2月7日にOffice2013が発売されましたね。2010から3年ぶりにバージョンアップしたOfficeですが、発売当日に購入された方もいらっしゃるのではないでしょうか？

私も届いた製品をさっそくインストールしてみました。せっかくなので、しばらくの間Office2013の注目したい新機能について、当ブログでも紹介していこうと思います。これから2013を使おうという方の参考になれば幸いです。

毎日これでもかというくらいに暑い日が続きますね。鮪の山かけとか冷や奴とか、我が家では晩御飯のメニューが極力火を使わないものにシフトして久しいです。冷房の中と外気との大きな気温差も夏バテの原因になるとか。皆さんもしっかり食事をとってご自愛ください。

さて、早いものでオフィス2010が発売されて2カ月が経ちました。今日はそのオフィス2010の操作本を買おうかどうしようか迷っている方に嬉しいお知らせです。
今、aotenでは、抽選で18名の方にオフィス2010関連の書籍をプレゼントする企画を実施中です。

一日遅れてしまいましたが、6月17日はオフィス 2010の発売日でした。
パソコンショップの店頭でパッケージを見かけた方、あるいはすでに購入された方も大勢いらっしゃることと思います。

購入を検討中の方は、公式サイトに製品ラインナップが紹介されていますが、今日はこちらでも選び方をご紹介しますね。なお、価格は販売店により幅がありますので目安程度にお考えください。

パッケージ版のオフィス2010は「パーソナル」「ホームアンドビジネス」「プロフェッショナル」の3製品が発売されており、それぞれ、含まれるアプリケーションの種類が異なります。自分の使いたいアプリケーションを網羅している製品を選びましょう。

パソコンの講習会では、Word文書に操作画面のスクリーンショットを入れた手製の資料を配布することが多いものです。すると、これを見た受講生さんから、パソコン画面を文書にコピーする方法をよく尋ねられます。

話を聞くと、「業務で作成するマニュアル中に操作画面を載せたい」「自分用の控えとして、設定画面のスクリーンショットを手元に残したいといった要望があるようです。
たしかに、文章で回りくどく説明するより、画像を載せれば一目瞭然ですね。
 

※この記事は、オフィス2010ベータ版に基づいて執筆しました。後日販売される製品版では内容が異なる可能性があります。

オフィス2007でおなじみのリボンは、2010でもそのまま継承されています。
ところでこのリボンのボタンは、オフィス2003までのツールバーのボタンに比べると格段に大きいものですね。大きなボタンに、機能の内容がわかりやすくイラスト化されているので、従来のツールバーに比べて選びやすいメリットがあります。

ただ、ボタンが大きい分、リボン自体はツールバーに比べてかなり場所を取るようにもなりました。このため、解像度が低めに設定されたモニタでオフィス2007や1020を使うと、文書ウィンドウやシート部分の領域が予想外に狭くなってしまうことがあります。そこで、リボンが邪魔になる際、一時的に隠す方法を知っておきましょう。

日ごろ、WordやExcelを使っていると、自分の操作スキルが果たしてどの程度のレベルなのか気になることがありますね。ちょっと調べてみたいと思ったことはありませんか？

私がインストラクターとして講座を担当している生涯教育センターには、「WordやExcelは初めて」という初心者さんのほか、「すでに仕事である程度は使っているけど、自己流の操作なので自信がない。一度、正確で早い操作を習ってみたい」と言って受講される方もいらっしゃいます。
特に、百年に一度の不況と言われる最近では、操作のムダをなくして業務効率のアップをはかりたいと考える人は確実に増えているように感じます。
そこで今日は、無料で、しかも短時間でできるスキルチェックのサイトをご紹介します。

あけましておめでとうございます。・・・とご挨拶するには遅くなってしまいましたが、お正月休みはいかがお過ごしでしたか？　本年もよろしくお願いいたします。
2010年も、この「知って得するマイクロソフトオフィスの話」では、仕事にプライベートに、Officeを使うときのちょっとしたテクニックやすぐに使える便利ワザをご紹介する予定です。

今日は、ツールバーにはないボタンを追加する方法を紹介します。
日ごろよく使う機能がボタンに見あたらなくて、「この機能のボタンがあれば・・・！」と不便を感じたことはないでしょうか？　実は、ツールバーにはボタンを追加できるのです。

たとえば私の場合は、Wordで原稿を書いているとき、コメント機能をよく使いますが、残念ながらツールバーにはコメントを追加するボタンは用意されていません。最初のうちは、毎回「挿入」メニューから｢コメント」を選択する操作を繰り返していましたが、すぐに面倒に感じるようになりました。こんなときは、ツールバーにコメントを挿入するボタンを追加しておけば、以後はボタンで簡単に操作できるようになります。

「ショートカットメニュー」とは、右クリックしたときに表示されるメニューのことを言います。ショートカットメニューには、選択する対象によって、よく使うコマンドが抜粋して表示されます。

「近道」という言葉の意味の通り、右クリックして表示されるメニューからコマンドを選択すればいいわけですから、遠くにあるメニューバーやツールバーのボタンまでマウスポインタを移動するよりも手近なところでコマンドを選択できます。すばやく作業ができるので、中上級者になると、ほとんどの操作を右クリックで済ませてしまう人もいるようですね。

ファイルの保存場所やサイズ、作成日や更新日など詳細な情報を調べるには、「プロパティ」ダイアログボックスを使いますね。このダイアログボックスを開くとき、皆さんはどうしていますか。

楽しかったゴールデンウィークも終わってしまいました。皆さんは今年のゴールデンウィークはいかがお過ごしでしたか？　今日は、クライアントの連絡先をアドレス帳に追加していて発見したOutlook 2007の便利な機能を紹介します。

Outlookはメールの送受信だけでなく名刺の管理にも向いています。名前やメールアドレス、部署や役職はもちろん、電話番号や所在地など会社の情報も詳細に入力しておけるので、私は名刺を頂いたら、すぐにその内容をOutlookにも登録するようにしています。

ところが、同じ会社の人を続けて登録する際、会社名や会社の所在地などの情報は共通ですね。これを繰り返し入力したり、コピー＆貼り付けするのは面倒だなあと常々思っていたところ、2007になって会社の情報を自動でコピーしてくれる機能が追加されていました。

前回に引き続き、ショートカットキーについてです。
よく使う操作のショートカットキーを個別に調べるのではなく、機能とショートカットキーの対応が載っている一覧表がほしい場合は、マイクロソフトのホームページにアクセスするとよいでしょう。

●Office 2007のショートカットキー
Office 2007のショートカットキーは、昨年6月にこちらの記事で紹介しています。2007をお使いの方はこちらのリンクからどうぞ。

あまり意識されることがありませんが、WordやExcelなどOfficeソフトがバージョンアップするとき、その裏方として働いている日本語変換ソフトも新しくなります。Office2007を利用している方は、日本語の変換にも最新の「IME2007」を利用しているのが一般的でしょう。
私もOffice2007は発売当時から使っていますが、ここだけの話、このOffice版IME2007の変換精度が悪くて困っていました。私がよく遭遇するトラブルは次の2点です。

（１） ワンワードとして変換されるはずの言葉が細切れに変換されてしまう
例えば、「だいじょうぶ」と読みを入力すると、本来なら「大丈夫」と変換されますね。ところがこれが「だい」「じょう」「ぶ」とばらばらに、しかも全く関係ない漢字を当ててくるというものです。

（２） 変換の学習機能が働いていない
「へんかん」と読みを入れて「変換」で確定すると、次に同じく「へんかん」と読みを入れてスペースキーを押したときに、真っ先に「変換」になるはずなのですが・・・。ユーザーが頻繁に使う言葉ほど変換候補の先頭に出てくる「学習機能」が効いていない状態になっていませんか。

同じ悩みをお持ちのかたは、マイクロソフトのサイトから修正プログラムをダウンロードし、パソコンにインストールしましょう。ダウンロード先はこちらです。

なお、対象となるOSは、Office2007がサポートしているWindows Vista、Windows XP SP2、Windows Server 2003です。また、Office2007が入っていないパソコンは対象外です。

ファイルサイズや最終更新日、作成者、会社名といったファイルに関する情報は「プロパティ」画面でまとめて確認できますね。Office2003でこの画面を表示するには「ファイル」メニューの「プロパティ」を選択していました。Office2007では、「Office」ボタンをクリックし、「配布準備」をポイントすると、同じ「プロパティ」というコマンドを選択できます。

「図形描画」ツールバーの「オートシェイプ」にある「線」から「曲線」や「フリーフォーム」、「フリーハンド」を使うと、自由な位置で折り曲げながら線を描けます。ところがこのとき、描いた線の一部が微妙にずれてしまったことはないでしょうか。
下の図では直角に引いたと思った縦の線がわずかに斜めになってしまっています。こういったオートシェイプの「線のずれ」は、出来上がってから見ると意外と目につくものです。

ではまた最初から書き直さなければいけないのでしょうか？　いえいえ、こんなときはずれてしまった途中部分だけを微調整できるので、図形を描画しなおす必要はありません。

前回、Office2007のショートカットキー一覧を入手できるページを紹介しました。
多くの方は、このページを見るだけではなく、印刷して手元に置きたいとお考えではないでしょうか？
ところがアクセスしたホームページをそのまま印刷するとかなりのページ数になってしまいます。実際、一覧には多くのショートカットキーが載っていても、自分で使うものはその中の一部だけという方がほとんどだと思います。そこで、今日はショートカットキーの一覧ページから必要な部分だけを印刷する方法をご紹介します。

Office2007のリボンでいちいちタブを切り替えるのが面倒なとき、頼りになるのがショートカットキーです。ショートカットキーの一覧が見たいと思った方は、こちらのリンクから見ることができます。いずれもマイクロソフトのホームページにつながります。

●Excel2007のショートカットキー
●Word2007のショートカットキー
●PowerPoint2007のショートカットキー
●PowerPoint2007で使用するプレゼンテーションのショートカットキー
●リボン、ヘルプ、Office2007全般のショートカットキー

 

これまでのOfficeでは、ツールバーのボタンにポインタを合わせると機能名が表示されました。Office2007も同様ですが、ボタンによっては機能の名前だけでなく、簡単な説明も表示されます。下の図のように絵入りのヒントも多く、初心者が使いたい機能を選ぶときにはわかりやすく親切な仕組みになったと感じています。

Office2007では、画面左上のOfficeボタンをクリックすると、メニュー右の列に最近開いたファイルのファイル名が一覧表示されます。2003以前のOfficeでは「ファイル」メニューをクリックすると、一番下にファイルの履歴が表示されましたが、それと同じ機能です。ただし、表示できるファイルの数は2007になって大幅に増え、初期設定で17のファイル（Access2007は9）が表示されるようになりました。

前回、テンプレートの話を書いたので、今回は、Office Onlineからテンプレートをダウンロードする方法を紹介します。
無料で使えるテンプレートを配布しているサイトは多いですが、Office Onlineはやはり本家。数が多いのと、定期的にシーズンもののテンプレートが追加されるのが嬉しいところ。今の時期でしたら入学祝のカードなどがトップページに紹介されていました。

ここで話している「テンプレート」とは、必要な部分だけを入力すれば完成するようになっているWord、Excel、PowerPointなどのファイルのことです。中には、ポスターのように入力が全く不要で、入手したら即、印刷して使えるものもあります。知っておくと家庭でもオフィスでも役に立ちますので、初めての方はぜひ参考になさってください。

Office2007の日本語入力ソフトOffice IME2007には、「予測入力」という機能があります。同じ言葉を数回入力すると、次に先頭の数文字を入力した時点で吹き出しが表示され、その言葉を簡単に入力できる機能のことです。詳しくは前回の記事をご覧ください。

前回、単語登録データをテキストファイルにして移動やバックアップを行う方法をご紹介しました。今日はその単語登録について基本を説明します。

メールや手紙の文章を打つ時には、会社名や人の名前を間違えないように気を遣いますね。間違えないようにするのもさることながら、打つだけでも一苦労。私はパソコン書籍の原稿を書くときに、機能やメニューの名前を頻繁に打ちますが、これも長いものばかり。心なしか、ソフトのバージョンが上がるたびに、長～い名前のコマンドやボタンが増えていくような気がしています。

そんなときに重宝するのがIMEの単語登録です。単語登録しておけば、長い会社名も、「いつもお世話になっております。」といったお決まりのあいさつ文も、1文字、2文字の短い読みを打つだけで変換できるからです。登録した単語は、WordやExcelだけでなくメールを書くときにも、インターネットで何かを検索するときにも利用できます。

前回の続きです。

単語登録をすると、そのパソコンの「ユーザー辞書」と呼ばれるファイルに情報が記録されます。これをマイドキュメントなどにテキストファイルで出力したら、今度は、そのファイルを別のパソコンの日本語入力ソフト（IME）に取り込みましょう。これで両方のパソコンで登録した語句を入力できるようになります。

●単語登録された情報を別パソコンに取り込む

長い単語をすばやく入力するのに欠かせないのが単語登録ですね。たとえば「株式会社オデッセイコミュニケーションズ」という長い会社名も単語登録しておけば、「＠お」のような短い読みを打つだけで入力できるようになります。

単語登録をすると、そのパソコンの「ユーザー辞書」と呼ばれるファイルに情報が記録されます。ところが今では、会社のパソコンと自宅のパソコンなど、仕事でプライベートで、複数のパソコンを使い分けている方が大勢いらっしゃいます。
普段使っているパソコンに登録した単語は、当然、別のパソコンで同じ読みを入力しても変換してくれません。家のパソコンで仕事の続きをしていてこれで不便な思いをしたことはないでしょうか？

こんなときは、日本語入力ソフト（IME）に単語登録したデータを家のパソコンのIMEにもコピーしておけば、両方のパソコンで同じように変換できます。そこで今日は、単語登録した情報をテキストファイルで別のパソコンにコピーする方法をご紹介します。少し手順が長いので、2回に分けて説明します。

●単語登録された情報をテキストファイルで保存

前回は、人の名前や地名に変換する方法を紹介しました。同じ「人名/地名」優先モードにしておくと、郵便番号から該当する住所に変換できることはご存知でしょうか？手順はこうです。

年賀状の作成はもうお済みですか？
かく言う私はというと、更新料０円を歌い文句にしている年賀状ソフトを買い、年賀はがきを買ったところまではいいのですが・・・。仕事に追われてついつい後回しに。今週末こそは取りかからないと・・・！　この時期ならではの住所録や年賀状ネタもこのブログにどんどん盛り込みたいのですが、早く書かないと間に合わないですね（汗）

オフィス2007を使ってみたい気持ちはあるけど、購入するかどうかは検討中という方に向けて、ボーナスシーズンを前に、お得なキャンペーンが始まっています。
冬のオフィスキャッシュバックキャンペーンでは、2008年1月31日までにOffice Ultimate 2007、Office Professional 2007、Office Standard 2007などのOffice製品を買うと、製品に応じて3,000円、5,000円、10,000円のキャッシュバックが受けられます。金額は対象となる製品によって異なりますが、Office Personal 2007やパソコンにあらかじめインストールされている製品はキャンペーン対象外です。

役所や学校などのホームページから申請書類をダウンロードしたことはありませんか？
このように、不特定多数の人が利用する書類データの配布には、PDF形式のデータが一般的に使われますね。

そもそもWordやExcelで作った書類は、WordなりExcelなりがインストールされているパソコンでなければ開けません。不特定多数の人が利用する書類なら、これがない場合もありますから、作成元のソフトがないパソコンでも見られるようにするために、PDF形式のファイルを配布しているわけです。PDFなら、無料のビューアソフトAdobe Readerがあれば、パソコン環境に関係なくファイルを開いて中身を見たり、印刷したりすることができるからです。

一方、ファイルをPDF形式で保存するには、別にPDF作成ソフトが必要です。ただし、Office2007を使っている場合は、マイクロソフトのホームページから追加プログラムを入手すれば、作成したファイルをPDF形式で保存できるようになります。今日はその方法をご紹介しましょう。

前回「シニア割引パック」の話をしましたが、ゴールデンウィークに帰省したとき、まったくのOffice初心者である実家の母にExcelの使い方を教えていたら、どのタブが選択されているかがわかりづらいと言われてしまいました。
Office 2007のリボンでは、よく使うボタンは大きく表示され、絵だけでなく文字での説明が追加されたりと、初心者にやさしい配慮がなされました。ところが意外なところに盲点があるようですね。

頻繁に開いて編集するファイルを開くには、「ファイル」メニューをクリックして一番下に表示される「最近使ったファイル」からファイル名を選ぶと、すばやく開くことができました。
Office 2007でもこの「最近使ったファイル」は健在です。ウィンドウ左上にある「Office」ボタンをクリックすると、メニューの右の列にズラッと表示されるのがそう。今までのOfficeで表示できるショートカットの数は9ファイルまでだったのに比べて、2007では、初期設定で実に17個までのファイルが表示されるのです。
ここに表示されるショートカットが古いものから順に削除されることも従来のバージョンと変わりません。ところでファイル名の右に画びょうのようなアイコンがあるのにお気づきですか？

書類に簡単なチャートや概念図を書くのに便利なオートシェイプは、オフィス2007では「図形」という名前に変わりました。「挿入」タブにある「図形」を選ぶと、見慣れた図形の一覧が表示されるのがわかります。
 

先日、オフィス2007の操作講習について担当の方と話していたら、オフィス2007のユーザー自体がまだまだ少ないですねと言っていました。確かに、周りを見ても2007を使っている人は残念なことにあまり見かけないですね。
私は、テクニカルライターの立場として、またユーザーの一人として、これほど大胆に仕様を変えてしまったことを興味深いと思ってるんですが・・・。大勢が使わなければオフィスソフトとしては魅力が半減してしまいますよね。夏のボーナス商戦はどうなるんでしょう？　Windows Vista対応パソコンの売れ行きが気になるところです。

昨日は入社式が一斉に行われたとのこと。新入社員の皆さんの中には、今日から早速職場に入る方もいるのではないでしょうか？
3月31日の日経新聞　プラス１に、「困ったビジネスメール」と題して気になるメールの使い方のランキングが上がっていました。私もお取引先との遣り取りはもっぱらメールです。早速、読んでみたところ、あ、なるほどなあと思うものが幾つもありました。

特に受信するメールの数が多い場合は、大切なメールを読み飛ばしてしまわないように気を遣わなくてはいけませんね。Outlook 2003をお使いなら、特定の相手からのメールが着信したら、画面にメッセージを出して確実に知らせることができます。

先日紹介した「デスクトップ通知」と違う点は、通知画面がずっと表示されることです。デスクトップ通知で表示されるメッセージは30秒で消えてしまうので不在のときに着信するとメッセージを見ないで終わってしまいますが、これだとずっと通知画面が残ります。
早速やってみましょう。

Office2007が店頭発売されて3週間。リボンを使った操作に慣れてくると、「あ、これは便利になった！」と喜ぶ半面、「こっちはツールバーのときのほうが使いやすかったなあ」と思う場面も出てきました。その一例が、チャートや地図などを描く「図形」機能です。

図形を描くには、リボンの「挿入」タブで「図形」をクリックし、描きたい図形を選んでドラッグします。ところが、WordとExcelでは、描いた図形の外をクリックすると、リボンが「ホーム」タブに戻ってしまうのです。続けて別の図形を描くには、また「挿入」タブをクリックするところから始めないといけない。図形というのは、四角を描いて、それに線を足して・・・といった具合に、続けてどんどん描くことが多いですから、これは不便ですね。

このようなときは、「クイックアクセスツールバー」に「図形」の機能を追加しておくと、どのタブが表示されているかに関係なくすぐに機能を選べます。

私たちが日頃、読んだり書いたりしている文章の多くには英単語が混じっています。パソコンで文章を書いていて、漢字に変換するのと同じように、カタカナの読みから英単語に変換できれば便利だと思ったことはありませんか？　これはIMEの設定を変更すれば簡単に実現できるんですよ。ちょっと見てみましょう。

Officeで資料を作る時に欠かせないのが「書式設定」です。今回はそんな書式設定で役立つ新機能「ミニツールバー」を見てみましょう。
ここではWordの画面で説明します。Office2007では、入力した文字をドラッグすると、文字の上にうっすらと短いツールバーが現れるのにお気づきですか？　これが「ミニツールバー」です。

1月30日に店頭販売が始まったばかりのオフィス2007、皆さんはもうお使いになりましたか？　購入を検討している真っ最中かもしれませんね。そこで最初の何回かは、WordやExcelといった個々のソフトではなく、オフィス2007全般にスポットを当ててご紹介します。第1回目の今日は、全般的な操作方法についてです。

●「リボン」のタブを切り替えて操作する

パソコンを使い始めたころ、操作をいろいろと教えてくれた知人がよく、「マイドキュメントにファイルを保存するな」と言っていました。

「ファイルを開く」「名前を付けて保存」といった操作をしたとき、まず保存場所として表示されるのがおなじみの「マイドキュメント」です。この下に直接ファイルを保存してゆくと、あっという間にマイドキュメントはごちゃごちゃになってしまいます。つまりきちんとフォルダを作ってそこに分類しなさい、という話でした。実際、多くの方が、それを実践されていることと思います。

ただ、「開く」「保存」などの操作の際、毎回保存場所を指定するのが面倒ではないでしょうか？特に、「マイドキュメント」→「仕事」→「A社」「B社」・・・のように、フォルダが何階層にもなると、カチカチカチカチとダブルクリックを繰り返すことになります。
こんなときはマイプレースを活用しましょう！

夏休み、みなさんはいかがお過ごしですか？
昨日は東京で大停電がありましたが、幸い私が出かけたときは復旧後で、電車も普通に動いていました。昨日は、丸の内まで出かけて、オデッセイコミュニケーションズさんが放送されているWebラジオ『Library by Odyssey』の収録にお邪魔してきました。私もほんの少し喋らせてもらったのですが、「超」が付くほど緊張してしまいまして（汗）　･･･そのお話は、また後日、放映前にでも。丁寧なアドバイスをくださったラジオ局のみなさんやMr.K、有難うございました！　

さて、ホームページでの申し込みやビジネス文書で、自分の連絡先を入力する機会は意外と多いもの。特にメールアドレスは、仕事用、プライベート用と複数のものを使い分けている人がほとんどだと思います。こういった連絡先を間違えないように毎回入力するには、IMEに「単語登録」しておくことをおすすめします。今日はそれをご紹介しましょう！

前回、前々回とお送りしたオフィス2007のレポートは好評だったみたいですね！　そこで今月は毎週金曜日に、もう少しオフィス2007について書いてみようと思います。お楽しみに！
さて、今日はアウトルックのテクニックを1つご紹介します。今度、あなたが母校の同窓会で幹事をすることになったとします。懐かしいクラスメートたちと何回かメールでやり取りをするわけですが、たくさんのメールアドレスを、毎回1件ずつ宛先に指定するのは骨が折れる作業ですね。同じメンバーに対して何度もメールを送る場合は、あらかじめアウトルックの｢配布リスト」にメンバーのアドレスを登録しておきましょう。こうしておけば、メールの宛先には配布リストの名前を指定するだけで、登録した全員に漏れなくメールを送信できるようになります。

アウトルック2003では、タスクトレイのアイコンを右クリックして「新着メールのデスクトップ通知を表示する」にチェックを入れておくと、メールが届いたときに、差出人の名前や件名、本文の冒頭部分を表示してくれます。

これ自体は便利なのですが、半透明の画面が下の方に小さく表示されるだけなので、実はうっかり見逃してしまうことも多いのです。そこで、この新着メッセージを見逃さないようにカスタマイズする方法をご紹介します。

オフィスのツールバーでは、「Alt」キーを押しながらボタンをドラッグすると、ツールバーの中で位置を入れ替えることができます。パソコンを一人で使っている場合は、ご自分の使いやすいように、よく使うボタンばかりを近くに固めてしまうといった使い方もよいでしょう。

ところが、たまたま「Alt」キーを押しながら作業をしていたとき、移動するつもりがないのにツールバーのボタンをうっかり移動してしまうこともあります。移動だけならよいのですが、上の画面のようにツールバーの外にドラッグした場合はボタンが削除されてしまうので注意が必要です。

使いたいボタンが見当たらないときには、次の手順でツールバーをリセットしましょう。「ツール」メニュー－「ユーザー設定」を選び、「ユーザー設定」ダイアログボックスの「ツールバー」タブを表示します。元に戻したいツールバーをクリックして反転させておき、「リセット」ボタンを押すと、消えてしまったボタンが再表示されます。
なお、ここではワードの画面で説明しましたが、エクセル、パワーポイント、アウトルックなどでも同様に操作できます。

皆さんは、毎日どのくらいの数のメールを受信されますか？　特に仕事では、大切な取引先からのメールを、受信トレイとは別のフォルダに分けて保存している場合が少なくありません。私はアウトルックを使って、クライアントや案件別にメールを分類しているのですが、手作業でフォルダに移動するのはかなり面倒なものです。また、うっかり別のフォルダへ分類してしまうこともありますね。メールを受信したときに、自動的に関連のフォルダに移動するように設定しておけば確実なうえに効率的です！　

アウトルック2003では「仕訳ルール」を使ってこれを自動化できます。方法はいくつかありますが、ここでは一番手っ取り早い方法をご紹介しましょう。



まずアウトルックの画面でルールを作成したい人のメールを選び、右クリックして「仕訳ルールの作成」を選びます。「仕訳ルールの作成」ダイアログボックスが表示されたら、下のようにルールを指定します。

「差出人が次の場合」と「電子メールをフォルダに移動する」にチェックを入れたら、「フォルダの選択」ボタンをクリックし、移動先のフォルダを選びます。移動先のフォルダは、「新規作成」ボタンを押して、ここで作成することもできます。
これで、以後、「木村　幸子」さんからのメールを受信すると、「人事・経理」というフォルダに自動的に移動するようになります。なお、使わなくなったルールは、「ツール」メニュー－「仕訳ルールと通知」を選んで表示される画面で削除できます。

近所では梅が満開になり、鶯の声もちらほら聞こえるようになりました。花粉症はつらいですが、春の気配を感じられるのはうれしいものですね！　さて、今日もマイクロソフトのホームページをあちこち散歩していたら「７日間限定ダウンロード」なるページを見つけました。
こちらは、きれいな写真やイラストをダウンロードできるページです。今週は、今の季節にぴったりな、こんな空の写真が飾られています。

このページで紹介される写真やイラストは、プロとして第一線で活躍している方たちの手によるものです。ご自由にダウンロードして、パソコンの壁紙やホームページの背景、はがきなどに利用できます。
「写真」「イラスト」「写真」「季節のクリップアート」の順番に、毎週木曜日から次の木曜日まで、1週間ずつ交代で作品が公開されます。ただし、ダウンロードした作品については、もちろん公開されている1週間を過ぎても、引き続き利用できます。そのときどきの季節に合わせて壁紙を変えたり、グリーティングカードの背景に使ったりしても素敵ですね。

言うまでもないことなのですが、入手した作品は個人的な利用に限って使うことができます。CD-ROMなどに収録して勝手に販売したり、ご自分のホームページ上から再配布したりする行為は禁止されていますので、気に入った素材を見つけたら、個人として楽しむ範囲でマナーを守って使ってくださいね。

新しい言葉は、読みを入力してもなかなか変換してくれませんね。
IMEなどの日本語変換ソフトでは、キーボードから入力する読みと変換される言葉の対応表を、｢辞書｣と呼ばれるファイルにデータベース化しています。ところが流行語や時事用語はこの辞書に載っていないため、パソコンでは思うように変換されないのです。

そこでマイクロソフトでは、四半期に一度、流行り言葉や新しい地名をまとめた「最新語辞書」を配布してくれています。ちなみに、最新の「2006年2月版」をインストールすれば、「ちでじ」や「かんじゃにえいと」（エイトの「8」はちゃんと横に寝ています！）が一発で変換されるようになります。ダウンロードの詳細はこちらのページをどうぞ。

今回の最新語辞書に収録された言葉はなんと11,000点余り！　
そこには、オフィス利用者からのフィードバックや最近ニュースで取り上げられた言葉、市町村合併によって生まれた新しい地名などが含まれます。このほかにも｢ムシキング｣、「手ブレ」、また最近スーパーで見かけるようになった新顔野菜の「空芯菜」（くうしんさい）や作家名の「乙一」（おついち）などが追加されています。