設定」ダイアログボックスを開くと、負の数の形式の一覧から選択できます。(詳しくは後述の手順を参照してください。)
ところが、選択肢にあるのは黒字の▲だけで、赤字のものはありません。では、赤字で「▲1,234」のように表示したい場合はどうすればいいでしょうか。

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2012年2月21日 (火)

ゼロが入力されたセルに「なし」と表示したい

Excelの集計表でゼロが入力されたセルに、数字のゼロではなく特定の言葉を表示したいというご要望をたびたび耳にします。数値のゼロを「なし」とか「在庫なし」といった言葉で表したいという意味ですね。

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2012年2月14日 (火)

ゼロが入力されたセルを空欄にしたい

Excelで集計表を作っているときに、ゼロのセルには何も表示しないようにしたいと思ったことはありませんか。

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2012年2月 7日 (火)

データラベルに数値以外のセルを表示したい

グラフにデータラベルを追加すると、数値やパーセンテージ、系列などを、グラフのすぐ近くに示すことができます。

ただし、データラベルとして表示できるのは、グラフの元になっている数値が入力されたセルの値です。数値以外のセルをデータラベルとして表示したいと思ったことはありませんか?

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2012年1月25日 (水)

小計(集計)機能でグループ化した表の合計行だけをコピーしたい

商品アイテムや支社ごとに売上金額などを合計するには、「データ」タブの「アウトライン」グループにある「小計」機能が役立ちます。ちなみに「小計」機能とは、Excel2003までのバージョンでは「データ」メニューの「集計」から実行する「集計」機能のこと。2007で機能名だけが変わったので少々ややこしいですね。

小計機能を実行した表では、シートの左側に表示された「1」「2」・・・のボタンをクリックすると、明細を折りたたんだ小計の行だけを表示できます。この操作を「グループ化」といいます。
下の図のような、グループ化された表を『見た目通りに』コピーしたいと思ったことはありませんか?

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2012年1月11日 (水)

数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい(3)

この記事は前回の手順の続きです。
お読みになっていない方は、こちらの記事から順番にご覧ください。
数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい(1)
数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい(2)

さて、グラフの仕組みは(2)ですでに完成しているのですが、見た目がいまひとつですね。そこで、今回の記事では、グラフ内容をわかりやすく見せるための書式設定を行います。長くなってしまって恐縮ですが、もう1回だけお付き合いください。

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2012年1月10日 (火)

数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい(2)

こちらの記事は前回の手順の続きです。
お読みになっていない方は、「数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい(1)」のほうからご覧ください。

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2012年1月 6日 (金)

数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい(1)

複数の系列を折れ線グラフで表したとき、極端に数値の小さい系列があると、その系列のグラフはほとんど見えなくなってしまいます。ちょうど下のような例でしょうか。

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このグラフは過去10年間のタオルの輸出入量の推移を表したものです。
グラフ上の表を見ると、輸出数量(3行目)は輸入数量(2行目)に比べて極端に少ないことがわかります。この表を元に、ごく普通に折れ線グラフを作成すると、この画像のように輸出数量はゼロ近くを、まるで地を這うように表示されてしまいます。これでは、輸出量の変化が伝わりませんね。

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2011年12月27日 (火)

商品コードや電話番号が全角で入力できないようにしたい

Excelで作成した表で、英数字の全角と半角が混在したまま入力されているのを見ることがあります。

特に、オートフィルタや並べ替えに使うことの多い「商品コード」などの列では、全角文字と半角文字が入り混じった形でデータが入力されていると、これらの機能を実行した際、同じコード番号であっても別々のデータとして扱われてしまいます。見た目が揃わないだけではなく、業務に支障をきたす恐れもあるわけです。

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2011年12月21日 (水)

シートの保護を勝手に解除されないようにしたい

前回、一部のセルの内容を勝手に変更されないようにするために、「シートの保護」を有効にする方法を紹介しました。今日はその補足になります。前回の記事をお読みでない方はこちらを先にご覧ください。

前回の記事の設定後、シートの保護が有効になった状態でロックされたセルを変更しようとすると、下のようなメッセージが表示されます。

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2011年12月15日 (木)

セルに入力した数式を変更されないようにしたい

請求書などをExcelで作成するときには、合計金額が自動で計算されるようセルに計算式を入力しておくことができます。こうしておけば、そのつど手計算をしなくて済むので大変便利なことは言うまでもありません。

ただし、数式が設定されたファイルを作成者以外の人にも使わせたい場合は注意が必要です。データを書き換える際、セルに入力した計算式をうっかり削除されてしまうことがあるからです。

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2011年12月 6日 (火)

エクセル関数のスキルチェックに挑戦! MOS・関数の書籍プレゼント実施中!

「仕事でWord、Excel、PowerPointなどのオフィスソフトを使ってはいるけど、自分のスキルがどの程度あるのかがわからない。知りたい。」ときどき、そんなご相談を受けることがあります。

そんな方には、アオテンサイトでスキルチェックを受けてみられることをお勧めしています。
最初に一度、IDとパスワードを登録しておけば、WordやExcel、PowerPointのほか、コンピュータの基礎知識やExcel VBAまで、さまざまな問題をインターネット上で試してみることができます。結果をもとに判定が出ますので、ご自身の苦手分野を把握するのに役立ちますよ。

もちろん無料ですし、問題数はそれほど多くありません。昼休みなど、ちょっとした空き時間を使って少しずつチャレンジできる内容なので、未経験という方は、ぜひ一度、こちらのサイトにアクセスしてみてください。

さて、そのaotenスキルチェックですが、このたび登録者が3万人を突破したとのこと。大勢の方のご利用に感謝の気持ちを込めて、12月26日(月)朝10時までの間、書籍などが当たるプレゼントキャンペーンを実施中です。

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2011年11月22日 (火)

第2軸を設定したグラフで、左右の軸がどのグラフに対応するのかわかりづらい

Excelのグラフでは、極端に数値の大きさが異なる系列を同じ領域に表したい場合、右の縦軸に目盛を別に設けると、数値の小さなグラフを見やすく表示できます。(詳しい手順はこちらの記事を参照ください。)

このとき、普段は使用しない右側の縦軸に設定した目盛のことを「第2軸」といいます。ところが、第2軸を設定すると目盛が2種類表示されることになるため、グラフの内容によっては、どの系列が左右どちらの目盛を使っているのか、その対応がわかりづらくなってしまうことがあります。

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2011年11月19日 (土)

数値の小さなグラフがほとんど表示されなくなってしまう

Excelでグラフを作成したときに、一部の系列が地を這うように表示されてしまい、困ったことはありませんか。
これは、大きさが極端に異なる数値をグラフ化したときに起こる現象です。Excelでは、グラフ化したいセル範囲の中で最も大きな数値が収まるように、縦軸の目盛を自動で調整します。したがって、小さな数値ばかりが集まった系列があると、下の方に寄ってしまうため、グラフとしては見づらいものになるわけです。

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2011年11月 8日 (火)

折れ線グラフのマーカー位置が横軸の目盛とずれてしまう

前回、縦方向の目盛線をグラフの背景に表示して、折れ線グラフを読みとりやすくする方法を紹介しました。その結果が下の画面です。

ところが、下の画面をよく見ると、折れ線グラフのマーカー部分は縦の目盛線の上ではなく、線と線の間に表示されています。どうせなら、目盛りの線とマーカーがきっちり交わるように表示させたいと思ったことはありませんか。

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2011年11月 7日 (月)

折れ線グラフの背景に縦の目盛り線を表示したい

時間の経過にともなう変化をアピールするには、折れ線グラフが役立ちます。折れ線グラフの横軸には、日付など時系列の目盛りを設定して、時間の経過を表せるようにしますね。

ところが、グラフが横軸から離れた上の方にあると、折れ線の数値が横軸のどの目盛りに相当するのかが、わかりづらくなってしまいます。

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2011年10月28日 (金)

グラフ横軸の日付を1日おきに表示したい

Excelでグラフを作成する際、横軸に表示した項目が多すぎて、きゅうくつな印象になってしまったことはありませんか?
特に、毎日の変化を記録する時系列のグラフでは、小さな文字でびっしりと日付が並んでいるのをよく見かけますが、文字サイズをあまりに小さくしすぎると、内容を読みとりづらくなってしまいますね。

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2011年10月 5日 (水)

MOSクイズに答えて「速効!図解 Excel2010」を当てよう!

今日は書籍プレゼントのお知らせです!

本日10時から19日(水)10:00までの間、aotenではMOSクイズプレゼントキャンペーンを実施中です!

MOS試験に関する問題に答えていただくと、抽選で拙著「速効!図解 Excel2010」をお送りします。

本書はExcelがまったく初めての方を対象に、手順を丁寧に追いながらおひとりで学習できるように執筆しました。セルへのデータの入力から、表作りの基本、グラフの作成など、この秋からExcelの勉強を始めたい!という方、キホンをしっかり学び直したいという方、いかがでしょうか?

興味のある方はこちらにアクセス!
たくさんの方のご応募をお待ちしています。



2011年9月13日 (火)

「速効!図解 Excel2010 Office2010版」書籍プレゼントが始まりました!

東京近郊はここ数日好天が続いています。
日中の温度は高くとも、吹き抜ける風は爽やかなあたり、だいぶ秋めいてきたなと嬉しくなりますね。さて、こう涼しくなると、何かを勉強したいなという学習意欲がふつふつと湧いてきませんか?

手前味噌で恐縮ですが、Excel2010の基礎を学んでみたい方には拙著「速効!図解 Excel2010」をおススメします。

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2011年8月16日 (火)

表の端にすばやくジャンプしたい

業務においてExcelで大きな表を扱う機会が多い方は少なくないでしょう。ときどき耳にするお悩みのひとつが、こういった大きな表における移動の操作です。特に上下左右の端に移動する際、そのつどスクロールをしながらでは作業効率が大きく落ちてしまいますね。
今日はそんなときに役立つ操作を2種ご紹介します。

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2011年6月21日 (火)

複数条件を満たすセルの個数を数えたい(COUNTIFS関数)

前回の記事で、COUNTIF関数を使って、条件に当てはまるセルの個数を求める方法を紹介しました。ただし、COUNTIF関数では指定できる条件は1つだけです。条件を複数指定したい場合はどうすればいいでしょうか。

下の例は、顧客からの問い合わせを記録したものです。B列に「入会」「更新」「退会」「その他」という4つの区分を入力し、さらに男女別にも統計を取りたいため、性別をC列に追加しました。
この表から「区分」と「性別」の2つの条件を考慮して問合せの件数を求めるには、COUNTIFS(カウントイフエス)関数を使います。(※この関数は2003では使用できません)

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2011年6月14日 (火)

条件を満たすセルの個数を数えたい(COUNTIF関数)

受付や注文の件数を数えるには、COUNT関数やCOUNTA関数を使ってセルの個数を数える方法が一般的です。ちなみにCOUNT関数は数値が入力されたセルの個数を数えたい場合に使用し、数値に限らず何らかのデータが入力されたセルの個数を数えるには、COUNTA関数を使用しますね。(これ知らなかった!という方は、こちらのサイトから解説付きの関数パンフレットをダウンロードできます。ご利用くださいね。)

ところが、セルの内容別に件数を求めたい場合もありますね。
下の例では、顧客からの問い合わせを内容によって、「入会」「更新」「退会」「その他」という4区分に分けて入力しています。このような表で、B列に入力された区分ごとに問合せの件数を集計するには、COUNTIF(カウントイフ)関数を使います。

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2011年6月 8日 (水)

表を並べ替えることなく、製品ごとの合計を求めたい

売上の一覧表を元に、製品ごとに金額を合計するといった場合には、「データ」タブの「小計」機能を使いますね。(2003では、「データ」メニューの「集計」機能に相当します)。
この例では、講座名ごとに申し込みデータをグループ化して、人数と支払料金の合計を求めています。
ただし、小計機能では同じ講座名どうしが隣接していないと正しく集計されません。そのため、事前に講座名の列を基準に並べ替えを実行しておく必要があるのですが、これが手間でつい忘れてしまうという方は多いようです。SUMIF関数を使うと、事前の並べ替えなしで、表のデータをグループ化して集計できますよ。

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2011年5月22日 (日)

元の表にデータを追加したとき、SUMIF関数の結果も自動で更新されるようにしたい

前回はVLOOOKUP関数を取り上げましたが、今回紹介するSUMIF(サムイフ)関数もなかなかに使用頻度の高い関数です。SUMIF関数を使うと、表から、指定した条件に合致するデータだけを抜き出して合計することができます。

具体的に見てみましょう。下の例では、A2~F18のセル範囲に講座の申し込み状況を管理する表を作りました。この表からB列の「講座NO」ごとにE列の「人数」の合計を求めて、講座別の受付人数を集計するには、SUMIF関数を利用します。ここでは、K列にそのSUMIF関数の式が入力されています。

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2011年5月13日 (金)

VLOOKUP関数で参照表を拡張すると、追加データも含めて検索されるようにしたい

皆さんはVLOOKUP(ブイルックアップ)関数をお使いですか?
VLOOKUP関数は、別の表から情報を検索して、自動で表示させる関数です。
具体的には、売上記録を入力する際に、商品コードを指定して別表から商品名や価格などを自動表示させる、といった仕組みを設定したいときに使います。
業務の効率アップや転記ミスを防ぐのに便利なため、愛用者が多い関数のひとつですね。

そのVLOOKUP関数では、第2引数「範囲」に、商品や顧客の固定の情報をまとめた別表のセル番地(例ではH3~J6)を指定します。
ところが、得意先や扱う商品が増えて「範囲」に指定した表にデータを追加した場合、追加されたデータの範囲は、自動では検索範囲に含まれません。

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2011年4月15日 (金)

支店名を東から西の順番で並べ替えたい

支店名や担当者名などをキーにしてデータを並べ替えるには、「並べ替え」機能を使いますね。支店名の列内のセルをクリックしてから「データ」タブの「昇順」ボタンをクリックすると、支店名の五十音順に売上データが並べ替えられます。この例でしたら、「芦屋(あしや)」「梅田(うめだ)」「西宮(にしのみや)」の順になるわけです。

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2011年2月18日 (金)

背景を削除して、形に添ってトリミングしたい(2)

※ こちらの記事は、前回の続きです。
前回の記事からつづけてお読みください。

引き続き、PowerPointのスライドにデジカメ写真を取り込んだ後、下の画面にあるように、見せたい対象だけを切り抜いて背景を削除する方法をご紹介しています。
前回の記事はこちらからどうぞ

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2011年2月17日 (木)

背景を削除して、形に沿ってトリミングしたい(1)

PowerPointのスライドには、デジカメで撮った写真を入れることができます。
ただし、取り込んだままの画像には背景が映っています。下の画面にあるように、見せたい対象だけを切り抜きたいと思ったことはないでしょうか。

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2011年1月25日 (火)

「株式会社」を除いた会社名で五十音順に並べ替えたい

顧客名簿などで、会社名をキーにして並べ替えを実行するときに、戸惑った経験はありませんか? 「株式会社」や「有限会社」などが付いた社名をそのまま並べ替えると、これらの言葉が社名の前後どちらに付くかで並べ替えの結果が変わってしまいます。純粋に「社名の五十音順」にしたいときには困りますね。

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2010年12月27日 (月)

補助円グラフ付き円グラフで、補助円グラフに表示する項目を自由に選びたい

Excelで円グラフの分類を見ていると、右側にもうひとつ、小さな円グラフがおまけのように付いているグラフがありますね。これは「補助円グラフ付き円グラフ」という分類で、通常の円グラフだとパーセンテージが小さくてほとんど表示されない下位の項目だけを、別枠の円グラフではっきりと見せたいときに使います。

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2010年12月 3日 (金)

「1」「3」「5」・・・のような飛び飛びの連番をすばやく入力したい

Excelの表で「1」「2」「3」・・・のような連続番号を入力するには、前回の記事でご紹介したようにオートフィル機能が便利です。では、連番の番号に一定間隔で空きがある場合はどうでしょう?
たとえば、下図のような、データを左右2列に分けて入力する表が当てはまります。
この表では、連番の列も2列あります。A列には「1」「3」「5」・・・、C列には「2」「4」「6」・・・と1つ飛ばしで数字が入るわけですね。こういう場合はもはや手入力しかないのでしょうか。

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2010年11月25日 (木)

「1」「2」「3」・・・と連続番号をすばやく入力したい

Excelで名簿などを作成するときは、データを管理するために、連続番号を左端の列に付けておくのが一般的ですね。
こういった連番の列をすばやく作るにはオートフィル機能を利用します。

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2010年11月 2日 (火)

横棒グラフで、長い項目名を折り返して表示したい

横棒グラフは、項目名が縦軸に横書きで表示されます。一般に、数値の違いを視覚的に見せるのに効果的なのは縦に棒が並んだ縦棒グラフですが、項目名が長くて横軸に項目を並べたときに収まりが悪い場合は横棒グラフを利用します。ただし、項目名の中に極端に長いものがあると、下の図のようにレイアウトされてしまい、そこだけ読みづらくなりがちです。

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2010年9月28日 (火)

よく使うショートカットキーを知りたい(2) 過去記事へのリンク集

ショートカットキーのアンケート結果を見ていて、このブログでも過去にいろいろ紹介してきたハズ・・・とふと思い立ち、過去記事へのリンク集を作ってみました。詳しい手順や説明はリンク先記事をどうぞ。

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2010年9月22日 (水)

よく使うショートカットキーを知りたい(1) 図形の複製をすばやく作るには?

アオテンで募集していたショートカットキーアンケートの結果が9月15日に発表されました。まだご覧になっていない方は、こちらから見ていただけますよ。

この結果、日頃よく使うショートカットキーの上位を「コピー」「貼り付け」「切り取り」の3機能が占めました。コピーや移動はOffice以外のアプリケーションソフトでも共通して使う操作ですしね。なるほど。利用頻度を考えたら十分に納得できます。
それから、全体の傾向として、「Ctrl」キーと組み合わせるショートカットキーがよく使われているようです。多分これは覚えやすいこととも関係があるのでしょう。

さて、今日はそのランキングで9位にランクインしたショートカットキー、「Ctrl」+「D」キーについてご紹介します。ランキング結果のホームページの説明には「複写」とありますね。「Ctrl」+「D」キーは、図形や画像、クリップアートなどの描画系オブジェクトの複製を作るショートカットキーです。使い方は次のとおりです。
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2010年9月14日 (火)

ブック全体に含まれる特定の文字を一度に置換したい

「『エコ』を『eco』に一括で変更したい。」
・・・こんなふうに特定の語句を検索し、まとめて別の語句に置き換えることを「置換」といいます。ExcelやWordにはこの置換機能が備わっていますので、日頃からお使いの方も多いことと思います。
ところが、Excelで置換を実行した場合、現在作業中のシートだけが作業対象になるので注意が必要です。ブックに含まれるすべてのシートを対象に語句の置き換えをしたい場合は、次の手順で設定を変更してから置換を実行しましょう。

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2010年9月 7日 (火)

Excelで特定の言葉を含むセルをまとめて検索したい

今回のテーマは検索です。ここにカルチャースクールの講座名をまとめた表があります。ここから「ストレッチ」という言葉を含むセルを探し、該当するセルを一度に確認したいのですが、こんな場合に、皆さんはどのように操作していますか?

このように、特定の語句を含むセルを探すには、「検索」機能を使いますね。Excelの検索には、検索されたセルを一覧表の形で見せてくれる機能があるのです。今日はそれをご紹介します。

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2010年8月27日 (金)

表内の空白セルに「なし」と一度に入力したい

Excel表で、空欄となったセルに該当するデータがないことを示す場合は、「なし」、「-」といった言葉を入力することが多いですね。こんなとき、皆さんはどのように入力していますか?

ひとつのセルに「なし」と入力してから、そのセルを「コピー」して他の空白セルに「貼り付け」を繰り返す方法もありますが、空欄が多い表になると、このように手作業で1つずつ貼り付けを実行するのでは、セルを見落としてしまうこともあり得ますね。
こんなときは、「ジャンプ」機能を使うと、すべての空白セルに漏らさず文字を入力することができますよ。今日はその方法を紹介しましょう。

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2010年8月17日 (火)

よく使うショートカットキーを答えてオフィス2010書籍をゲットしよう!

毎日これでもかというくらいに暑い日が続きますね。鮪の山かけとか冷や奴とか、我が家では晩御飯のメニューが極力火を使わないものにシフトして久しいです。冷房の中と外気との大きな気温差も夏バテの原因になるとか。皆さんもしっかり食事をとってご自愛ください。

さて、早いものでオフィス2010が発売されて2カ月が経ちました。今日はそのオフィス2010の操作本を買おうかどうしようか迷っている方に嬉しいお知らせです。
今、aotenでは、抽選で18名の方にオフィス2010関連の書籍をプレゼントする企画を実施中です。

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2010年8月 4日 (水)

Excelの表全体を縦書きで印刷したい

Excelで作成した表では、通常、文字の方向は横書きになりますね。
縦書きの表を作るには、表のセルを選んで右クリックし、「セルの書式設定」ダイアログボックスの「配置」タブで「方向」から縦書きを指定するのが一般的な方法です。
ただし、すでに横書きで作ってしまった表の場合は、この方法だとセル内の文字方向だけが縦書きに変わってしまい、行の高さや列幅など、表全体のレイアウトはそのままになります。

印刷したときだけ縦書きの表になっていればいいのであれば、一瞬で縦書きに変換できるテクニックがありますよ。今日はそれをご紹介します。

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2010年7月28日 (水)

シート数が多すぎてドラッグして移動やコピーをするのが難しい

Excelでは、シートを移動するときに、シート見出しをドラッグして並べ替えるのが一般的です。ところが、シート数の多いファイルになるとこのドラッグ操作がしづらくなります。特に端から端まで移動するような場合になると大変ですね。

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こんなときは、ショートカットメニューから移動先を選ぶ方法を使うと、楽に操作できます。
さっそく操作をご紹介します。

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2010年7月20日 (火)

Excel2007で計算式をそのままにして、データだけを削除したい

Excelでは一度作成した表の内容だけを書き換えて、フォームをそのまま使い回すことはよくあります。ところが古い数字を削除するときは要注意です。数字だけを削除したかったのに、うっかり計算式も一緒にまっさらに戻してしまった経験はないでしょうか。

小さな表でしたら、目で確認しながらセルを選択すればいいわけですが、小計欄が複雑に入り込んだ大きな集計表ではそうもいきませんね。こんなときは安全のため、Excelの「セル選択」という機能を利用しましょう。
なお、この記事ではExcel 2007および2010での操作を紹介しています。2003をお使いの方はこちらをご覧ください。下の関連記事のリンクからでもジャンプできます。

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2010年7月16日 (金)

1か月分の連続日付をピタリと入力したい

毎日暑い日が続きますが、夏休みももう目前ですね。楽しい予定でカレンダーが埋まっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
さて、今日は月単位のスケジュール表をExcelで作る場合に役立つテクニックをご紹介します。

日程表の日付欄を埋める時に便利なのがオートフィルですね。まず開始の日付を「2010/8/1」のように入力します。次にそのセルを選択して、右下角に表示される+の部分にマウスポインタを合わせて下にドラッグすると、続きの日付が「2010/8/2」「2010/8/3」・・・と表示される、あのおなじみの機能です。

ところが、このドラッグ操作、月末日でピタッと止めようとすると、これが意外と難しい。行きすぎたり、足りなかったり・・・。何度もドラッグしなおした経験、皆さんにもありませんか?
最初からきっちり1ヶ月分の連続データを入力するには、こんな方法があります。

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2010年6月25日 (金)

オフィス2010なら「形式を選択して貼り付け」で選ぶ項目がわかりやすい

オフィス2010が発売されて1週間が経ちました。私も使っていますが、今のところトラブルもなく快適に動いていますよ。ちなみにこのブログの原稿もワード2010で書いています。

さて今日は、そのオフィス2010で改良されたイチオシの機能をご紹介しましょう。
WordやExcelで入力した内容をコピーするには「貼り付け」を実行しますね。これには、「ホーム」タブにある「貼り付け」ボタンを使いますが、このボタンは上下に分かれていますね。使い分ける方法をご存じでしょうか。

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2010年6月18日 (金)

オフィス2010が販売開始!どの製品(エディション)を買えばいい?

一日遅れてしまいましたが、6月17日はオフィス 2010の発売日でした。
パソコンショップの店頭でパッケージを見かけた方、あるいはすでに購入された方も大勢いらっしゃることと思います。

購入を検討中の方は、公式サイトに製品ラインナップが紹介されていますが、今日はこちらでも選び方をご紹介しますね。なお、価格は販売店により幅がありますので目安程度にお考えください。

パッケージ版のオフィス2010は「パーソナル」「ホームアンドビジネス」「プロフェッショナル」の3製品が発売されており、それぞれ、含まれるアプリケーションの種類が異なります。自分の使いたいアプリケーションを網羅している製品を選びましょう。

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2010年6月10日 (木)

すでに入力済みのセルに入力規則違反があるかどうかを調べたい

特定のルールに従ってデータを入力してほしい場合に便利なのが「入力規則」ですね。
たとえば、注文数量を入力するセルに入力規則を設定しておくと、「数量は10以上とする」といったルールを設定できます。この場合、ルールに違反するデータ、すなわち9以下の数値が入力された場合には、エラーメッセージで正しいデータの入力を促すことができます。

ただし、入力規則は設定後にデータが入力された場合にしか効力を持ちません。ルール設定前にすでに入力済みだったセルについては、規則に違反する内容が入力されているかどうかの判定はされないわけです。

そこで今日は、入力規則を設定する前に入力されていたセルの中から、規則違反のデータを見つけ出す方法をご紹介します。

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2010年5月10日 (月)

同じコメントを複数のセルに入力したい

Excelでは、セルに付箋紙を貼るような感覚でコメントを付けることができます。あとで調べ直したいセルなどがすぐにわかるので大変便利ですね。ところで、複数のセルに同じコメントを付けたいとき、皆さんはどのように操作していますか。

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2010年4月 9日 (金)

複数セルに入力した数値を、一定の数だけ足し算や引き算をした結果に置き換えたい

春、新生活のスタートの時期ですね。新しい環境で頑張る人をターゲットにしているのか、さまざまなお店で値引きキャンペーンの広告を見かけるようになりました。

さて、今日は皆さんに質問です。下のようなExcelの料金表があります。この春、全商品を一律で500円ずつ値下げすることにしました。そこで表内のすべての価格を500円引きした値下げ価格に差し替えたいのですが、こんなとき、皆さんならどう操作しますか?

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2010年4月 1日 (木)

列幅の広い表をコピーすると、データがセルからはみ出してしまう

列幅の広い表をコピーしたときに、コピー先のセルでデータがはみ出してしまったり、正しく表示されなかった経験はないでしょうか。

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2010年3月 9日 (火)

[ここが変わったオフィス2010]画面のスクリーンショットをボタン1つで文書に挿入

※この記事は、オフィス2010ベータ版に基づいて執筆しました。後日販売される製品版では内容が異なる可能性があります。

前回、画面のスクリーンショットをWord文書に貼り付ける方法を紹介しました
これは、講習会でもたびたび質問を受ける操作なのですが、やはり潜在的なニーズが多かったのでしょうか。今年発売予定のオフィス2010では、Word、Excel、PowerPointなどのリボンに、スクリーンショットを挿入するボタンが追加されました。さてこのボタン、どんなふうに使えばいいのか興味が湧きますね。さっそく使い方をご紹介しましょう。

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2010年3月 4日 (木)

画面のスクリーンショットを文書に挿入したい

パソコンの講習会では、Word文書に操作画面のスクリーンショットを入れた手製の資料を配布することが多いものです。すると、これを見た受講生さんから、パソコン画面を文書にコピーする方法をよく尋ねられます。

話を聞くと、「業務で作成するマニュアル中に操作画面を載せたい」「自分用の控えとして、設定画面のスクリーンショットを手元に残したいといった要望があるようです。
たしかに、文章で回りくどく説明するより、画像を載せれば一目瞭然ですね。
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2010年2月25日 (木)

[ここが変わったOffice2010] リボンをボタン1つで最小化する

※この記事は、オフィス2010ベータ版に基づいて執筆しました。後日販売される製品版では内容が異なる可能性があります。

オフィス2007でおなじみのリボンは、2010でもそのまま継承されています。
ところでこのリボンのボタンは、オフィス2003までのツールバーのボタンに比べると格段に大きいものですね。大きなボタンに、機能の内容がわかりやすくイラスト化されているので、従来のツールバーに比べて選びやすいメリットがあります。

ただ、ボタンが大きい分、リボン自体はツールバーに比べてかなり場所を取るようにもなりました。このため、解像度が低めに設定されたモニタでオフィス2007や1020を使うと、文書ウィンドウやシート部分の領域が予想外に狭くなってしまうことがあります。そこで、リボンが邪魔になる際、一時的に隠す方法を知っておきましょう。

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2010年2月10日 (水)

日付の入力とともに曜日を自動で表示したい

表に日付の欄を設ける場合は、曜日も合わせて表示させておくとわかりやすくなります。でもちょっと待ってください。こんなとき、皆さんは曜日をどのように入力していますか?
「3月1日は何曜日だっけ?」と、カレンダーなどを見て該当する曜日を調べ、それを手作業で入力していないでしょうか。これでは手間がかかりますし、うっかり違う曜日を入力してしまう可能性もあります。

実は、セルに日付を入力すると、その日付が相当する何曜の情報も同時にセルに格納されるのです。ただし、通常の状態では、曜日の情報は表示されません。そこで、セルの表示形式を変更して、日付に相当する曜日を表示させる方法をご紹介します。

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2010年2月 5日 (金)

文字のひらがな/カタカナを変換したい

Excelの関数には、文字の種類を変換してくれる便利なものがあります。
全角文字を半角にするにはASC(アスキー)関数を、反対に半角文字を全角に変換するにはJIS(ジス)関数を使う例などがそうですね。名簿の表記を統一する際などに、利用している方も多いのではないでしょうか。

ただ、残念なことに、日本語のひらがな/カタカナ間を変換する関数はありません。
でもご心配なく。ふりがなをセルに表示させるPHONETIC関数を応用すれば、カナ文字の種類を一括変換できます。

●ひらがなをカタカナに変換する
ひらがな→カタカナへと文字種を変更するには、PHONETIC関数の式を指定します。

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2010年1月27日 (水)

ひらがなのフリガナを表示させたい

名簿や商品リストでフリガナの欄を作るには、PHONETIC関数が便利です。
PHONETIC関数を使えば、セルに入力した漢字の読みを、同時に別のセルにフリガナとして表示させることができるので、フリガナを別個に入力する手間が省けるからです。そんなPHONETIC関数の使い方については、以前こちらの記事で紹介したとおりです。

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2010年1月19日 (火)

WordやExcelの操作レベルを知りたい

日ごろ、WordやExcelを使っていると、自分の操作スキルが果たしてどの程度のレベルなのか気になることがありますね。ちょっと調べてみたいと思ったことはありませんか?

私がインストラクターとして講座を担当している生涯教育センターには、「WordやExcelは初めて」という初心者さんのほか、「すでに仕事である程度は使っているけど、自己流の操作なので自信がない。一度、正確で早い操作を習ってみたい」と言って受講される方もいらっしゃいます。
特に、百年に一度の不況と言われる最近では、操作のムダをなくして業務効率のアップをはかりたいと考える人は確実に増えているように感じます。
そこで今日は、無料で、しかも短時間でできるスキルチェックのサイトをご紹介します。

Kosu

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2010年1月12日 (火)

ツールバーに追加したボタンの機能を忘れてしまった

前回、よく使う機能のボタンをツールバーに追加する方法を紹介しました。
ところが、少し日数が経ってから追加したボタンを使おうとして、「あれ? このボタンはいったい何のボタンだったっけ?」と、登録した機能がわからなくなってしまった経験はないでしょうか。

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2010年1月 7日 (木)

よく使う機能のボタンをツールバーに追加したい

あけましておめでとうございます。・・・とご挨拶するには遅くなってしまいましたが、お正月休みはいかがお過ごしでしたか? 本年もよろしくお願いいたします。
2010年も、この「知って得するマイクロソフトオフィスの話」では、仕事にプライベートに、Officeを使うときのちょっとしたテクニックやすぐに使える便利ワザをご紹介する予定です。

今日は、ツールバーにはないボタンを追加する方法を紹介します。
日ごろよく使う機能がボタンに見あたらなくて、「この機能のボタンがあれば・・・!」と不便を感じたことはないでしょうか? 実は、ツールバーにはボタンを追加できるのです。

たとえば私の場合は、Wordで原稿を書いているとき、コメント機能をよく使いますが、残念ながらツールバーにはコメントを追加するボタンは用意されていません。最初のうちは、毎回「挿入」メニューから「コメント」を選択する操作を繰り返していましたが、すぐに面倒に感じるようになりました。こんなときは、ツールバーにコメントを挿入するボタンを追加しておけば、以後はボタンで簡単に操作できるようになります。

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2009年12月18日 (金)

ふりがなが表示されないセルにふりがなを自動で追加したい

顧客名簿や自治会名簿など、名簿を作る機会は多いものですね。ところで、名前を入力したセルにふりがなを表示する方法をご存知でしょうか?

これは、名前のセルを選び、「書式」メニューから「ふりがな」→「表示/非表示」と選択します。(Excel2007の場合は、「ホーム」タブの「フォント」グループで「ふりがなの表示/非表示」ボタン→「ふりがなの表示」を選択します)。

セルの高さが広がって、漢字の上にふりがなが小さく表示されますね。ここに出てくるふりがなは、皆さんがキーボードから文字を入力した「読み」の情報です。

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2009年12月 8日 (火)

アプリケーションを終了せずにファイルだけを閉じるショートカットキーを知りたい

WordやExcelで作業していたファイルを終了するとき、皆さんはどうしていますか?
ウィンドウに表示された「×」のボタンをクリックする人が多いのではないでしょうか。
ウィンドウの右上には、「×」ボタンが上下に2つ並んで表示されます。上にある赤い「×」ボタン(「閉じる」ボタン)を押すと、WordやExcelなどのアプリケーションごとファイルが終了します。引き続き、WordやExcelでの作業を続けるつもりでうっかりこちらをクリックしてしまうと、「スタート」ボタンから再度アプリケーションを起動しなければならなくなります。これは面倒ですね。

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2009年12月 4日 (金)

複数のExcelファイルをショートカットキーですばやく切り替えたい

Excelで見積書を作成するとき、別の得意先に提出した請求書を見ながら作る。顧客名簿に情報を入力する際、以前に作成した名簿から住所のデータをコピーする・・・。
こんなふうに、Excelで何かの仕事をするときには、関連するExcelファイルを複数開いておき、参照しながら作業を進めることが多いのではないでしょうか。

ところが、ファイルからファイルへとウィンドウを切り替えるのに手間取ってしまい、イライラした経験はありませんか?
別のExcelファイルを手前に表示するには、ウィンドウをマウスでクリックするよりも、キー操作で切り替える方が断然、効率は上がります。そこで、今回は、複数のExcelファイルを切り替えるショートカットキーを紹介します。

開いている複数のExcelファイル間で交互に表示を切り替えるには、「Ctrl」キーを押しながら「Tab」キーを押します。実際に見てみましょう。

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2009年11月 3日 (火)

別々のセルに入力した姓と名をつなげて表示したい

Excelで名簿を作っているとき、苗字と名前を別々の列に入力することがありますね。
セルを分けて入力した姓と名前を、1つのセルにつなげて表示させたいと思ったことはないでしょうか。
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2009年10月27日 (火)

郵便番号の「-」や電話番号の「()」の入力を省きたい

顧客データなどを大量に入力するときには、できるだけ入力作業を楽にしたいものですね。そこで入力を省けるものはExcelの機能を使って自動で表示させましょう。
郵便番号のハイフンや電話番号の局番を囲むカッコなど、数値とともに入力する記号は、表示形式を活用すれば入力を省略できます。

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2009年10月20日 (火)

右クリックをせずにショートカットメニューを表示したい

「ショートカットメニュー」とは、右クリックしたときに表示されるメニューのことを言います。ショートカットメニューには、選択する対象によって、よく使うコマンドが抜粋して表示されます。

「近道」という言葉の意味の通り、右クリックして表示されるメニューからコマンドを選択すればいいわけですから、遠くにあるメニューバーやツールバーのボタンまでマウスポインタを移動するよりも手近なところでコマンドを選択できます。すばやく作業ができるので、中上級者になると、ほとんどの操作を右クリックで済ませてしまう人もいるようですね。

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2009年9月15日 (火)

「001」と入力すると先頭の「0」が削除されてしまう

社員番号などでは、全体の桁数を揃えるため、「001」のように「0」で始まる数値を使うことがあります。ところが、Excelでこういった数値を入力しようとして、うまく表示されなかった経験はないでしょうか。

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2009年9月11日 (金)

セルを選択すると同時に日本語入力(IME)をオンにしたい

Excelで住所データを入力していると、郵便番号やメールアドレスは半角英数字のまま入力できますが、氏名や住所欄を入力するときは、IME(日本語入力システム)をオンにして日本語で入力しなければなりませんね。一般的な住所録は下の画面のように、1件のデータを横1行に入力するので、セルを右方向に移動しながら入力します。氏名や住所欄のセルに差し掛かるたびにいちいちIMEを切り替えるのが面倒で、オンにしたまま電話番号やメールアドレスを入力している人をときどき見かけます。

でもこれでは入力の効率が落ちてしまいますね。そこで今日は、氏名や住所のIMEのセルを選択するとIMEが自動でオンになるように設定する方法を紹介します。

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2009年8月25日 (火)

同じファイルの別々のシートを同時に表示したい

Excelで異なるシートの内容を同時に見ながら作業したいと思ったことはありませんか。
2つのファイルを同時に表示するには、あらかじめ表示したいファイルをすべて開いておき「ウィンドウ」メニューから「並べて表示」を選びます。
ところが、同じファイルの中にある複数のシートを並べて表示する場合は、同様に操作するだけではウィンドウは並びません。この場合は次のように操作しましょう。

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2009年8月19日 (水)

画面をスクロールすると行や列の見出しが見えなくなってしまう

売上記録のような列数や行数の多い表をスクロールしたときに、行見出しや列見出しが隠れてしまい、不便な思いをしたことはありませんか?
大きな表を扱う機会の多い方は、ウィンドウをスクロールしても表の上端や左端に入力した見出しが常に表示されるように設定する方法を知っておくと作業がスムーズにできますよ。今日は面積の大きな表の操作には欠かせない「ウィンドウ枠の固定」機能をご紹介します。

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2009年8月 9日 (日)

氏名の姓と名を別の列に分けたい

名簿を作成しているとき、ひとつのセルに入力した氏名の姓と名を別々の列に分割したいと思ったことはないでしょうか。入力した名前の姓と名の部分を、別のセルにコピーするのは手間がかかって大変ですね。
氏名では、姓と名の間をスペースで区切って入力することが多いものです。この場合、「区切り位置指定ウィザード」を使うと、簡単に姓と名を別のセルに分けて表示することができます。

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2009年7月30日 (木)

棒グラフを白黒で印刷すると色の違いがわからなくなってしまう

Excelで作成したグラフは項目ごとにきれいに色分けされますね。ところが、このグラフをモノクロプリンタで印刷すると、色の違いが単に白黒の濃淡に置き換えられてしまいます。棒グラフや円グラフの内容がわからなくなって困った経験はないでしょうか。

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2009年7月14日 (火)

グラフの数値を千単位で表示したい

前回の記事で、桁の多い数値を千単位ですっきり表示する方法をご紹介しました。今日はそのグラフ版ともいえる内容です。
大きな数値をグラフ化した場合、グラフの数値軸におびただしい数のゼロが並んでしまうことがありますね。余分なゼロを省略して見やすく表示したい場合は、目盛りを千単位や万単位にしてみましょう。

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2009年7月 9日 (木)

桁の多い数値を千単位で表示したい

予算や売上を管理する表では、何百万や何千万という大きな数値を扱うのが一般的ですが、こういった表では、よく千円単位で数値を表示したものを見かけます。これと同じものをExcelで作りたいとき皆さんはどうしていますか?
真っ先に思いつく方法は、数値を入力する際に、最初から端数のゼロを省略して、「2,893,000」を「2,893」のように入力する方法でしょうか。見た目だけならこれでも十分OKなのですが、セルに入力した数値をどこかで別の計算に利用する場合、これはNGです。もともと1,000分の1の値を入力しているため、数式内でこのセルを参照させると、計算結果は1,000で除算したものになってしまうからです。

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2009年6月28日 (日)

プロパティ画面をすばやく表示するショートカットキーを知りたい

ファイルの保存場所やサイズ、作成日や更新日など詳細な情報を調べるには、「プロパティ」ダイアログボックスを使いますね。このダイアログボックスを開くとき、皆さんはどうしていますか。

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2009年6月16日 (火)

キーボードから手を離さずに隣のシートに移動したい

作業が佳境に入ってきて、キーボードから手を離す間も惜しいと感じたことはないでしょうか。いったんキーから指を離して、マウスに持ち替えるのがまどろっこしく感じられるような場合です。

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2009年6月 9日 (火)

新規シートをすばやく挿入できるショートカットキーを知りたい

Excelでは、作業中にシートが足りなくなったら自由に追加できます。このとき皆さんはどのように操作していますか? 
バージョン2003以前のExcelでは、「挿入」メニューから「ワークシート」を選ぶ方がほとんどだと思います。でも、頻繁にシートを追加する作業をする場合は、もっとすばやい方法を知っておくと便利です。
すばやい方法と聞いて、右クリック操作を思い浮かべた方もいらっしゃるでしょう。お察しの通り、シート見出しの上で右クリックしても新規シートを挿入できるのですが、私はあまりお勧めしていません。かえって面倒だからです。

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2009年6月 3日 (水)

直前のセルと同じ内容を一発で入力できるショートカットキーを知りたい

Excelの表にデータを入力するときに、同じ内容が続くことがありますね。
例えば、名簿で住所や電話番号が同じ人を続けて入力する場合などがそれに当たります。

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2009年5月30日 (土)

表の行と列の内容を入れ替えたい

表を作り終わってから、行と列の項目を逆にすればよかったと後悔したことはありませんか? とはいえ、いったん作成した表をまた一から作り直したり、項目をドラッグして入れ替えたりするのはとても面倒ですね。
そんな不毛な作業をしなくても、Excelには行と列を入れ替えて表をコピーする機能があります。今日はそれをご紹介しましょう。

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2009年5月22日 (金)

セル内で文字を折り返したときに右端が揃わない

セルに長い文章などを入れるときに便利なのが、セル内で自動的に折り返して表示する設定です。具体的には、「セルの書式設定」ダイアログボックスを開いて「配置」タブで「折り返して全体を表示する」にチェックを入れると、選択していたセル内の列幅に合わせて改行してくれます。

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2009年5月14日 (木)

列の境界線をダブルクリックすると列幅が広がりすぎてしまう

セル範囲に入力されたデータの中で一番長い文字がぴったりおさまるように列幅をすばやく調整するには、列番号の境界線にマウスポインタを合わせてダブルクリックします。
表全体の幅をコンパクトにしたい場合などに便利で私もよく使います。

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2009年4月28日 (火)

宛名の後ろに「様」や「御中」を自動で表示したい

Excelで作った請求書や納品書を目にする機会は多いですね。Office OnlineでもExcelで利用できる多数の帳票テンプレートが無料で提供されていますが、自分でレイアウトを作って帳票を発行している方も多いことと思います。

この場合、いったん請求書などのレイアウトを作っておき、必要に応じて宛先となる会社名や請求内容を書き換えて使いまわすのが一般的です。
頻繁に書類を発行する場合は、宛先の後ろに「様」や「御中」などの敬称が自動で表示されるようにしておくと効率アップにつながります。今日はその方法を紹介します。

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2009年4月25日 (土)

グラフを選択するとテキストボックスが消えてしまう

グラフの中にコメントを書き足したいときに便利なのがテキストボックスですね
ところが、グラフに追加したテキストボックスが突然消えてしまって驚いたことはありませんか?

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2009年4月 9日 (木)

行や列をドラッグ1回で移動・コピーしたい

表内でデータの順序を手作業で変更したいとき、皆さんはどのように操作していますか。まず移動したいセル範囲を選択して「切り取り」ボタンをクリックし、移動先のセルの上で右クリックして「切り取ったセルの挿入」を選択するのが一般的な方法ですが、少々時間がかかるのが難点です。ドラッグ操作ですばやく移動する方法を知っておきましょう。

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2009年3月27日 (金)

Alt+Enterで挿入したセル内改行をまとめて削除する(CLEAN関数)

セルに入力した文字を好みの位置で折り返して表示するには、改行したい位置で「Alt」+「Enter」キーを押しますね。このようにして挿入した改行をまとめて削除するには、関数を使う方法もあります。データを入力したセルとは別のセルに、改行なしの文字列を表示する場合に利用するとよいでしょう。

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2009年3月23日 (月)

Alt+Enterで挿入したセル内改行をまとめて削除する(置換)

セルに入力した文字を好みの位置で折り返して表示するには、改行したい位置で「Alt」+「Enter」キーを押しますね。このようにして挿入した改行を削除するには、セルを選んで改行した位置にカーソルを移動して「Del」キーを押します。

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2009年3月19日 (木)

ステータスバーに合計や平均をその場で表示したい

Excelで表を作った際、数値の合計や平均を求めるには、セルに計算式を入力します。四則演算の式を組み立てたり、関数を指定して複雑な計算を実行している方も多いことと思います。
ところが、中にはわざわざ数式を入力するほどではない場合があります。その場で合計や平均が一時的にわかればいいといった場合は、「オートカルク」を使いましょう。オートカルクなら、セル範囲をドラッグするだけで、すぐに集計結果を確認できます。

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2009年3月16日 (月)

「セルの書式設定」ダイアログボックスをキー操作ですばやく表示したい

Excelでセルの書式を詳細に設定するには、ダイアログボックスを表示する必要があります。この「セルの書式設定」ダイアログボックスを開くとき、みなさんはどのように操作していますか?
 
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2009年2月26日 (木)

円グラフの一部の要素だけを切り離そうとするとバラバラになってしまう

円グラフでは、目立たせたい要素を印象付けたいときにその部分だけを切り離して表示することができます。ところが、いざ円グラフで切り離したい部分を外側へドラッグすると、グラフ全体がバラバラになってしまってあわてた経験はないでしょうか。

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2009年2月24日 (火)

3D円グラフで目立たせたい要素を手前に表示したい

グラフを報告や発表の資料に使う場合、導き出したい結論にうまくつながるように特定の系列や要素を強調したいことがあります。図のような3D効果のついた円グラフの場合は、正面にある要素にまず目が行きます。そこで、円グラフを回転させて、注目させたい要素を一番手前に移動する方法を知っておきましょう。

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2009年2月12日 (木)

ファイルを保存、開く場合の「ファイルの場所」をマイドキュメント以外のフォルダに変更したい

「ファイル」メニューから「開く」や「名前を付けて保存」を選択したときに表示されるダイアログボックスの「ファイルの場所」には、初期設定で「マイドキュメント」が表示されます。ところが、ファイルをマイドキュメント以外のフォルダで管理している場合、開く操作や保存の操作をするたびに「ファイルの場所」を変更しなければならず、面倒ですね。そこで「ファイルの場所」の初期設定を変更する方法をご紹介します。

設定箇所がWord、Excel、PowerPointいずれの場合も、まず「ツール」メニューから「オプション」を選択します。続いて開く「オプション」ダイアログボックスでは、設定箇所がソフトによって異なります。それぞれ、下記の場所を変更してください。

●Word2003の場合
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2009年2月11日 (水)

単語をすばやく英訳、和訳したい

文章中に出てくる言葉を英語に翻訳したいと思ったことはありませんか。和英辞典を使わなくても、Office2003や2007の「リサーチ」機能を使うとすばやく翻訳できます。

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2009年1月27日 (火)

ショートカットキーの一覧が見られるサイトを知りたい

前回に引き続き、ショートカットキーについてです。
よく使う操作のショートカットキーを個別に調べるのではなく、機能とショートカットキーの対応が載っている一覧表がほしい場合は、マイクロソフトのホームページにアクセスするとよいでしょう。

●Office 2007のショートカットキー
Office 2007のショートカットキーは、昨年6月にこちらの記事で紹介しています。2007をお使いの方はこちらのリンクからどうぞ。

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2009年1月13日 (火)

吹き出しを移動しようとしてドラッグすると、引き出し線が伸びてしまう

オートシェイプの吹き出しは、短いメッセージやコメントを記入するのに便利ですね。ところが、吹き出しを移動しようとしてドラッグすると、引き出し線が伸びてしまって困った経験はありませんか?

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こんな感じになります。

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2008年12月27日 (土)

セルのデータと書式をドラッグ1つですばやく削除したい

表などを入力したセルを入力前の状態に戻すには、データと書式の両方を削除する必要があります。

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2008年12月25日 (木)

スマートタグを使わずに連続番号を入力したい

表には連続番号を入力することが多いですね。Excelでは、「1」「2」「3」・・・のような連続番号をドラッグ操作だけで簡単に入力できます。

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2008年12月23日 (火)

選択したセル範囲の上端や左端を変更したい

Excelで広範囲のセルをドラッグしたときに一度で正しく選択できなかったことはありませんか? この場合は、慌ててドラッグしなおさなくとも、後からキー操作で範囲を広げたり縮めたりすることができます。

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2008年12月 6日 (土)

複数の行の間に空行を一気に挿入したい

作成済みの表などで、各行の間に1行ずつ空行を挟み込むように入れたいと思ったことはないでしょうか?
1行ずつ行を選択して右クリックし、「挿入」を選ぶ操作を繰り返せばいいわけですが、行の数が多くなるとこれは面倒です。実は、最初の行の選択のしかたをひと工夫しておけば、一度の操作でそれぞれの行と行の間にまとめて空行を挿入できます。

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2008年11月26日 (水)

SmartArtの種類を変更したら、箇条書きの一部が消えてしまった

Office2007のSmartArtは概念図やチャート図を作るのに便利ですね。時間をかけずに見栄えのする図版ができてしまうので、私も資料や提案づくりにフル活用しています。

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2008年11月18日 (火)

シートをコピーしたときに、シート見出しが連番になるようにしたい

作成した表をシート単位でコピーして増やす際、「売上(1)」「売上(2)」・・・のように、シート見出しがコピーした順に自動で連番になると便利ですね。次の手順で簡単にこれが実現できます。

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2008年11月17日 (月)

SmartArtの図形から文字だけを取りだしたい

皆様、サイドバーの変化にお気づきでしょうか?→
先日終了した「知らなきゃ損するオフィス2007の話」ブログの記事が、先週末にこちらのブログに統合されました。「オフィスの話2003」「オフィスの話2007」とあるボタンをクリックするとお使いのOfficeのバージョン別に過去記事を絞り込めます。aoten事務局の担当者が張り切って改装してくれましたのでぜひぜひご利用ください(^^ゞ。

今日もそんなOffice2007で、これは助かるなと思ったテクニックを1つご紹介します。
皆さんは、過去に図版で見せた内容を、別のファイルで文章にしたいと思ったことはありませんか?具体的にいえば、図形に入力したテキストを別の場所にコピーしたい、というものです。

バージョン2003までのOfficeでは、四角や矢印を組み合わせて図版を作っていました。図形に入力した文字をコピーするには、1つずつ図形を選択して編集モードにしてから、中の文字をドラッグする必要があります。図形の数が多いとこれはかなり面倒な作業ですね。

2007では、「SmartArt」という見栄えのする図版を簡単に作れる機能があります。SmartArtで作成した図からは、次の手順で入力した文章をまるごと取り出せます。

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2008年10月30日 (木)

オフィス2007のIME2007で言葉が細切れに変換されてしまう

あまり意識されることがありませんが、WordやExcelなどOfficeソフトがバージョンアップするとき、その裏方として働いている日本語変換ソフトも新しくなります。Office2007を利用している方は、日本語の変換にも最新の「IME2007」を利用しているのが一般的でしょう。
私もOffice2007は発売当時から使っていますが、ここだけの話、このOffice版IME2007の変換精度が悪くて困っていました。私がよく遭遇するトラブルは次の2点です。

(1) ワンワードとして変換されるはずの言葉が細切れに変換されてしまう
例えば、「だいじょうぶ」と読みを入力すると、本来なら「大丈夫」と変換されますね。ところがこれが「だい」「じょう」「ぶ」とばらばらに、しかも全く関係ない漢字を当ててくるというものです。

(2) 変換の学習機能が働いていない
「へんかん」と読みを入れて「変換」で確定すると、次に同じく「へんかん」と読みを入れてスペースキーを押したときに、真っ先に「変換」になるはずなのですが・・・。ユーザーが頻繁に使う言葉ほど変換候補の先頭に出てくる「学習機能」が効いていない状態になっていませんか。

同じ悩みをお持ちのかたは、マイクロソフトのサイトから修正プログラムをダウンロードし、パソコンにインストールしましょう。ダウンロード先はこちらです。

なお、対象となるOSは、Office2007がサポートしているWindows Vista、Windows XP SP2、Windows Server 2003です。また、Office2007が入っていないパソコンは対象外です。

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2008年10月21日 (火)

行や列をたった1回のドラッグで削除する

パソコン操作の記事を書いていると、1回クリックするだけでOKな操作を紹介するときによく「ワンクリック」と書きます。それならドラッグを1回だけで済む操作のことはさしずめ「ワンドラッグ」でしょうか。うーん、でもこれはあまり聞いたことがありませんね。
さて、今日は、Excelで行や列を「ワンドラッグ」で削除する方法をご紹介します。
Excel2007の画面でお見せしますが、2003でも同様に操作できます。また、列の場合もこれと同様の操作になります。

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2008年10月15日 (水)

「開く」「上書き保存」・・・ファイル操作はショートカットキーで効率的に仕事をしよう!

今、パソコン本の業界でちょっとしたブームなのが、ショートカットキーです。「たった3秒のパソコン術」という本が売れていますが、書店で手に取るまで、これがショートカットキーの紹介本だとは気づきませんでした。
ショートカットキーって、皆さんはどのくらい使っていますか?

ショートカットキーとは、二つ以上のキーを同時に押す操作のことです。たとえば、[Ctrl]キーを押しながら[C]キーを押すと「コピー」の操作ができます。キーボードから手を離さずに済むので、ツールバーのボタンを探してクリックしたり、メニューバーからメニュー項目を選択するよりすばやく操作を実行できます。

とはいえ、ショートカットキーはキーの組み合わせが頭に入っていないと使えません。受験生が年号を覚えるようにあらゆる操作のショートカットキーを暗記するのもひとつの方法ですが、これではかえって億劫になってしまいそうですね。そこで、まず「ファイル」メニュー(2007では[Office]ボタン)から選択する操作をショートカットキーで代用することをお勧めします。

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2008年10月 6日 (月)

集計結果だけをコピーしようとすると、非表示にした行も一緒にコピーされてしまう

「たった3秒のパソコン術」という本が売れています。中身を見るまで、これがショートカットキーを紹介した本だとは全然知りませんでした。Office2007になってマウスでの操作がリボンを使ったものに一新されましたが、ショートカットキーなら従来のバージョンと同じ操作が手軽にできます。ショートカットキーはこれからますます重宝されるのかもしれませんね。
さて、今日は、そんなショートカットキーを使ったExcelの技をひとつご紹介します。

Excel2003の「データ」メニューから「集計」を選択すると(Excel2007では、「データ」タブの「アウトライン」グループから「小計」を選択)、商品別、担当者別にデータをグループ化して売上金額などを集計できます。
このとき、合計値だけを別の表にコピーしたいと思ったことはないでしょうか。

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2008年9月26日 (金)

設定した並べ替えの順序を一部だけ変更したい

表のデータを並べ替える際、Excel2007では、一度に4列以上の列を基準に並べ替えができるようになりました。
バージョン2003までの「並べ替え」ダイアログボックスでは、並べ替えキーの指定欄は3つしかありませんでしたが、2007では、下の図のように、並べ替えキーを64まで追加できます。大きなデータベースを分析する機会が多い人には嬉しい改良点ですね。

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2008年9月23日 (火)

「特賞」や「準1級」も考慮してデータを並べ替えたい

Excelでは、「データ」メニューの「並べ替え」を選択すると、日付順、数値の大小や五十音順にデータを並べ替えることができます。算用数字を含む列を基準にして並べ替えを実行すると、「1等賞」「2等賞」・・・のように数値の大小で整列されますね。ところが、「特賞」など数字を含まない語句が混在していると、数字を含まない語句は、データの末尾に移動してしまいます。(昇順で並べ替えた場合)。

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2008年9月22日 (月)

SmartArtのテキスト欄が足りなくなってしまった

SmartArtを挿入し、図形に表示された「[テキスト]」部分をクリックすると、自由に文字を入力できます。用意されたテキスト欄をすべて埋めてしまっても、まだ入力したいテキストがある場合は、図形の追加が必要です。
このとき、「SmartArtツール」の「デザイン」タブの「グラフィックの作成」グループにある「図形の追加」を選択してもよいのですが、「テキストウィンドウ」を表示すると、キー操作だけで図形の追加と文字の入力が同時にできるようになります。

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2008年9月17日 (水)

SmartArtのデザインを変更すると、一部の文字が表示されなくなってしまう

概念図やチャートを描くときに便利なのがSmartArtです。豊富に用意されたデザインの中から用途に合ったものを選択すれば、見栄えのする図版をすばやく作成できますね。
選択したデザインは、あとから何度でも変更できるのですが、デザインを変更したとたんに箇条書きテキストの一部が表示されなくなってしまったことはないでしょうか。

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2008年9月 2日 (火)

(4)Word、Excel PowerPointからネット上のファイルを操作する

これまで紹介してきたOffice Live Workspaceの使い方も今日で最後です。

ネット上の保存スペースにアクセスするにはInternet Explorerで操作するのが一般的ですが、Office Live Workspace の場合は、Word、Excel、PowerPointの画面から直接アクセスすることもできます。
最初にツールバーをダウンロードしておけば、あとはマイドキュメントにファイルを保存するのと同じ要領でファイルを扱えるので、ブラウザから操作するよりはるかに実用的です。なお、この機能に対応しているOfficeのバージョンは、 XP、2003、2007です。

まず、こちらから追加プログラムをダウンロードします。デスクトップなどに保存した「Setup」のアイコンをダブルクリックすると、Word、Excel、PowerPointに「Microsoft Office Live Add-in」というツールバーが追加されます。これで準備は完了です。

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2008年8月26日 (火)

(3)Office Live Workspaceのファイルを他の人と共同で編集する

皆さんは、グループでイベントの計画を練ったり、プロジェクトのアイデアを互いに持ち寄ったりすることはありませんか? 
Office Live Workspaceにアップロードしたファイルは、自分一人で利用するだけでなく、作成者が特別に許可したメンバーに見てもらうこともできます。そこで、今回は、グループ作業に便利なOffice Live Workspaceの共有機能の使い方を紹介します。
ただし、ファイルを共有する相手もWindows Live IDを持っている必要があります。IDの取得方法はこちらの記事を参照してください。

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2008年8月19日 (火)

(2)Office Live Workspaceにファイルを追加したり、追加したファイルを編集したりする

前回の手順でOffice Live Workspaceにログインしたら、さっそくファイルを追加してみましょう。ファイルをアップロードする方法は次のとおりです。

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2008年8月18日 (月)

以前のバージョンのプロパティ画面が表示されない

ファイルサイズや最終更新日、作成者、会社名といったファイルに関する情報は「プロパティ」画面でまとめて確認できますね。Office2003でこの画面を表示するには「ファイル」メニューの「プロパティ」を選択していました。Office2007では、「Office」ボタンをクリックし、「配布準備」をポイントすると、同じ「プロパティ」というコマンドを選択できます。

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2008年8月13日 (水)

(1)ネット上にWord、Excel、PowerPointのファイルを保管できるようにする

会社や学校で作ったWordやExcelのファイルを、家や図書館など別の場所のパソコンから操作したい場合、皆さんはどうしていますか?
USBメモリーにファイルをコピーして持ち歩くこともできますが、予期せぬ情報流出の原因の上位に常にランクインしているのがそのUSBメモリーの紛失です。職場ではUSBメモリの利用に制限があるところも少なくありません。
そこで、ネット上の安全なスペースに自分のファイルを保管してはどうでしょうか。

マイクロソフトは、合計500MBまでのファイルをネット上のスペースに無料で保管できる「Office Live Workspace」というサービスを5月から開始しました。
まだ試験的に運用しているベータ版ですが、Internet Explorer上でファイルを確認したり、Word、Excel、PowerPointの場合は、各アプリケーションの画面からネット上のファイルにアクセスできるなど、Officeユーザーにとってはなかなか使い勝手のよいサービスです。そこで、今回から4回に分けて、必要な準備や使い方をご紹介します。

なお、Office Live Workspaceを利用できるのは、Windows XPあるいはWindows Vistaのいずれか(Internet Explorerのバージョンは6.0か7.0)となります。

まずはユーザー登録から。こちらにアクセスし、「サインアップ」をクリックします。

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2008年8月12日 (火)

セルに入力した文章を数式バーで確認したい

Excelは、Wordよりも表作りが簡単なせいでしょうか。従来ならWordの領分であった文書作成にも、Excelを好んで使う人が増えているようです。パソコン雑誌でもよく特集されていますし、複数のセルを1つに結合し、そこにワープロソフトで打つような長い文章を入力してあるのを頻繁に見かけるようになりました。

●Excel2003ではこうだったのが・・・
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2008年7月31日 (木)

数式バーで編集中にホイールボタンでスクロールができない

画面のスクロールにマウスのホイールボタンを利用している方は多いことと思います。特にExcelで広範囲にわたる表を編集するときには、スクロールバーをドラッグして画面を行き来するよりもすばやく効率的に操作できますね。

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2008年7月28日 (月)

大きな図形が編集中に邪魔になる

複数の図形を組み合わせて図版を作成している間、背景など広範囲にわたる図形を先に描いてしまうと、作業中に邪魔になってしまいますね。こんなときも「オブジェクトの選択と表示」作業ウィンドウが役に立ちます。 

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2008年7月25日 (金)

シートに残った図形を探したい

以前に人からもらったExcelファイルを編集していたら、いらない図形があちこちに残っていて驚いたことがあります。セルとセルの境界線に直線が隠れていたり、何も文字が入力されていないテキストボックスが残っていたりといった具合です。

どうやらセルの枠線ではなく、図形の直線を使って一部の罫線を表示させていたようでした・・・。しかも黒の細線なので一見したところセルの罫線と見分けがつかなかったんですね。いらない図形はまとめて削除すればすっきりしますが、このように図形が見つけづらい場合は、ジャンプ機能を使って図形を一括して選択しましょう。まずは、「編集」メニューから「ジャンプ」を選択します。

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2008年7月24日 (木)

複数の図形の重ね順をまとめて変更したい

PowerPoint2007とExcel2007では、スライドやシートに挿入した図形やグラフが「オブジェクトの選択と表示」作業ウィンドウに一覧表示されます。この作業ウィンドウは、複数の図形を組み合わせて図版を作る場合に役立ちます。
図形は挿入した順番に上へ上へと重ねて表示されます。図形の重ね順を変更するには、図形を右クリックして、「最前面へ移動」や「最背面へ移動」を選んで1枚ずつ順序を入れ替えていくのが一般的です。ところが、図形の数が多い場合に、この手順を何度も繰り返すのはかなりまどろっこしいものです。
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2008年7月17日 (木)

シートに残った空のテキストボックスをすばやく見つけたい

Excelでテキストボックスを挿入してから中に表示する文章を考えていると、たまに、文字を入力しないまま別のところをクリックしてしまい、空のテキストボックスが残ってしまうことがあります。
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Excelでは、初期設定だと枠線も背景色もない透明のテキストボックスが挿入されるので、いったん文字なしで確定してしまうとどこに描画したのかわからなくなってしまいますね。
2007にはこんな「図形のゴミ」を簡単に探せる機能がありますのでご紹介しましょう。

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2008年6月24日 (火)

折れ曲がった線の途中を修正したい

「図形描画」ツールバーの「オートシェイプ」にある「線」から「曲線」や「フリーフォーム」、「フリーハンド」を使うと、自由な位置で折り曲げながら線を描けます。ところがこのとき、描いた線の一部が微妙にずれてしまったことはないでしょうか。
下の図では直角に引いたと思った縦の線がわずかに斜めになってしまっています。こういったオートシェイプの「線のずれ」は、出来上がってから見ると意外と目につくものです。

ではまた最初から書き直さなければいけないのでしょうか? いえいえ、こんなときはずれてしまった途中部分だけを微調整できるので、図形を描画しなおす必要はありません。

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2008年6月23日 (月)

ショートカットキーの一覧を自分好みに印刷したい

前回、Office2007のショートカットキー一覧を入手できるページを紹介しました。
多くの方は、このページを見るだけではなく、印刷して手元に置きたいとお考えではないでしょうか?
ところがアクセスしたホームページをそのまま印刷するとかなりのページ数になってしまいます。実際、一覧には多くのショートカットキーが載っていても、自分で使うものはその中の一部だけという方がほとんどだと思います。そこで、今日はショートカットキーの一覧ページから必要な部分だけを印刷する方法をご紹介します。

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2008年6月19日 (木)

ショートカットキーの一覧を見たい

Office2007のリボンでいちいちタブを切り替えるのが面倒なとき、頼りになるのがショートカットキーです。ショートカットキーの一覧が見たいと思った方は、こちらのリンクから見ることができます。いずれもマイクロソフトのホームページにつながります。

●Excel2007のショートカットキー
●Word2007のショートカットキー
●PowerPoint2007のショートカットキー

●PowerPoint2007で使用するプレゼンテーションのショートカットキー
●リボン、ヘルプ、Office2007全般のショートカットキー

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2008年6月10日 (火)

上下や左右に対称な図形を効率よく描きたい!

前回、階段のように曲がり角のある矢印を描く方法を紹介しましたが、そこに同じ長さで向きだけが反対になった矢印を追加して、先が分岐した大きな矢印に仕上げましょう。このように、上下や左右に対称になった図形を描きたいときには、まず片方の部分を描き、次にその図形をコピーしてから反転させると効率よく描画できます。

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2008年6月 3日 (火)

複雑に折れ曲がった矢印を描きたい

文書に簡単な図を入れたいときに便利なのが「図形描画」機能です。ところで、折れ曲がった矢印を描くとき、皆さんはどうしていますか?

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2008年5月27日 (火)

別シートのデータを入力規則のリストに表示できない

ドロップダウンリストの中からデータを選んでセルに入力できるようにするには、「リスト」の入力規則を設定します。たとえば、名簿に部署名を入力するとき、いちいち手入力をしなくても、別の表にすでに入力された部署名をクリックするだけで入力できるようになります。その方法は、こちらの記事で紹介したとおりです。

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ボタンを選ぶときに表示されるポップヒントが邪魔になる

これまでのOfficeでは、ツールバーのボタンにポインタを合わせると機能名が表示されました。Office2007も同様ですが、ボタンによっては機能の名前だけでなく、簡単な説明も表示されます。下の図のように絵入りのヒントも多く、初心者が使いたい機能を選ぶときにはわかりやすく親切な仕組みになったと感じています。

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2008年5月23日 (金)

データを追加すると入力規則のリストに反映されるようにしたい

名簿に部署名を入力するとき、いちいち手入力をしなくても、別の表にすでに入力された部署名をクリックするだけで入力できるようにする方法は、こちらの記事で紹介したとおりです。このように「リスト」の入力規則を設定すると、データをドロップダウンリストから選んで効率よく入力できるようになります。

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2008年5月22日 (木)

最近使ったファイルの履歴を表示したくない

Office2007では、画面左上のOfficeボタンをクリックすると、メニュー右の列に最近開いたファイルのファイル名が一覧表示されます。2003以前のOfficeでは「ファイル」メニューをクリックすると、一番下にファイルの履歴が表示されましたが、それと同じ機能です。ただし、表示できるファイルの数は2007になって大幅に増え、初期設定で17のファイル(Access2007は9)が表示されるようになりました。

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2008年5月20日 (火)

別の表のデータをドロップダウンリストに表示させたい

Excelの表では、セルに「リスト」の入力規則を設定すると、データをドロップダウンリストから選んで入力できるようになります。例えば、「所属」の欄にあらかじめ決まった部署名から選択して入力したい場合などに便利です。

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2008年5月10日 (土)

アイコンセットのアイコンだけをセルに表示したい

前回、条件付き書式のアイコンセットを設定する方法を紹介しました。アイコンは、データが入力されたセルの先頭に表示されますが、アイコンだけを表示することもできます。前回と同じ表を使って実際にやってみましょう。

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2008年5月 8日 (木)

データをランク分けしてアイコンで示したい

売上金額や点数を一定の幅で分類したいことがありますね。こんなときは条件付き書式の「アイコンセット」を利用すると、数値が属するランクをアイコンの違いで表現できます。
ただし、アイコンセットはExcel2007だけの機能です。2003以前のExcelでは表示されません。

たとえば、下のような表で、3教科の合計点を元に生徒を「250点以上」「180点以上250点未満」「180点未満」の3つのグループに分けてアイコンを表示してみます。

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2008年4月28日 (月)

大きな画像を挿入しても「図の圧縮」が不要になった

このブログでは、Office2007になって(今までのOfficeと比べて)変化があった機能や操作を優先的に取り上げるようにしています。今日も、地味ではありますが、初めて気づいたとき「おっ」と声を上げそうになった機能をご紹介します。
それは、ファイルに挿入した画像ファイルが自動で圧縮されるというものです。「図の圧縮」についてはこちらで解説しています。

・画像を挿入しただけのPowerPoint2007ファイル (ファイルサイズ:1.08MB)
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・画像のサイズを縮小し、上書き保存したPowerPoint2007ファイル (ファイルサイズ:438KB)
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入力規則を設定したセルに、選択肢以外のデータを入力したい

Excelの表では、セルに「リスト」の入力規則を設定すると、データをドロップダウンリストから選んで入力できるようになります。例えば、「所属」の列には、「経理部」「総務部」「人事部」から部署名を選択させたいときなどに使います。項目をクリックするだけで入力できる手軽さがいいですね。

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2008年4月27日 (日)

ワードアート文字が印刷すると途中で切れてしまう

先日、遭遇したトラブルがあったので、今日はそれをご紹介します。
「挿入」タブで「ワードアート」を選択して文字を入力すると、見栄えのするタイトル文字が入りますね。ところが、このようにしてワードアートでタイトルを入れた表を印刷すると、画面では表と同じ幅であるにもかかわらず、ワードアートだけが途中で切れてしまっていたのです。ちょうど下図のような状態です。

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2008年4月24日 (木)

フィルタに設定された抽出条件をすばやく確認したい

Excel2007では、オートフィルタ機能が今までよりも使いやすくなったことはこちらの記事でも紹介したとおりです。なお、2007では「フィルタ」に名前が変わりました。

通常、表にフィルタを実行したままファイルを保存すると、そのファイルを再度開いたときには、言うまでもなく表が抽出された状態で表示されます。ところが、他の人が抽出を実行した表だったりすると、どういう基準で抽出されているのかがぱっと見ただけではわからないこともあります。ファイルを開いたときに、抽出された表を見て戸惑った経験はないでしょうか。

こんなとき、従来のExcelでは、青色で表示された▼部分をクリックして、「(オプション)」を選ばないと、抽出条件を確認できませんでした。これが、Excel2007では、次のように改善されています。

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2008年4月23日 (水)

表の数字を読み合わせして確認したい

作成した書類に間違いがないかどうかを確認するには、よく隣の人と向かい合って読み合わせを行いますよね。
Excelで作った表でも、桁の大きな数字がセルに間違いなく入力されているかどうかを確認するには、やはり読み合わせが便利でしょう。スピーカーが装備されたパソコンなら、Excelの「セルの読み上げ」機能を使うと自分一人だけでも読み合わせができます。少々寂しい気もしますが、私も書籍の表原稿を突き合わせチェックするときなどにときどき利用しています。地味ながらも便利な機能なのでご紹介します! ただし、Excel2000では利用できません。

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2008年3月28日 (金)

セルの塗りつぶしに設定できる色が少ない(2)

前回に引き続き、Excel2003で設定できる色を増やす方法をもう一つご紹介します。こちらは図形をセルに重ねて描く方法です。

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複数の色を基準に表を並べ替えたい

今回も前回と同様に、セルの色を条件にしてデータを並べ替える方法を紹介します。前回は色を1つだけ選びましたが、今回は複数の色を条件に設定する方法を見てみましょう。

ご自身でルールを決めてセルを色分けしている方は多いと思います。下のように「伝票番号」列で注意したいデータに3つの色を使い分けているとき、赤、黄、緑の順番に表のデータを並べ替えたいと思ったことはないでしょうか。なお、画面のようにオートフィルタの矢印が表示されていない表でも並べ替えの操作はできます。
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2008年3月26日 (水)

セルの塗りつぶしに設定できる色が少ない(1)

執筆の仕事では、Excel2007とExcel2003の両方で同じ書類の様式を作ることがよくあります。なるべく外観も似せたものを作りたいのですが、一番困るのが色なのです。

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2008年3月25日 (火)

特定の色を付けたセルを先頭に並べたい

前回はオートフィルタでセルの色を条件にして抽出する方法を紹介しましたが、Excel2007では、「色」をキーにした並べ替えもできるようになりました。今回と次回は、セルの色を条件にしてデータを並べ替える方法を紹介します。

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2008年3月24日 (月)

色を付けたセルだけを抽出したい

Excel2007のオートフィルタには、「色」を条件にして抽出する機能が加わりました。売上や顧客データをExcelの表で管理している人の中には、自分なりのルールに従ってセルを色分けしている人は少なくないでしょうから、これは実務でも利用する機会が多そうですね。

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Office Onlineのテンプレートをダウンロードする

前回、テンプレートの話を書いたので、今回は、Office Onlineからテンプレートをダウンロードする方法を紹介します。
無料で使えるテンプレートを配布しているサイトは多いですが、Office Onlineはやはり本家。数が多いのと、定期的にシーズンもののテンプレートが追加されるのが嬉しいところ。今の時期でしたら入学祝のカードなどがトップページに紹介されていました。

ここで話している「テンプレート」とは、必要な部分だけを入力すれば完成するようになっているWord、Excel、PowerPointなどのファイルのことです。中には、ポスターのように入力が全く不要で、入手したら即、印刷して使えるものもあります。知っておくと家庭でもオフィスでも役に立ちますので、初めての方はぜひ参考になさってください。

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2008年3月21日 (金)

Office Onlineからダウンロードしたテンプレートを開くたびに作業ウィンドウが起動する

マイクロソフトが運営するOfficeの情報サイトOffice  Onlineでは、家庭やオフィスで使えるたくさんのテンプレートが公開されています。カレンダー、チラシ、FAXの送付状、グリーティングカード、それに様々な書類の様式まで。ここからカレンダーをダウンロードするようになってから、我が家では壁掛けのカレンダーを買うことがなくなりました(^_^) 無料でここまでと思うようなクオリティの高いテンプレートも少なくありません。頻繁に利用されている方も多いことと思います。

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2008年2月27日 (水)

行を削除しても変わらない縞模様を表に設定したい(2)

前回の続きです。さっそく実際に表が縞模様になるよう条件付き書式を設定してみましょう。

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表に1行おきに色を付けたい

面積の大きな表の内容を目で追うときには、1行おきに色を付けると、確認作業がしやすくなりますね。Excel2007では、こんな縞模様になった表を簡単に作ることができます。今日はそれをご紹介します。売上データ、顧客名簿といった大きな表を扱う機会の多い方はぜひ試してみてはいかがでしょう。
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2008年2月26日 (火)

行を削除しても変わらない縞模様を表に設定したい(1)

横にも縦にも大きな表は、内容を目で追うのが大変ですね。よく1行おきに色を付けて縞模様になった表を見かけますが、Excelを使い始めの頃すぐに、あれは見た目がきれいなだけでなくちゃんと実用性があってのことなのだと気づきました。

Excelでは、セルを右クリックして表示される「セルの書式設定」ダイアログボックスの「パターン」タブで色を選ぶと、セルの背景に色をつけることができます。1行おきにセルを選択してこの操作を繰り返せば、見た目は1行おきに色がついた表になります。

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2008年2月15日 (金)

パソコンを終了した後も予測入力の結果を残したい

Office2007の日本語入力ソフトOffice IME2007には、「予測入力」という機能があります。同じ言葉を数回入力すると、次に先頭の数文字を入力した時点で吹き出しが表示され、その言葉を簡単に入力できる機能のことです。詳しくは前回の記事をご覧ください。

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2008年2月11日 (月)

同じ単語を繰り返し入力すると出てくる吹き出しが邪魔になる

同じ単語を何度も入力することはありませんか? 私なんかは原稿を書いていると、メニュー名やボタン名、操作の手順など、同じ表現、言い方が続くことが多く、同じ言葉を何度も入力する面倒をどうにかしたいといつも思っています。

ところで、Office2007を使っていて、単語を入力しかけると、その右上に吹き出しで言葉が表示されることがありますね。これはすでに入力した言葉と同じ読みを入力したときに表示される「予測変換」という機能です。これをうまく使えば、入力の手間を減らすことができるのです。
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2008年2月 8日 (金)

スクロールしても表の見出しが動かないようにしたい

Officeが2007になって便利になったと思うことの一つに、リボンから選択するボタンが絵と説明付きで選びやすくなったことがあります。今までにも同じ機能はあったのですが、機能の名前を見るだけでは、結果どうなるのか想像できないものが少なくありませんでした。

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2008年1月31日 (木)

別のパソコンでも単語登録した語句を使いたい(2)

前回の続きです。

単語登録をすると、そのパソコンの「ユーザー辞書」と呼ばれるファイルに情報が記録されます。これをマイドキュメントなどにテキストファイルで出力したら、今度は、そのファイルを別のパソコンの日本語入力ソフト(IME)に取り込みましょう。これで両方のパソコンで登録した語句を入力できるようになります。

●単語登録された情報を別パソコンに取り込む
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データバーの長さが数字と合わない!?

Excel2007では、条件付き書式にデータバーという新しい機能が追加されました。
下のような点数を並べた表があるとします。点数部分を選択して、「ホーム」タブの「条件付き書式」→「データバー」から好きな色を選んでみてください。数値が横棒グラフになりますね。数値の大小が視覚的に比較できるので、いろいろな場面で活躍すること間違いなしの便利機能です。
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2008年1月30日 (水)

別のパソコンでも単語登録した語句を使いたい(1)

長い単語をすばやく入力するのに欠かせないのが単語登録ですね。たとえば「株式会社オデッセイコミュニケーションズ」という長い会社名も単語登録しておけば、「@お」のような短い読みを打つだけで入力できるようになります。

単語登録をすると、そのパソコンの「ユーザー辞書」と呼ばれるファイルに情報が記録されます。ところが今では、会社のパソコンと自宅のパソコンなど、仕事でプライベートで、複数のパソコンを使い分けている方が大勢いらっしゃいます。
普段使っているパソコンに登録した単語は、当然、別のパソコンで同じ読みを入力しても変換してくれません。家のパソコンで仕事の続きをしていてこれで不便な思いをしたことはないでしょうか?

こんなときは、日本語入力ソフト(IME)に単語登録したデータを家のパソコンのIMEにもコピーしておけば、両方のパソコンで同じように変換できます。そこで今日は、単語登録した情報をテキストファイルで別のパソコンにコピーする方法をご紹介します。少し手順が長いので、2回に分けて説明します。

●単語登録された情報をテキストファイルで保存
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2008年1月 4日 (金)

自動的にOffice2003で開ける形式で保存したい

新年明けましておめでとうございます。
今年もオフィス2007のお得な情報や使い方のポイントをお届けします。どうぞ宜しくお願いします。

Word2007、Excel2007、PowerPoint2007で作成したファイルを保存すると、拡張子の末尾に「x」がついたOffice2007独自のファイル形式で保存されます。このファイルは、2003以前のバージョンのOfficeでは開けないことは、こちらの記事でもご紹介したとおりです。

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2007年12月12日 (水)

人名用の漢字が変換候補に出てこない!?

年賀状の作成はもうお済みですか?
かく言う私はというと、更新料0円を歌い文句にしている年賀状ソフトを買い、年賀はがきを買ったところまではいいのですが・・・。仕事に追われてついつい後回しに。今週末こそは取りかからないと・・・! この時期ならではの住所録や年賀状ネタもこのブログにどんどん盛り込みたいのですが、早く書かないと間に合わないですね(汗)

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2007年12月 6日 (木)

今日の日付を一発で入力したい

「今日の日付」って何かと入力する機会が多いものです。Wordでは、「挿入」メニューの「日付と時刻」を選択すると、今日の日付をさまざまな形で入力できる画面が現れますね。わざわざパソコンのカレンダーで日付を確かめなくても、この「日付と時刻」ダイアログボックスを出せば今日の日付を間違いなく入力できます。

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2007年11月27日 (火)

カード番号や電話番号は末尾数桁だけを表示して印刷したい

少し前から、銀行の口座番号やクレジットカード番号などが、末尾の4桁だけ印刷されるようになりました。カード番号などを第三者に不用意に知られないようにというセキュリティ上の配慮ですね。
Excelで管理している名簿にカード番号などが含まれる場合にも、同様に番号の末尾4桁だけが印刷されるようにできます。

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2007年11月22日 (木)

「先月」や「今週」のデータをすばやく抽出できる

Excelは、2007になって抽出機能が大幅に改良されました。今日は、その中から特に「かゆいところに手が届く」そんな表現がぴったりだと思える機能を紹介します。
オートフィルタを使った抽出では、日付を元にデータを絞り込むことが少なくありません。ところが、今までのExcelではこれが意外と面倒でした。

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2007年11月 7日 (水)

秋冬にオフィス2007を買えば最大1万円がキャッシュバック!

オフィス2007を使ってみたい気持ちはあるけど、購入するかどうかは検討中という方に向けて、ボーナスシーズンを前に、お得なキャンペーンが始まっています。
冬のオフィスキャッシュバックキャンペーンでは、2008年1月31日までにOffice Ultimate 2007、Office Professional 2007、Office Standard 2007などのOffice製品を買うと、製品に応じて3,000円、5,000円、10,000円のキャッシュバックが受けられます。金額は対象となる製品によって異なりますが、Office Personal 2007やパソコンにあらかじめインストールされている製品はキャンペーン対象外です。

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2007年10月26日 (金)

オートカルクで複数の集計結果を一度に表示できる

「ちょっと合計を検算したい」「ここの平均はいくらかな」といったときによく使うのが「オートカルク」です。
「オートカルク」というのは、データが入力されたセルをドラッグしておくと、自動でステータスバーにその合計や平均が表示される機能のことです。わざわざ空いたセルに数式を入れなくても合計などを確認できるので、私もよく作業中に利用しています。機能の名前は知らなくても、当たり前のように普段使っている方が多いのではないでしょうか。

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2007年10月23日 (火)

PowerPointやExcelのワードアートが伸縮しない

パンフレットやチラシを作るときに、ワードアートで文字を入れるときれいなものができますね。ところが、このワードアート、Word2007とその他のオフィス製品では大きく仕組みが異なります。
Word2007のワードアートは従来のバージョンとほぼ同じ操作ですが、ややこしいのがPowerPoint2007とExcel2007です。

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2007年10月20日 (土)

横棒グラフの軸が逆に並んでしまう

もう半年以上も前から行かなきゃと思っていた健康診断に、先月ようやく行ってきました。一通り検査を受けた後、生活改善のカウンセリングを受けて、そこで教えて貰ったのが年代別に必要な運動量というもの。さっそくわかりやすくグラフにしてみたら・・・あれ?グラフの項目順序が反対になってしまっていますね。

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2007年10月12日 (金)

ピボットテーブルのフィールドをドラッグして配置できない?

売上や顧客情報など、大量データの分析に便利なのがピボットテーブルです。Excel2007でピボットテーブルを作成するには、表のセルを選んでおき、「挿入」タブで「ピボットテーブル」を選択します。自動で認識されるデータの範囲を確認して「OK」を押せば、空白のピボットテーブル欄が表示されます。ここまでは、Excel2003と同じですね。

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2007年10月 2日 (火)

表の縦/横どちらかが1ページに収まるように印刷したい

大きな表を1枚の用紙に収めて印刷したい場合、皆さんはどうしていますか?
一番手っ取り早いのは、「ファイル」メニューから「ページ設定」を選び、「ページ」タブの「拡大縮小印刷」で「次のページ数に合わせて印刷」を選ぶことですね。右の欄には、最初から「横1×縦1」と表示されているとおり、1ページに収まるようにExcelが自動で縮小してくれます。

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2007年9月30日 (日)

「テーブル」に変換すれば、抽出したデータだけを簡単に集計できる!

売り上げデータを分析するときなど、オートフィルタで抽出したデータだけを対象に集計したい場合があります。抽出結果に合わせて集計結果を切り換えるには、Subtotal関数を使います。
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Subtotal関数では、第1引数に集計の種類を番号で指定し、第2引数で集計の範囲を指定します。たとえば、「=SUBTOTAL(9,H4:H100)」のように指定すれば「H4からH100までのセル範囲の数値を合計する」という意味になります。
Excel2007では、表をテーブルに変換する機能が追加されました。テーブルに変換すると、わざわざSubtotal関数を手作業で入力しなくても、自動で入力してくれるようになっています。今日はそれをご紹介しましょう。

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2007年9月22日 (土)

Excelシートに挿入したロゴマークをその場で確認できる!

前回、Excelの「ページレイアウトビュー」を紹介しました。
ページレイアウトビューでは、印刷時の状態を見ながらシートの編集ができます。余白領域が表示されるので、ここからヘッダーやフッターを簡単に追加できるようになりました。

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2007年9月21日 (金)

Excel印刷時に文字がセルからはみ出すのを防ぎたい

住所録シートの列幅をぎりぎりまで狭めると、画面ではちゃんと表示されていても、印刷すると住所の最後が欠けてしまうといったことがよくありますね。これは、Excelの研修をすると、必ずと言っていいほどご指摘・ご質問を受けるところです。

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2007年9月10日 (月)

Excelで英数字に日本語と別のフォントを使いたい

レストランのメニューなども、「これ多分Wordで作っているのかしら?」と思うものをよくみかけますが、普通の書類を作るときにも、見栄えを考えると外せないのが「フォント」ですね。

フォントには、ひらがな、漢字などの全角文字に設定するための「和文フォント」と半角アルファベットや半角の数字用の「欧文フォント」の2種類があります。
大まかな見分け方としては、「MSP明朝」などのようにフォント名に日本語が混じったものが和文フォント、それ以外は欧文フォントと考えればよいでしょう。皆さんは普段、これらを意識して使い分けていらっしゃいますか?

私たちが主として使うのはやはり日本語ですね。ところが、和文フォントが持つ半角英数字の字体は、文字幅が全角文字の半分になります。アルファベットや数字にも「MS明朝」などの和文フォントを設定すると、どことなく貧弱でメリハリがないなあと思ったことはありませんか?

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2007年8月31日 (金)

挿入した画像を別のものに取り替えたい

文書やプレゼンテーションに写真を入れる機会は多いですね。
Office2007の売りの1つがこの画像の加工です。すでに使ってみた方はご存じのとおり、プレビューで確認しながら、気に入った結果になるまで何回でも特殊効果を選べるのはとても便利。効果の種類も、額縁のような囲みを付けたり、さまざまな形に切り抜いたりと、約30種類が用意されています。

ところが、サイズを変えたり、効果を付けたりして画像の加工がひととおり済んでから、別の写真に取り換えたいと思ったことはありませんか?
今までのOfficeなら、せっかく加工を施した画像をいったん削除し、新たな画像を挿入する必要がありました。言うまでもなく挿入後にもう一度同じ加工を繰り返さなければなりません。

こんなときOffice2007では、加工はそのまま残しておき、中身の写真だけを取り換えられるようになったんです。実際にやってみましょう。

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2007年8月21日 (火)

波線で途中を省略した棒グラフを作りたい(2)

前回の続きです。前回は飛びぬけて大きいデータの棒だけを短く加工しました。これに伴ってグラフの目盛も最大値が小さくなってしまいますね。そこで、最大値の目盛を変更しましょう。これには、グラフにテキストボックスを追加します。

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波線で途中を省略した棒グラフを作りたい(1)

棒グラフを描いたとき、データが大きくかけ離れていたため、1本だけ突き出てしまった経験はありませんか? 例では、黄色いセルの数値が31,690、その次に大きいデータが6,041なので、ガクンと差が開いてしまいます。こういうグラフは見た目もカッコ悪いし、短い棒どうしの差が読み取れなくなってしまうので避けたいですよね。

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こんな場合に、新聞などでよく見かけるのが下のように途中を波線で省いたもの。間を省くことによって目盛間隔を小さく取ることができるので、他のデータとの差をバランスよく表示できます。

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2007年8月17日 (金)

PDF形式でファイルを保存したい

役所や学校などのホームページから申請書類をダウンロードしたことはありませんか?
このように、不特定多数の人が利用する書類データの配布には、PDF形式のデータが一般的に使われますね。

そもそもWordやExcelで作った書類は、WordなりExcelなりがインストールされているパソコンでなければ開けません。不特定多数の人が利用する書類なら、これがない場合もありますから、作成元のソフトがないパソコンでも見られるようにするために、PDF形式のファイルを配布しているわけです。PDFなら、無料のビューアソフトAdobe Readerがあれば、パソコン環境に関係なくファイルを開いて中身を見たり、印刷したりすることができるからです。

一方、ファイルをPDF形式で保存するには、別にPDF作成ソフトが必要です。ただし、Office2007を使っている場合は、マイクロソフトのホームページから追加プログラムを入手すれば、作成したファイルをPDF形式で保存できるようになります。今日はその方法をご紹介しましょう。

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2007年8月15日 (水)

重複データが一目でわかるようにする

前回に続いて、名簿などで重複したデータを見つけ出す方法を紹介します。
前回、紹介した方法では、「氏名」や「電話番号」など指定した列に重複するデータがあると、行番号が一番若いデータだけを残して、後から追加されたデータはすべて自動で削除されます。
これはこれで便利なのですが、実際に名簿から重複する顧客データを調べる際には、一度内容を確認したうえで、どの行を削除するかを選びたい場合が多いのではないでしょうか。こんなときのために、見つけ出した重複データがひと目でわかるようにする方法も知っておきたいところですね。
すでに多くのパソコン雑誌、書籍などで紹介されていますのでご覧になった方も多いことと思いますが、これには、条件付き書式の一機能を使います。

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2007年8月14日 (火)

数値に単位を付けると計算できなくなる

書類などで数量を単位付きで入力したいと思ったことはありませんか?
ところが、素直に「1式」のように入力すると、そのセルを四則演算などで参照していと、計算式がエラーになってしまいます。これは、単位を付けて入力した数字は「数値」ではなく「文字列」とみなされるためです。

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2007年8月 3日 (金)

重複データを削除する

名簿などから重複したデータを見つけ出して削除するとき、皆さんはどのようにしていますか? 同じ人の情報を別の会員番号で受け付けてしまった場合など、あとからこれを修正したい場合がありますね。重複データの削除はExcelでの仕事の中でもよほどニーズがあるらしく、Excel2007では、重複データを見つけ出す機能がなんと2つも追加されているのです。今日はそのうちのひとつ、重複データを瞬時に削除する機能を試してみましょう。

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2007年7月25日 (水)

あの機能はどこへ? 今までにあった操作がリボンにない!

リボンになって一番戸惑うのは、今まで使っていた機能が見当たらないときですよね。Office2007の画面を見ればお分かりの通り、リボンのボタンは従来のツールバーのボタンに比べて全体に大きく設計されています。当然、限られたスペースに収まりきらず、表示されていない機能もあるハズ。

よく使っていた機能が見当たらない!というときは、クイックアクセスツールバーの設定画面で検索してみましょう。見つかったボタンは、クイックアクセスツールバーに追加して次から利用できます。クイックアクセスツールバーについては、こちらの記事も参照ください。

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2007年7月13日 (金)

住所から郵便番号を自動表示したい

住所録にデータを入力するときには、郵便番号辞書を使うと郵便番号から該当する住所に変換できるのはご存じでしょうか。それにはまず、言語バー(Office2000では「IMEツールバー」)の「変換モード」ボタンをクリックして、「人名/地名」を選んでおきます。

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2007年6月26日 (火)

複数列の内容でを対象にしてオートフィルタで抽出したい

オートフィルタはデータの抽出に便利ですが、単独列のデータでしか抽出できないのがネックですね。
たとえば取得資格を3つまで記入するといった下のような表の場合は資格欄が複数列にまたがっていることになります。このような表から「エクセル上級」の資格を持つ社員だけを抜き出したくて困ったことはありませんか?このような場合はどうすればいいのでしょうか? 言うまでもなく、B列からD列のすべての列でオートフィルタを順番に実行すると、絞り込み検索になってしまうため、目的の結果は得られません。

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2007年6月22日 (金)

図形をダブルクリックしても書式設定画面が表示されない

描いた図形に色を付けたり線の種類を変えたりする・・・。「オートシェイプの書式設定」画面を開くと、こんなふうに複数の書式を一度に設定できますね。この画面を手っ取り早く開くには、マルや四角などの図形をダブルクリックする方法が便利です。
ところが、Office 2007では、オートシェイプをダブルクリックしても書式設定の画面は表示されなくなっています。「えっ?」と焦った方は、私も含めて少なからずいらっしゃるのではないでしょうか?
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2007年6月19日 (火)

取り込んだ画像の一部だけを使いたい

前回の記事でご紹介したように、写真などのJPEGファイルを開いてコピー&ペーストで画像を貼り付けると、貼り付け先ファイルのサイズが極端に重くなってしまいます。では、画像の一部だけをプレゼン資料などで見せたい場合はどうすればいいのでしょうか?
この場合は、次の二つの方法があります。

(1)あらかじめPhotoshopなどの画像編集ソフトで写真の一部を切り取った画像ファイルを作っておき、それを「挿入」メニューからファイルに挿入する
(2)いったん「挿入」メニューから大きいままの画像を挿入し、その画像をトリミングしていらない部分を隠す

(1)はお使いのソフトによって操作が異なりますのでここでは説明を省くとして、今日は(2)の方法をご紹介しましょう。ここでは、PowerPointの画面で説明しますが、WordやExcelでも同様に操作できます。

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2007年6月15日 (金)

ヘルプ画面を常に表示したい

操作がわからないときに頼りにするのがヘルプですね。Office 2007では、このヘルプ画面が見やすく工夫されています。
ヘルプ画面を表示するには、ウィンドウ右上にあるヘルプボタン(「?」と書かれた青いマルです!)をクリックします。ヘルプ画面が開いたら、キーワードでトピックを検索したり、表示された目次から順に画面を開いて情報を探しましょう。これは従来のヘルプと同じです。

今までは、ヘルプを見ながら操作しようとして作業中のウィンドウをクリックすると、せっかく開いたヘルプ画面が後ろに隠れてしまうことがありました。操作の前に、ウィンドウの配置を調整して両方の画面が同時に見られるようにするのは煩わしいものですね。この点に不便を感じていた方は多いことと思います。

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2007年6月13日 (水)

デジカメ画像を貼り付けるとファイルが極端に重くなる

デジカメで撮ったJPEG画像をオフィスのファイルに貼り付けると、ファイルサイズが本来の画像ファイル容量の何倍にもなってしまうというお悩みの声をよく聞きます。例えば100KBjpegファイルを200KBPowerPointプレゼンテーションに貼り付けると、本来なら300KB程度になるはずのファイルサイズが1MB近くになってしまう、といったものです。

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2007年6月11日 (月)

現在、選ばれてるタブがどれかがわかりづらい

前回「シニア割引パック」の話をしましたが、ゴールデンウィークに帰省したとき、まったくのOffice初心者である実家の母にExcelの使い方を教えていたら、どのタブが選択されているかがわかりづらいと言われてしまいました。
Office 2007のリボンでは、よく使うボタンは大きく表示され、絵だけでなく文字での説明が追加されたりと、初心者にやさしい配慮がなされました。ところが意外なところに盲点があるようですね。

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2007年5月23日 (水)

Excel2007を使っているのにシートサイズが拡張しない!?

Office2007の製品を単体で見た時に一番引きがあるのではと言われているのがExcelです。
グレードアップしたグラフや条件付き書式はもちろん魅力的なのですが、それより何より最初に注目したいのがシートサイズ。なんと104万8576行×1万6384列という驚異的な大きさです。これは実に、Excel2003までのシート16枚が1枚のシートに収まってしまう計算になります。顧客データや売上データといった何万行にも及ぶデータベースを管理しているユーザーには何よりも待ち望まれた拡張機能だと言えるでしょう。

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2007年5月21日 (月)

「最近使ったファイル」からファイルを消したくない

頻繁に開いて編集するファイルを開くには、「ファイル」メニューをクリックして一番下に表示される「最近使ったファイル」からファイル名を選ぶと、すばやく開くことができました。
Office 2007でもこの「最近使ったファイル」は健在です。ウィンドウ左上にある「Office」ボタンをクリックすると、メニューの右の列にズラッと表示されるのがそう。今までのOfficeで表示できるショートカットの数は9ファイルまでだったのに比べて、2007では、初期設定で実に17個までのファイルが表示されるのです。
ここに表示されるショートカットが古いものから順に削除されることも従来のバージョンと変わりません。ところでファイル名の右に画びょうのようなアイコンがあるのにお気づきですか?

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2007年5月 9日 (水)

同じ図形を連続して描きたい

書類に簡単なチャートや概念図を書くのに便利なオートシェイプは、オフィス2007では「図形」という名前に変わりました。「挿入」タブにある「図形」を選ぶと、見慣れた図形の一覧が表示されるのがわかります。
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2007年4月27日 (金)

リボンが邪魔になるのをなんとかしたい

先日、オフィス2007の操作講習について担当の方と話していたら、オフィス2007のユーザー自体がまだまだ少ないですねと言っていました。確かに、周りを見ても2007を使っている人は残念なことにあまり見かけないですね。
私は、テクニカルライターの立場として、またユーザーの一人として、これほど大胆に仕様を変えてしまったことを興味深いと思ってるんですが・・・。大勢が使わなければオフィスソフトとしては魅力が半減してしまいますよね。夏のボーナス商戦はどうなるんでしょう? Windows Vista対応パソコンの売れ行きが気になるところです。

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2007年4月24日 (火)

ドロップダウンリストから選択肢を選ばせたい

この会員名簿では、新しいカードへの切り替えについて「賛成」か「反対」かを入力する欄を設けています。
このほか、社員名簿などで所属部署を入力させるといった場合にも、ドロップダウンリストからクリックしてセルに入力させるようにすることをおすすめします。入力が簡単になるだけじゃなく、同じ部署なのに「営業」と「営業部」が乱立するといったデータの不統一がなくなるからですね。
そこで今日は入力候補をセルにリスト表示させる方法をご紹介します。

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2007年4月22日 (日)

今までのダイアログボックスを出したい

今までこのブログでお伝えしてきたとおり、Office2007での操作はすべてリボンのボタンからに変わったわけですが、それじゃ従来慣れ親しんだダイアログボックスを開くことはできなくなったんでしょうか?

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画面を見ながら倍率を拡大・縮小するには

きゃーすみません! 風邪を引いたりなんだかんだで更新の間が開いてしまいました~。

Office2007になって断然便利になったと感じるのが、ズームアップとズームダウンです。今日はそのご紹介。画面を拡大・縮小表示するには、今まではツールバーのズームボックスを使っていましたよね。

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2007年4月21日 (土)

名前と同時に振り仮名を入力したい

名簿で名前を五十音順に並べ替えたり、ア行の人、カ行の人、というグループ分けをしたりするためには振り仮名欄がほしいですね。名簿を作るときには、振り仮名を自動で入力できるようにしておくと便利です。

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2007年4月10日 (火)

社員番号や電話番号を入力すると先頭のゼロがなくなってしまう

4月は新人さんの季節! 新しい職場で、学校で、この春からExcelを使い始めた方も多いことと思います。そこで、今回から数回に分けて、使いやすい名簿をExcelで作るときのコツを見ていきましょう。

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2007年4月 7日 (土)

圧縮してもファイルが小さくならない!

先日、Excel2007で作成したファイルをメールに添付して送ろうと思い、いつものようにファイルを圧縮したところ、圧縮後もファイルサイズがほとんど変わらないことに気付きました。同じように「あれ?」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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2007年3月23日 (金)

Office 2003で2007のファイルを開きたい

前回、Office2003では、Office2007 形式のファイルを開けないという話をしました。
ところが実際には、Office2007が入っていないパソコンを使っていても、仕事先などで2007形式のファイルを受けとる場合があるでしょう。そんなときは、マイクロソフトのホームページから互換パックをダウンロードしてインストールすると、2000以降のOfficeでOffice2007のWord、Excel、PowerPointのファイルを開けるようになります。

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2007年3月16日 (金)

Office 2003では2007のファイルが開けない!

Office2007になって、操作の仕方がガラリと変わったことはこれまでにお伝えしたとおりですが、もう1つ避けて通れない大きな変化にファイル形式の違いがあります。

Office2007のうちWord、Excel、PowerPointでは、ファイルの形式が変わり、今までの拡張子に「x」を付けて、それぞれ「docx」「xlsx」「pptx」という拡張子になります。

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2007年3月13日 (火)

イラストの周りに文字をきれいに配置したい

Wordでパンフレットやチラシなどを作るときに重宝するのがイラストですね。ご存知のように、好みのクリップアートを紙面に取り込むだけで、人目を引く仕上がりになります。
ところで、イラストを文章の中に配置するときに、なかなか思い通りにいかないという声をよく聞きます。そこで今日は、挿入したイラストの絵に沿って文字がきれいに回り込むようにする方法を見てみましょう。

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2007年3月 9日 (金)

「テーマ」で資料のイメージをまとめてチェンジ! 

オフィス2007を使うようになって最初に驚いたのが、色遣いやデザインが格段にあか抜けたことです。デザインセンスに自信がなくても、きれいな図表や書類が簡単に作れてしまう。これは誰にとっても嬉しいサプライズです。

ただ、表や文字の色を個別に選んでゆくと、全体としてちぐはぐな色遣いになってしまうことがありますよね。オフィス2007ではその心配もがありません。というのは、色、フォント、図形の効果などのデザインをまとめて「テーマ」が管理しているからなんです。

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2007年3月 6日 (火)

何もしていないのに「保存しますか?」と聞かれてしまう

Excelファイルに変更を加えてからそのファイルを閉じようとした場合、保存されていない内容が残っていると、「変更を保存しますか。」と尋ねられますね。

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ところが、どこも変更していないのに、このメッセージが表示されたことはありませんか。「変更を保存しますか。」ってどこも変更していないのになぜ?
謎のメッセージが気になっていた方は、この続きをご覧ください。

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2007年3月 2日 (金)

リボンのボタンの配置が違う?

2003までのオフィスでは、ツールバーにボタンを追加したり、メニューバーにメニューを追加したりすることができました。オフィス2007のリボンでは、原則としてそういった加工は一切できないことになっています。自分なりの作業環境としてボタンを追加できるのは、前回お話したクイックアクセスツールバーだけです。

ところが、パソコン画面に表示されたリボンを見ていると、ボタンの大きさや並びが前に見たときとは違うような気がすることがあります。これはパソコン画面の解像度やウィンドウの大きさが異なっているためです。

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2007年2月23日 (金)

クイックアクセスツールバーでよく使うボタンを常に表示させたい

Office2007が店頭発売されて3週間。リボンを使った操作に慣れてくると、「あ、これは便利になった!」と喜ぶ半面、「こっちはツールバーのときのほうが使いやすかったなあ」と思う場面も出てきました。その一例が、チャートや地図などを描く「図形」機能です。

図形を描くには、リボンの「挿入」タブで「図形」をクリックし、描きたい図形を選んでドラッグします。ところが、WordとExcelでは、描いた図形の外をクリックすると、リボンが「ホーム」タブに戻ってしまうのです。続けて別の図形を描くには、また「挿入」タブをクリックするところから始めないといけない。図形というのは、四角を描いて、それに線を足して・・・といった具合に、続けてどんどん描くことが多いですから、これは不便ですね。

このようなときは、「クイックアクセスツールバー」に「図形」の機能を追加しておくと、どのタブが表示されているかに関係なくすぐに機能を選べます。

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2007年2月20日 (火)

「わーど」と入力して「Word」に変換したい

私たちが日頃、読んだり書いたりしている文章の多くには英単語が混じっています。パソコンで文章を書いていて、漢字に変換するのと同じように、カタカナの読みから英単語に変換できれば便利だと思ったことはありませんか? これはIMEの設定を変更すれば簡単に実現できるんですよ。ちょっと見てみましょう。

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2007年2月16日 (金)

以前のバージョンの機能がどこにあるのかを調べたい

これから2007を使ってWordやExcelを覚えるという人はいいのですが、仕事やプライベートで、今まである程度Officeを使ってきている人にとって一番の悩みの種は、古いOfficeで使っていた機能が2007だとどこに配置されたのかがわからないことですよね。

私自身も自分で使ったり、記事を書く上で調べたりしている中で、機能の対応表が欲しいなあと常々思っていました。ところが、マイクロソフトのWebサイトにちゃんと対応表があることが判明。今日はそのサイトをご紹介します!

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2007年2月 9日 (金)

Office2007ってどんなもの?(2):ミニツールバーで書式設定が手軽に

Officeで資料を作る時に欠かせないのが「書式設定」です。今回はそんな書式設定で役立つ新機能「ミニツールバー」を見てみましょう。
ここではWordの画面で説明します。Office2007では、入力した文字をドラッグすると、文字の上にうっすらと短いツールバーが現れるのにお気づきですか? これが「ミニツールバー」です。

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2007年2月 6日 (火)

平日の日付だけを連続して入力したい

初めてExcelを触ったときに「これは凄いっ!」と感動したのがオートフィルでした。
特に日付。先頭のセルに開始日の日付を入力しておいて、フィルハンドルをドラッグすると、次の日の日付が勝手に入るじゃありませんか!しかも「2007/1/31」の次はちゃんと「2007/2/1」になるし。まだシリアル値というExcel日付の仕組みを知らなかった当時の私は、うーん、なんてカシコイんだ!としきりに感心したものでした。

ところで皆さんは「右ドラッグ」というワザを知っていますか? オートフィルするときに左ではなく右のボタンを押しながらドラッグする方法です。これを使うと、平日の日付だけを連続して入力できるんですよ。ちょっとやってみましょう。

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2007年2月 2日 (金)

Office2007ってどんなもの?(1) 操作は「リボン」と「Officeボタン」から

1月30日に店頭販売が始まったばかりのオフィス2007、皆さんはもうお使いになりましたか? 購入を検討している真っ最中かもしれませんね。そこで最初の何回かは、WordやExcelといった個々のソフトではなく、オフィス2007全般にスポットを当ててご紹介します。第1回目の今日は、全般的な操作方法についてです。

●「リボン」のタブを切り替えて操作する

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2007年1月 9日 (火)

保存先のフォルダまでたどり着くのが面倒!

パソコンを使い始めたころ、操作をいろいろと教えてくれた知人がよく、「マイドキュメントにファイルを保存するな」と言っていました。

「ファイルを開く」「名前を付けて保存」といった操作をしたとき、まず保存場所として表示されるのがおなじみの「マイドキュメント」です。この下に直接ファイルを保存してゆくと、あっという間にマイドキュメントはごちゃごちゃになってしまいます。つまりきちんとフォルダを作ってそこに分類しなさい、という話でした。実際、多くの方が、それを実践されていることと思います。

ただ、「開く」「保存」などの操作の際、毎回保存場所を指定するのが面倒ではないでしょうか?特に、「マイドキュメント」→「仕事」→「A社」「B社」・・・のように、フォルダが何階層にもなると、カチカチカチカチとダブルクリックを繰り返すことになります。
こんなときはマイプレースを活用しましょう!

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2007年1月 2日 (火)

「1-1」などと番地を入力すると日付になってしまう!

2007年明けましておめでとうございます。
お正月の真っただ中にここをご覧になっている方はかなり勉強熱心かと(笑)。どのくらいいらっしゃるのでしょうか?
今年もいろんな便利ワザやニュースをお伝えしていきます。どうぞよろしくお付き合いくださいませ!

フリーになってよかったかなと思うのは、年賀状をしっかり書くようになったことでしょうか。大変といえば大変なんですけど、ちゃんと元旦に間に合うように計算して取り掛かるようになったので一歩前進かなと。

そんな年賀状の住所録、私は仕事関係の人はOutlookで、プライベートの人はExcelで管理をしていますが、皆さんはいかがですか? Excel派の人が多いのではないでしょうか?
Excelでよく受ける相談のひとつに、番地などの数字が勝手に日付に変わるというものがあります。

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2006年12月 5日 (火)

計算式をそのままにしてデータだけを削除したい

もう来年の手帳に予定が書き込まれるようになりました。言うまいと思うのですが、1年が経つのが本当に早いです(^_^.)。
Excelで予算や売上、あるいは家計などを管理している人は、月末、年末、年度末などの節目になると、古いデータを削除して新たに入力できるように入力フォームを整えることと思います。そんなとき、セルに設定した数式をうまく除外して入力データだけを削除する方法を知っておくと便利ですね。さっそく見てみましょう。

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2006年11月28日 (火)

大きな表の見出しを繰り返し印刷したい

大きな表を印刷しようとして1ページでは収まらなくなることってありますよね。普通に印刷すると、2ページ目には見出しが表示されないので、どの列が何を表すのかがわからなくなってしまいます。かといって見出しの行をコピーしてそれぞれのページに貼り付けるのは大変な手間です。第一、改ページされる位置がずれたら対応できなくなってしまいます。
そこで今回は、列の見出しを各ページに繰り返し印刷する方法をWordとExcelそれぞれについてご紹介します。

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2006年11月21日 (火)

▼を横向きにしたい

文章を入力していて横向きの▼を入れたいと思ったことはありませんか? 箇条書きの先頭に付ける場合、「さんかく」と読みを入力して変換すると、▲や▼のように上下の三角は候補に表示されるのですが、角が右に向くものは出てきませんね。
記号を入力するなら、「挿入」メニュー→「記号と特殊文字」を選び、「Webdings」などの記号用フォントを選んで探す方法もありますが・・・、実はこれ、もっと簡単に入れる方法があるのです。

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2006年11月14日 (火)

表のタイトルをそのままグラフタイトルに使いたい

グラフには、内容がわかるようなタイトルを付けますね。でもちょっと考えてみると、グラフタイトルは元の表のタイトルと同じになる場合がほとんどではないでしょうか? そこで今回は、グラフタイトルに表のタイトルをリンクさせて、常に同じものを表示する方法をご紹介しましょう。

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2006年10月17日 (火)

3-Dグラフの向きを変更する

プレゼンなどで見栄えのするグラフが欲しいときに便利なのが立体効果の付いたグラフですね。Excelならグラフウィザードの最初の画面で、3-D効果の付いたグラフを選ぶだけで立体グラフがカンタンに作成できます。
ところが3-D縦棒グラフを作ったとき、奥にある棒が短くて埋もれてしまったことはありませんか? こんなときは、向きを変えると見やすくなることがあります。

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2006年10月 3日 (火)

長い連続データをピタリと入れたい

表に連番を作るときに活躍するのがオートフィルです。「1」「2」と番号を入力しておいて、ふたつのセルを選び、フィルハンドルをドラッグすれば、「1」「2」「3」・・・と連続した番号を入力できます。
ところが、オートフィルのつらいところは、どこまでドラッグするかの調節が難しいことです。1から100までといった長い連続データを入力しようとすると、行き過ぎたり足りなかったりしてなかなかピッタリ100で入力をとめることができない。そんな経験が誰しもあるのではないでしょうか?

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2006年9月26日 (火)

図を貼り付けるとファイルサイズが大きくなってしまう

9月も終わり、いよいよ行楽の秋本番ですね! 楽しかった旅行の思い出をワードでアルバムにする、そんな使い方も増えてくるかもしれません。

画像をファイルに挿入するには、「挿入」メニュー→「図」-「ファイルから」と操作します。挿入後、画像ファイルが原寸で表示されますから、サイズ変更ハンドル(画像をクリックすると周囲に表示される■のことですね)をドラッグして、適当な大きさに縮小しましょう。

ところで、画像を貼り込んだファイルは、ファイルサイズが一気に膨らむので注意が必要です。しかも、上の方法で見た目の大きさを縮小しても、埋め込まれた画像のファイルサイズは変わりません。最高画質で撮影したデジカメ画像などは、1枚で軽く数メガバイトになってしまいます。
そこで、挿入した画像データのサイズを縮小するボタンの使い方を知っておきましょう。なお、この方法は、バージョン2002以上のWord、Excel、PowerPointで有効です。

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2006年9月19日 (火)

罫線を削除すると、隣のセルの罫線も消えてしまう

セルに引いた罫線を削除するときに、いつも困っていたことがあります。
それは、表の一部の罫線を削除するときに、隣接しているセルの罫線も一緒に消えてしまうことです。
罫線を削除するには、「書式設定」ツールバーの「罫線」ボタンから「枠なし」を選ぶ方法が一番手早いですね。でも、これだと隣のセルと接する部分の線も一緒に消えてしまいます。四辺の線を個別に消すには、セル選んで「書式」メニュー→「セルの書式設定」と選択し、表示される画面の「罫線」タブで消す方法がありますが、いちいちダイアログを出して削除するのはかなり面倒です。
ところが、先日、そんな悩みを解決してくれるショートカットキーがあることを知ってしまいました。

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2006年8月22日 (火)

シート数の多いブックで隠れているシートをすばやく選びたい

シート数が多いエクセルのファイルでは、画面下にシート見出しのタブがぎっしり並んでしまいます。さらにシート数が増えると、一部のシート見出しは表示されなくなります。この状態で隠れているシートを選択するには、ウィンドウ左下にある左右の三角が並んでいるボタンを使いますが、シート見出しを左右に移動する操作は、正直とてもまどろっこしいものです。

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2006年8月15日 (火)

メールアドレスや住所をすばやく入力したい

夏休み、みなさんはいかがお過ごしですか?
昨日は東京で大停電がありましたが、幸い私が出かけたときは復旧後で、電車も普通に動いていました。昨日は、丸の内まで出かけて、オデッセイコミュニケーションズさんが放送されているWebラジオ『Library by Odyssey』の収録にお邪魔してきました。私もほんの少し喋らせてもらったのですが、「超」が付くほど緊張してしまいまして(汗) ・・・そのお話は、また後日、放映前にでも。丁寧なアドバイスをくださったラジオ局のみなさんやMr.K、有難うございました! 

さて、ホームページでの申し込みやビジネス文書で、自分の連絡先を入力する機会は意外と多いもの。特にメールアドレスは、仕事用、プライベート用と複数のものを使い分けている人がほとんどだと思います。こういった連絡先を間違えないように毎回入力するには、IMEに「単語登録」しておくことをおすすめします。今日はそれをご紹介しましょう!

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2006年7月25日 (火)

ファイルから個人情報を消したい

皆さんはファイルのプロパティに注意を払ったことがありますか?
「プロパティ」とは、ファイルアイコンを右クリックして「プロパティ」を選ぶと表示される画面のことです。サイズや保存場所などを確認するときに開きますね。また「概要」タブで「詳細設定」ボタンをクリックすると、さらに詳細なプロパティが表示され、ファイル作成者のほか会社名などが表示されます。

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2006年7月18日 (火)

「同じサイズの結合セルが必要です」と言われてしまう

データを並べ替えたり、オートフィルタを設定してデータを抽出したりしようとして、「この操作には、同じサイズの結合セルが必要です」というメッセージが出たことはありませんか?

名簿や売上データをエクセルで管理していると、列を基準にして並べ替えたり、必要なデータだけを抽出したりする機会は多いですね。
画面のように、「会員番号」「氏名」・・・と列ごとに内容が決められていて、1行に1件ずつデータが入力された形式の表では、基本的に田形(田んぼの「田」の字のように、セルの数がすべての列や行でも同一になっている状態)に作ります。このような表では、セル結合は行なわないのが基本です。なぜなら、一部のセルが結合されているとデータが正しく識別されないからです。

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2006年6月20日 (火)

半円グラフを作ろう

サッカーワールドカップ、クロアチア戦が引き分けになり、決勝進出が難しくなってしまいました・・・。そんな中、気を取り直して今日はエクセルのグラフの話をします。

ご存知のようにエクセルではさまざまなグラフを作れます。今日は、ちょっと遊び心を出して、新聞の世論調査などでときどき見かける「半円グラフ」を作ってみませんか? 円グラフを何度か作った経験があれば、その応用で作成できます。少し手順が長いですが、チャレンジしてみてください。

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2006年6月13日 (火)

クリップアートの向きを左右反転したい

クリップアートを左右反転できないかなあと思ったことはありませんか?
もうずいぶん前になりますが、営業事務の仕事をしていたとき、パワーポイントで作成したプレゼン資料を見た上司から「これさ、車の向き、反対にならない?」と言われたことがあります。
そのとき作っていた図は下のようなもの。車と矢印の向きと反対なのが気になる、というのが上司の言い分です。こういう意見をもらったら、わがままだなあとムッとせず、なんとかならないか考えてみましょう。

ちなみに車の絵はクリップアートを使っています。左右が反転されたクリップアートがあればそれに差し替えられますが、あいにくそんな画像はありません。矢印や建物のオートシェイプを入れ替える方法もありますが、大きな図の一部に収まっている場合はそれも難しいことになります。

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2006年5月26日 (金)

シート見出しの文字が小さくて見づらい

ディスプレイの性能が上がるにつれ、細部までがクリアーに表示されるようになりましたね。最新のパソコンでは、エクセルシートを開いたときに50行近くの範囲を表示できる解像度を備えたものも珍しくありません。
このように広い範囲をスクロールせずに表示できると、大きなデータベースなどを操作するときには非常に作業がしやすいのですが、その半面、ウィンドウの各部が相対的に小さくなってしまうデメリットがあります。そこで今日は、エクセルのシート見出しが見づらい場合に、これを大きく表示する方法をご紹介しましょう!
なお、シート見出しの文字サイズを変更する設定はエクセルにはありません。これは、ウィンドウズの画面設定をカスタマイズすれば変更できます。

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まずデスクトップで右クリックして「プロパティ」を選択します。表示された「画面のプロパティ」ダイアログボックスで「デザイン」タブを選び、「詳細設定」ボタンをクリックします。続けて開くダイアログボックスで、「指定する部分」に「スクロールバー」を選び、「サイズ」の数値を大きくします。

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これで、水平スクロールバーの高さが高くなり、それに伴ってシート見出しも大きく表示されます。見出しの文字サイズも拡大され、見やすくなったことがわかりますね。特に、年配の方がエクセルを使われる場合には、喜ばれるのではないかと思います。

2006年5月23日 (火)

よく使うクリップアートを手元に保存したい

提案書やチラシなどを作っていて、イラストが欲しいなと思ったことはありませんか?そんなときに役立つのが「クリップアート」です。
オフィスXP、オフィス2003では、「挿入」メニュー-「図」-「クリップアート」を選択して、表示される作業ウィンドウで、クリップアートを検索できるようになりました。インターネットに接続された環境だと、自動的にマイクロソフトのホームページにつながるため、気の利いたイラストが見つかるようになったのも嬉しい点です。

ところで、気に入って繰り返し使っているクリップアートはありませんか? 毎回、検索して同じイラストを探し出すのは大変ですね。オフィスには「クリップオーガナイザ」というメディアファイルの管理ツールが付属しています。頻繁に使うクリップアートがあるなら、この「クリップオーガナイザ」に保存しておけば、次回使うとき、そこからすぐに呼び出すことができます。

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2006年5月19日 (金)

エクセルのショートカットキーを壁紙にしませんか?

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こちらのサービスは現在終了しています。
お問い合わせをいただき有難うございました。
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「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押して文字をコピーし、次に「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押してコピーした文字を貼り付ける・・・。日ごろ、皆さんはこういったショートカットキーをどのくらい使っていますか?
ショートカットキーを使うと、キーボードから手を離さなくてすむため、特に入力作業をしているときには格段に効率が上がります。先ほどの「コピー」「貼り付け」以外にも、上書き保存(「Ctrl」+「S」)、すべて選択(「Ctrl」+「A」)などは、一度覚えればワードでもエクセルでもアプリケーションに関係なく使えます。ご自分がよく行う操作は、ぜひショートカットキーに置き換えてみることをおすすめします。

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さて、そんな便利なショートカットキーが一覧になった壁紙があると重宝しますね。どうやらマイクロソフトも同じことを考えてくれたようで、こちらにアクセスすると、エクセルのショートカットキー一覧の壁紙をダウンロードできます。3パターンの写真はどれもほどよくビジネスっぽい雰囲気。気に入ったものを選択しましょう。
こちらはエクセル2002用とのことですが、バージョンによってショートカットキーの割り付けが変更されることはほとんどありません。したがって、エクセル2000や2003を使っている方でも十分に利用できます。

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なお、ダウンロードした画像を壁紙に設定するには、デスクトップで右クリックして「プロパティ」を選び、上の画面で「デスクトップ」タブを選びます。「参照」ボタンを押して、ダウンロードした画像を開き、「OK」ボタンを押せば設定完了です。

2006年5月 9日 (火)

行を削除しても欠番にならない連番を振りたい

エクセルで作った表には、オートフィル機能を使って簡単に連続番号を入力できますが、不要なデータが出たときに行を削除すると、そこだけ番号が飛んでしまいます。欠番が生じるたびに、いちいち番号を入力しなおすのは面倒ですね。直接数字を入力するのではなく、数式で番号を表示させておけば、行を削除したときに自動で連番を振りなおしてくれるようになります。

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連番を表示させる数式にはROW関数を指定します。「ROW」とは「行」のこと。つまり、ROW関数は指定したセルの行番号を返す関数なのです。引数を省略して、「=ROW( )」のように、「=関数名+カッコ」を半角で入力すると、アクティブセルの行番号を返します。たとえばA2セルに「=ROW( )」と入力すれば、戻り値が「2」と表示されるわけです。ただし、ここではA2セルに「1」と表示させたいため、もうひとひねりして「=ROW( )-1」と入力します。

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あとは、A2セルに入力した数式を下へコピーすれば完成です。A2のセルを選択し、右下の角にマウスポインタを合わせて、表示される「+」の部分を下へドラッグすれば、自動で連番が表示されます。
こうして入力した連番は、アクティブセルの行番号を元にそのつど計算されるため、前の行が削除されても自動で更新される番号になります。

2006年4月28日 (金)

ツールバーのボタンが消えてしまった!

オフィスのツールバーでは、「Alt」キーを押しながらボタンをドラッグすると、ツールバーの中で位置を入れ替えることができます。パソコンを一人で使っている場合は、ご自分の使いやすいように、よく使うボタンばかりを近くに固めてしまうといった使い方もよいでしょう。

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ところが、たまたま「Alt」キーを押しながら作業をしていたとき、移動するつもりがないのにツールバーのボタンをうっかり移動してしまうこともあります。移動だけならよいのですが、上の画面のようにツールバーの外にドラッグした場合はボタンが削除されてしまうので注意が必要です。

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使いたいボタンが見当たらないときには、次の手順でツールバーをリセットしましょう。「ツール」メニュー-「ユーザー設定」を選び、「ユーザー設定」ダイアログボックスの「ツールバー」タブを表示します。元に戻したいツールバーをクリックして反転させておき、「リセット」ボタンを押すと、消えてしまったボタンが再表示されます。
なお、ここではワードの画面で説明しましたが、エクセル、パワーポイント、アウトルックなどでも同様に操作できます。

2006年4月21日 (金)

小計と総計を一度に求めたい

エクセルで合計を求めるには、皆さんもよくご存知の「オートSUM」ボタンを使います。このボタンをクリックすると、SUM関数がセルに入力され、合計するセル範囲が自動で選択されます。SUM関数を入力するセルの左または上のセルに数値が入力されていると、それらのセルを合計元の範囲とみなします。実際に集計表を作るときには、合計欄を右端の列か一番下の行に置くことが多いので、この仕組みは理にかなっていますね。

ところで、この「オートSUM」ボタンは、なかなか気がきいています。下のような売上報告表で小計と総計を求める場合を考えてみましょう。普通は、まず7行目と11行目に小計を求めてから12行目に総合計を求めますね。ところが「オートSUM」ボタンなら、一発で小計と総計を求めることができるのです。

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まず、C7~D7セルを選択し、「Ctrl」キーを押しながら、C11~D11セル、C12~D12セルの順に3つのセル範囲をドラッグして選びます。次に「オートSUM」ボタンをクリックすると、下のように小計と総計が表示されます。

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ポイントは「小計」「総計」の順にセル範囲を選択してから「オートSUM」ボタンを押すことです。仮に11行目と12行目のようにセル範囲が隣接していても、必ず別々に選択してから「オートSUM」ボタンをクリックしてくださいね。

2006年4月 7日 (金)

A列を再表示したい

4月に入って、初々しいスーツ姿をおおぜい見かけるようになりました。今日は、先日、新入社員の方を相手にエクセルの講習をしていたときに受けた質問をちょっとご紹介しましょう。それは、

「A列を非表示にした場合、どうやったら再表示できるんですか?」
というものです。

エクセルでは、「書式」メニュー-「列」/「行」-「表示しない」を選択すると、使っていない行や列を一時的に隠しておくことができます。非表示にした列や行を再び表示するには、隠れた列の左右の列(行の場合は上下の行)を選択し、右クリックして「再表示」を選びます。たとえばC列が非表示になっている場合はB列とD列を選択するわけです。
ところが、A列を非表示にした場合は、A列自身が端にいるため、左右の列を選択できず困ってしまいます。マウスを使って列や行を再表示する方法を知っておけば、こんな場合にも慌てずにすみます!

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B列の列番号の左側にマウスポインタを合わせて、図のように縦二重線の矢印になったらそのまま右へドラッグしてみてください。隠れていたA列が表示されます。
A列や1行目以外の列や行でも、同様に操作すれば隠れている列や行を再表示できます。マウスポインタの形によく注目することがポイントです。

2006年4月 4日 (火)

マイクロソフトが選ぶ! ビジネスに役立つエクセル関数ベスト5

皆さんは、エクセルでどんな関数をよく使われますか?
少し前の話になりますが、昨年の秋から冬にかけて、エクセル関数の本を執筆させていただきました。300種類以上ある関数の中から、なるべく多くの方が使っていそうなもの、喜ばれそうなものを選んで操作や使い方を紹介しています。おかげさまで売れ行きも好調だと聞いています。お手元で活用していただければ何より嬉しいですね!

さて、今になって こんなページがあるのを見つけました。エクセルの産みの親であるマイクロソフトみずからビジネスの場で役立つ関数を5つ選んで紹介しているページです。
その5つの関数とは・・・何だと思われますか? 気になる方はこちらをクリックです!

こちらは2003年の4月に更新されたページですが、関数は、エクセルのバージョンによる差はほとんどありませんから今でも十分有効です。生年月日から年齢を求める、商品コードから商品名を自動表示するなど、言われてみると活用の場面が多そうなものばかり。なるほど!と思いました。

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また、このページは親切にできています。「サンプルダウンロード」ボタンをクリックすると、エクセルデータをダウンロードできるので、実際に操作して関数の働きを確認できるのが嬉しいですね。それから「Click」ボタンをクリックすると、基本的な関数の使い方をクイズ形式でチェックできるページにつながります。
便利かどうかはその人が関数を使って何をしたいかによって変わってくると思います。これは使える!という関数に出会えるかもしれませんね。

2006年3月31日 (金)

複数のファイルを一度に開きたい

同時に複数のファイルを開いて作業をすることは多いものです。必要なファイルを開くときに、「開く」操作を何度も繰り返してはいませんか?
ささいなことですが、「開く」「閉じる」といった単純な操作こそ、なるべく面倒だと感じずに済ませられる方法を知っておくと、パソコンで作業をするときのストレスを減らすことにもつながります。そこで、今日は複数のファイルを一度に開く操作をご紹介します。

ファイルを開くには、アイコンをダブルクリックして開く場合と、エクセルやワードの画面から「開く」操作を選ぶ場合の2通りがありますね。まずはアイコン派の場合からです。

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開きたいすべてのファイルを選択して、右クリックし、「開く」を選びます。ポイントになるのは複数のファイルアイコンを選択する方法です。まず、最初のファイルをクリックし、次に、「Shift」キーを押しながら最後のファイルをクリックします。開きたいファイルが飛び飛びに並んでいるときは、「Ctrl」キーを押したまま、ファイルを順番にクリックします。選択された状態で右クリックして「開く」を選ぶと、選択していたファイルが一度に開きます。

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エクセルやワードの画面から開く場合は、「開く」ボタンをクリックし、表示される「ファイルを開く」画面で、やはり同じように開きたいファイルをまとめて選択します。選択後、「開く」ボタンをクリックすれば、ファイルをまとめて開くことができます。ここではエクセルの画面で説明しましたが、ワードやパワーポイントでも同様に操作できます。

2006年3月14日 (火)

セルを結合したいけれど中央揃えはしたくない

エクセルやワードの操作には、メニューから、あるいはボタンからと幾通りもの方法が用意されています。ツールバーのボタンを使う方法は、クリックひとつで機能を適用できるすばやさが売りです。中には、メニューからだと何ステップもかかる複雑な操作を実行してくれるものもあります。

「セルを結合して中央揃え」もそんなボタンのひとつ。これは、文字通り複数のセルを結合し、一番左端のセルに入力されたデータを左右で中央揃えに配置するボタンです。表のタイトルを、複数列の中央にレイアウトしたいときに活躍してくれます。
ところで、セル結合だけを行いたい場合にもこのボタンを使って操作していませんか?その場合は、中央揃えにされてしまうと逆に不便に思うことも。「セルの結合」だけを頻繁に操作する人は、専用のボタンを別途ツールバーに追加しておくことをおすすめします。

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「ツール」メニュー-「ユーザー設定」を選び、「ユーザー設定」ダイアログボックスを表示します。「コマンド」タブで「分類」から「書式」を選び、右の「コマンド」欄で「セルの結合」を探し、ツールバーの挿入したい位置までドラッグします。

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上の図では、追加した「セルの結合」ボタンをクリックして、黄緑のセルは左揃え、黄色のセルは右揃えのままセルを結合しました。
なお、セルの結合後は、「セルを結合して中央揃え」ボタンが自動でオンになります。セル結合を解除するには、追加したボタンではなく、「セルを結合して中央揃え」ボタンのほうをクリックしてくださいね。

2006年2月24日 (金)

Enterキーを押したとき、右に移動したい

トリノ五輪の女子フィギュアスケートで荒川選手が金メダルを取りましたね! ショートプログラムでの大健闘に、ドキドキしながらフリーの演技を見ていました。今回はメダル不振とのことで、日本の三選手にかけられる期待・ストレスというのは相当なものだったんじゃないかと思います。そこで、今日は入力時のストレスをなくす方法をひとつご紹介します。
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エクセルのポピュラーな使い方のひとつに、上のような住所録があります。
エクセルの初期設定では、データを入力後「Enter」キーを押したときに、アクティブセルは下へ移動します。ところが、住所録では、普通「会員番号」「氏名」「住所」・・・のように右へ移動しながら入力したいもの。そこで、住所録への入力をストレスなく行えるよう、アクティブセルの移動方向を右に変更しましょう。

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「ツール」メニューから「オプション」を選び、「オプション」ダイアログボックスを表示します。「編集」タブをクリックして、「入力後にセルを移動する」にチェックが入っていることを確認したら(チェックが入っていない場合は、チェックを入れます)、ドロップダウンリストから「右」を選びます。これで「OK」ボタンを押し、ダイアログボックスを閉じた直後から、アクティブセルが右へ移動するようになります。
再び下へ移動させたくなったら、同じ操作でいつでも「下」へ戻すことができます。入力の方向に応じてこまめに切り替えるとよいですね。




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