ミニツールバーには、主だった書式設定のボタンが集まっています。これを使ってフォントサイズを変えたりしている方も多いことでしょう。

ただ、下の図のように、背後に隠れてしまった文字を選択したい場合には、ミニツールバーは逆に邪魔になってしまいますね。
　　

 

そこで、今日は、文字を範囲選択してもミニツールバーが自動的に表示されないように、設定を変更する方法をご紹介しましょう。

なお、ここではWordの画面で説明しますが、ExcelやPowerPointでも同様に設定できます。
 

 

まず、「ファイル」タブをクリックします。
 

 

次に、左の一覧で「オプション」をクリックします。
 

 

「Wordのオプション」ダイアログボックスが表示されます。

左上の「基本設定」をクリックし、「選択時にミニツールバーを表示する」のチェックを外します。
 

 

「OK」をクリックしてオプション画面を閉じると、以後は、文字や文章を範囲選択しても、ミニツールバーが表示されなくなります。

ミニツールバー自体は便利な機能ですが、特に必要としない方の場合は、このほうが作業効率が上がりますね。Officeソフトは、ご自分の使いやすいように適宜設定を変えて、活用しましょう。

 

なお、Officeの操作スキルを証明するには、MOSの資格取得をおすすめします。今回ご紹介したようなオプション画面の設定方法もMOSの試験範囲に含まれます。MOSについてはこちらをご覧ください。

 

＜MOS公式サイト＞

http://mos.odyssey-com.co.jp/index.html

 

また、学生の皆さんが受験される場合は、お得な学割制度もあります。

＜MOS・学割＞

http://mos.odyssey-com.co.jp/about/stu-discount.html
 

また、aotenサイトのリニューアルに伴いまして、こちらのブログは今回の投稿をもって終了させていただくこととなりました。

2006年の3月から開始して、実に10年もの間、投稿を続けさせていただいたことになりますね。

こちらの記事たちが、皆様がMicrosoft Officeを快適に使う上で、少しでもお役に立てていれば幸いです。長い間ご愛読いただきまして有難うございました。

これは「クイック分析オプション」という機能のボタンです。

選択範囲のすぐ近くに出てくるので、次の動作の邪魔になることもたしかにあるでしょう。

 

 

その前にまず、「クイック分析オプション」ボタンの使い方を、ざっと知っておきましょう。
 

 

「クイック分析」とは、選んだセル範囲に対して、合計を求めたり、グラフを作ったり…文字通り「すばやく分析」するための機能を集めたものです。

使い方は簡単です。表示されたボタンをクリックすると、分析結果を選ぶ枠が表示されます。「書式」「グラフ」「合計」…と行いたい作業を選び、（たとえば合計を求めるなら、「合計」）さらに表示される細かい方法のボタンを選ぶと、図の黄色い枠にあるように、セル範囲の下に合計値が追加されます。興味を持たれた方は、ボタンをクリックするだけなので、自由に試してみるとよいでしょう。
 

 

このボタンを使わない人は、最初から表示されないように設定を変更しておきましょう。

まず、「ファイル」タブをクリックします。
 

   

次に、左の一覧で「オプション」をクリックします。
 

 

「Excelのオプション」ダイアログボックスが表示されます。

左上の「基本設定」をクリックし、「選択時にクイック分析オプションを表示する」のチェックを外します。

「OK」をクリックしてオプション画面を閉じると、以後は、セル範囲を選択しても、クイック分析オプションボタンは表示されなくなります。

 

Excelには様々な機能があり、使い方は人それぞれです。操作をしていて煩わしさを覚える場合は、思い切って設定を変更し、その機能を無効にしてしまうことも快適に使うためのひとつの方法ですね。

なお、Officeの操作スキルを証明するには、MOSの資格取得をおすすめします。今回ご紹介したようなオプション画面の設定方法もMOSの試験範囲に含まれます。MOSについてはこちらをご覧ください。

 

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前回、オフィス2016での「名前を付けて保存」画面について紹介しました。

2016に限らず、Word、Excel、PowerPointなどのオフィスソフトで新規に作成したファイルの保存先は、初期設定では「ドキュメント」になっています。

ところが、実際には、デスクトップに個別にフォルダーを用意して、そこに保存している場合が少なくありません。

そのような場合は、「名前を付けて保存」画面で表示される既定の保存先を「ドキュメント」から「デスクトップ」に変更しましょう。作業の効率が格段に違ってきます。
　　　

 

 

 

なお、ここではWord2016の画面で説明しますが、ExcelでもPowerPointでも、またバージョン2010、2013でも同様の操作で設定できます。
 

 

 

 

オフィスの設定を変更する場合は、まず、「ファイル」タブをクリックします。
 

 

 

 

左の一覧で「オプション」をクリックします。
 

 

 

 

すると、「Wordのオプション」ダイアログボックスが表示されます。

左上の「保存」をクリックし、「既定のローカルファイルの保存先」（2010では「既定のファイルの場所」）を見てください。「ドキュメント」フォルダーへのパスになっていますね。これを変更するわけです。「参照」ボタンをクリックしましょう。
 

 

 

 

「フォルダーの変更」ダイアログボックスが開きます。

ここで保存先のフォルダーとして、「デスクトップ」を選択して、「OK」をクリックします。
 

 

 

 

「Wordのオプション」ダイアログボックスに戻ります。

保存先がデスクトップへのパスに変わっていることを確認しましょう。

設定を更新するには、「OK」をクリックしてオプション画面を閉じます。
 

 

 

 

これで、新規に作成したファイルを保存する際、「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」をクリックすると、表示される保存先がデスクトップに変わります。

ちなみに、デスクトップに置かれたフォルダーは下に一覧表示されるので、ここからさらなる保存先をクリックして選択できます。

 

Officeの操作スキルを証明するには、MOSの資格取得をおすすめします。今回ご紹介したようなファイル保存の操作もMOSの試験範囲に含まれます。MOSについてはこちらをご覧ください。

 

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これまでのバージョンもまだまだ現役ではありますが、最新版のオフィス2016をお使いの方も、きっと大勢このブログをご覧になっていることと思います。今日は、その2016で最近になって変わった点をご紹介します。

それは、「名前を付けて保存」画面の使い方です。
 

 

　　
これまでに慣れ親しんだ保存の画面とは、だいぶ様子が違いますね。

さっそく使い方をご紹介しましょう。
 

 

新規ファイルを保存する際や、既存のファイルを編集後、別の名前で保存するには、まず、「ファイル」タブをクリックします。
 

 

左の一覧で「名前を付けて保存」をクリックすると、冒頭でご紹介した保存画面が表示されます。

左上の「ここにファイル名を～」と書かれた欄がファイル名の入力欄です。

なお、その欄の上に「ドキュメント」という表示が見えますね。初期設定で指定される保存先は「ドキュメント」フォルダーです。
 

 

ファイル名を入力して、右の「保存」ボタンをクリックすると、「ドキュメント」フォルダーにそのファイルが保存されます。

実際に操作をしてみると実感できますが、従来よりもすばやく保存が完了します。ふだんからドキュメントにファイルを保存している人にとっては、うれしい改良点ですが、保存先が「ドキュメント」以外の場合もありますね。

その場合は、左にある「参照」をクリックしましょう。
 

 

これで、おなじみの「名前を付けて保存」ダイアログボックスが開きます。あとは、従来と同じ方法で保存先を変更し、ファイル名を入力して「保存」ボタンをクリックすれば保存完了です。

Officeの操作スキルを証明するには、MOSの資格取得をおすすめします。今回ご紹介したようなファイル保存の操作もMOSの試験範囲に含まれます。MOSについてはこちらをご覧ください。

 

＜MOS公式サイト＞

http://mos.odyssey-com.co.jp/index.html

 

また、学生の皆さんが受験される場合は、お得な学割制度もあります。

＜MOS・学割＞

http://mos.odyssey-com.co.jp/about/stu-discount.html

 
 

スパークラインの作り方を知りたい方は、まずこちらの記事をどうぞ。
 

しかしこれでは、支社間での比較ができません。そこで、セル間で最小値と最大値を同じ値に統一しましょう。
 

 

スパークラインが表示されたグループのセルを一つクリックしておきます。

次に、「デザイン」タブをクリックし、「軸」をクリックします。

「縦軸の最小値のオプション」の一覧から「すべてのスパークラインで同じ値」を選択します。
 

 

これで最小値の値がスパークラインのすべてのセル間で同じになります。

もう一度「軸」をクリックし、今度は「縦軸の最大値のオプション」の一覧から「すべてのスパークラインで同じ値」を選択します。
 

 

これで、最小値と最大値がセル間で同じ値に変更されたので、棒の長さが数値の大きさを反映したものになりました。

複数セルにわたるスパークラインの間で数値を比較できるようにグラフを作るには、スパークラインの設定後にこの操作を続けて行いましょう。

 

Officeの操作スキルを証明するには、MOSの資格取得をおすすめします。今回ご紹介したようなスパークラインの操作もMOSの試験範囲に含まれます。MOSについてはこちらをご覧ください。

 

＜MOS公式サイト＞

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また、学生の皆さんが受験される場合は、お得な学割制度もあります。

＜MOS・学割＞

 

スパークラインの作り方を知りたい方は、まずこちらの記事をどうぞ。

 

したがって、利益と損失、得点と失点などを正負の数値で入力した表を元に「○勝○敗」を表すことができるのです。

今回は、この勝敗のスパークラインを作成する方法を紹介します。
 

 

最初にA校との対戦結果を表示させるセルF3を選んでおき、「挿入」タブの「スパークライン」グループで「勝敗」をクリックします。
 

 

「スパークラインの作成」ダイアログボックスが開きます。

「データ範囲」にはグラフにしたい各月の売上が入力されたセル（B3からE3）をドラッグして指定します。

「場所の範囲」には、あらかじめ選択しておいたセルF3の番地が表示されています。確認できたら「OK」ボタンをクリックします。
 

 

F3セルに勝敗のグラフが表示されました。

このセルを選択し、右下角にマウスを合わせて下にドラッグすると、設定がコピーされ、他の対戦相手との結果も同様にスパークラインで表示されます。

なお、勝敗のスパークラインでは、セルの数値の大きさに関係なく棒の長さは一定です。

 

Officeの操作スキルを証明するには、MOSの資格取得をおすすめします。今回ご紹介したようなスパークラインの操作もMOSの試験範囲に含まれます。MOSについてはこちらをご覧ください。

 

＜MOS公式サイト＞

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また、学生の皆さんが受験される場合は、お得な学割制度もあります。

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今回は、作成したスパークラインを削除する方法を紹介します。

スパークラインの作り方を知りたい方は、まずこちらの記事をどうぞ。

 

スパークラインを削除しようと思ったとき、まずセルを選択して「Delete」キーを押してみる方が大多数ではないでしょうか。ところが、「Delete」キーを押しても、スパークラインは削除できません。

 

その前に、スパークラインの選択方法について知っておきましょう。

 

スパークラインは、一つ一つのセルは独立したグラフですが、同じグラフを設定したセル同志はグループ化されます。したがって、いずれかのセルを一つクリックすると、スパークラインのグループ全体が青い枠で囲まれ、ドラッグして範囲選択された場合と同じ状態になります。この例ではセルG3～G6のスパークラインがグループになっているわけですね。

 

 

そこで、スパークラインを削除するには、スパークライングループのセルを一つクリックしておきます。

次に、「デザイン」タブをクリックし、「クリア」→「選択したスパークライングループのクリア」の順にクリックします。

 

 

これでスパークライングループのセルから、すべてのグラフが削除されました。

単純に「Delete」キーでは削除できないので注意が必要ですね。

 

Officeの操作スキルを証明するには、MOSの資格取得をおすすめします。今回ご紹介したようなスパークラインの操作もMOSの試験範囲に含まれます。MOSについてはこちらをご覧ください。

 

＜MOS公式サイト＞

http://mos.odyssey-com.co.jp/index.html

 

また、学生の皆さんが受験される場合は、お得な学割制度もあります。

＜MOS・学割＞

http://mos.odyssey-com.co.jp/about/stu-discount.html

 

 

 

 

スパークラインで作成できるグラフは「折れ線」「縦棒」「勝敗」の3種類です。

ここでは、支社ごとに入力された各月の売上額を、折れ線グラフで表します。

最初に大阪支社のグラフを表示させるセルG3を選んでおき、「挿入」タブの「スパークライン」グループで「折れ線」をクリックします。
 

 

「スパークラインの作成」ダイアログボックスが開きます。

「データ範囲」にはグラフにしたい各月の売上が入力されたセル（B3からF3）をドラッグして指定します。

「場所の範囲」には、あらかじめ選択しておいたセルG3の番地が表示されています。確認できたら「OK」ボタンをクリックします。

 

 

G3セルに折れ線グラフが表示されました。

このセルを選択し、右下角にマウスを合わせて下にドラッグすると、設定がコピーされ、他の支社の売上も同様にスパークラインで表示されます。
なお、今回は折れ線グラフを作りましたが、縦棒グラフの場合も、最初の手順で「縦棒」を選択する以外は、作成方法は同じです。（「勝敗」グラフについては後日ご紹介します。）

 

Officeの操作スキルを証明するには、MOSの資格取得をおすすめします。今回ご紹介したスパークラインの操作もMOSの試験範囲に含まれます。MOSについてはこちらをご覧ください。

 

＜MOS公式サイト＞

http://mos.odyssey-com.co.jp/index.html

 

また、学生の皆さんが受験される場合は、お得な学割制度もあります。

＜MOS・学割＞

 

今回からしばらく、仕事で役立つ新グラフをピックアップして紹介します。

今日ご紹介するのは「ツリーマップ」です。
 

 

面積の大きな四角は、数値が大きいことを示します。さらに、縦横に走る仕切りの線は分類を表しています。

ツリーマップは、どの分類にどのような商品があるのか、またその商品が全体に占める割合はどの程度かをおおまかに見たいときに使います。

ここでは、男子と女子の制服の売上構成をツリーマップで表してみましょう。

 

 

元データの表を作るうえでの注意点を確認しましょう。

左端の列に最も大きな分類を入力し、右隣の列にその中での小分類を入力します。このとき、分類が上のセルと同じ場合は、セルを空欄にするのがポイントです。

右端の列には、各商品の売上金額を入力します。

 

 

ではツリーマップを作成しましょう。

①表の範囲をドラッグして選択したら、②「挿入」タブをクリックし、③「階層構造グラフの挿入」→④「ツリーマップ」の順にボタンをクリックします。

 

 

これでツリーマップが完成します。

この例では、青色が男子用の制服で、赤色が女子用の制服です。さらに、各商品の中では、学生服の面積が一番大きいため、売上額も最大であることがわかります。

サンバースト図に比べると、分類の階層構造はわかりづらいのですが、個々の項目の数値の大きさを直感的に見せてくれるグラフです。

 

Officeの操作スキルを証明するには、MOSの資格取得をおすすめします。

MOSについてはこちらをご覧ください。

なお、Office 2016版での試験について、最新情報は公式サイトでご確認ください。

 

＜MOS公式サイト＞

http://mos.odyssey-com.co.jp/index.html

 

また、学生の皆さんが受験される場合は、お得な学割制度もあります。

＜MOS・学割＞

http://mos.odyssey-com.co.jp/about/stu-discount.html
 

 

今回からしばらく、仕事で役立つ新グラフをピックアップして紹介します。

今日ご紹介するのは「サンバースト図」です。

   

 

サンバースト図は、大分類から小分類へと複数の階層になった分類で管理している商品の売上構成比などを分類と共に見たいときに使います。

同心円の内側が大きな分類で、外側に行くほどレベルが下がります。そして、最も外側の円には、詳細な項目がその数値と共に表示されます。

ここでは、男子と女子の制服の売上構成比をサンバースト図で表してみましょう。

 

 
まず、元データの表を作るうえでの注意点を確認しましょう。

左端の列に最も大きな分類を入力し、右隣の列はその中での小さな分類を入力します。このとき、分類が上のセルと同じ場合は、セルを空欄にするのがポイントです。

右端の列には、各商品の売上金額を入力します。
 

 

ではサンバースト図を作成しましょう。

①表の範囲をドラッグして選択したら、②「挿入」タブをクリックし、③「階層構造グラフの挿入」→④「サンバースト」の順にボタンをクリックします。

 

 

これでサンバースト図が完成します。

この例では、青色が男子用の制服で、赤色が女子用の制服です。さらに、通年用と夏用に分類した各商品の売上構成比がこれで、一目でわかります。

 

Officeの操作スキルを証明するには、MOSの資格取得をおすすめします。

MOSについてはこちらをご覧ください。

なお、Office 2016版での試験について、最新情報は公式サイトでご確認ください。

 

＜MOS公式サイト＞

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